Первая в истории магазина инвентаризация — и сразу с ТСД, или как мы помогли клиенту оптимизировать хранение товаров на 7000 м²

Человеческий фактор и банальная невнимательность сотрудников — два самых страшных показателя, из-за которых бизнес гарантированно теряет прибыль. И мы тоже регулярно с этим сталкивались, пока не нашли решение, позволяющее навести порядок на складе так, чтобы каждый товар хранился в своей ячейке, а с поставщиками не приходилось разбираться из-за ошибок при приёмке.

Когда Оптовая база «Шарташская» столкнулась с похожими проблемами, руководство компании приняло решение поменять алгоритмы работы основных подразделений. В результате удалось сократить время приёмки товара от поставщиков с нескольких недель до 2—3 дней, выстроить понятную систему планирования нагрузки склада, провести полную инвентаризацию всех объектов и значительно снизить влияние человеческого фактора. Рассказываем, как это было и при чём тут мы.

Представьте, что вы работаете на рынке 25 лет. За это время номенклатура выросла до 35 000 единиц, а количество производителей-поставщиков перевалило за 1000. Естественно, записями в амбарной книге здесь уже не обойтись и нужен какой-то более надёжный способ учёта. И вот тут на помощь приходим мы — интеграторы компании «Уникальные решения».

Как водится — с клиента, который пришёл к нам за помощью. Мы работаем на b2b рынке автоматизации и консалтинга с 2011 года и предоставляем услуги по автоматизации складского, управленческого, бухгалтерского учёта. Соответственно, часто сталкиваемся с потребностью бизнеса оптимизировать работу и необходимостью повысить точность товарных остатков.

Вот и в этот раз нам предстояло решить более 2,5 тысяч задач различного уровня сложности. Начали с обновления «1С:Торговля и склад 7.7» до «1С:Управление торговлей 11» под ключ, так как на тот момент конфигурация 1С не в полной мере удовлетворяла требованиям клиента к учёту. После — внедрили ордерно-ячеистое хранение.

По прошествии некоторого времени, когда сотрудники немного адаптировались к нововведениям, Татьяна Анатольевна, с которой мы вели все коммуникации по проекту, поставила перед нами ещё несколько приоритетных задач:

Куда ж без них! Вы хотя бы раз пытались после празднования Нового года сложить и убрать на хранение ёлку? Помните, как много места занимает коробка? А теперь представьте размеры склада, на котором помимо новогодних игрушек и искусственных ёлок хранится ещё свыше 35000 единиц различной продукции:

Огромные склады и ассортимент, несколько видов маркированных товаров — велосипеды, парфюмерия, легпром, обувь, и отсутствие полных или частичных инвентаризаций, поступление продукции фурами, приёмка в течение нескольких недель, рекламации — со всем этим в различные периоды времени столкнулись не только сотрудники, но и руководство Оптовой базы «Шарташская».

И буквально несколько лет назад в компании клиента ещё существовал целый отдел по работе с претензиями, который занимался разбором проблем, связанных с пересортом и недовозом груза. То есть, это была отдельная графа зарплатного бюджета. И, конечно, хотелось не только избежать неприятных ситуаций при приёмке товара, но сохранить средства, которые тратились на повторные поставки и возвраты.

Механизм, при котором менеджеры оформляют заказы и отправляют на сборку, — стандартная практика для многих компаний. А если ещё нужно, чтобы логист распределил грузы по направлениям и подобрал транспорт, исходя из объемно-весовых характеристик? И чтобы склад при этом оперативно принимал товары и собирал заказы?

Когда клиент озвучил нам свои пожелания, мы сразу предложили автоматизировать выполнение рутинных операций с помощью специализированного программного обеспечения и терминалов сбора данных. Так как неоднократно внедряли этот инструмент другим своим клиентам и получили высокие результаты.

Итак, какие же задачи нам предстояло решить с помощью мобильной автоматизации:

Для реализации проекта мы выбрали готовое программное решение от компании «Клеверенс» и 28 терминалов сбора данных АТОЛ Smart Lite, Urovo DT40, Urovo RT40.

Как бы круто и классно мы ни внедряли и дорабатывали, но во всей истории всех всегда интересует конечный результат. Поэтому, прежде чем перейти к описанию подробностей интеграции, сразу хотим выделить 3 особо важных для Оптовой базы «Шарташская» пункта, напротив которых удалось поставить «галочку»:

В данный момент направление продаж через маркетплейсы активно развивают практически все торговые компании. Это удобный способ получить прибыль через стороннюю торговую площадку.

Но для Озона, WB, Яндекс Маркета, например, важно, чтобы остаток товара в системе учёта продавца соответствовал фактическому наличию на его складе. Как и важна скорость сборки груза в конкретные временные рамки.

Мы разработали для Оптовой базы «Шарташская» собственные модули обмена данными с маркетплейсами с учётом специфики работы и под индивидуальные потребности компании. В результате чего большую часть рутинной работы удалось переложить на программу.

Реализовать данный механизм удалось благодаря автоматизации учёта при помощи ТСД и ПО «Склад 15 ПРОДУКТОВЫЙ» от российского разработчика — компании «Клеверенс». По словам директора Оптовой базы «Шарташская», внедрение программно-аппаратного комплекса позволило многократно увеличить продажи товаров и получить возможность выводить новые позиции на маркетплейсы.

Первая за всю историю работы розничного магазина инвентаризация стала отдельным и важным событием для клиента. Теперь пересчитывать товар можно в любое время. Достаточно отсканировать штрихкоды. Удобно, согласитесь!

Прелесть использования ТСД в том, что весь свободный персонал в течение дня и с перерывами на обслуживание клиентов может пересчитать фактическое наличие товара всего лишь с помощью нескольких терминалов сбора данных. А после завершения инвентаризации специальная, написанная нами обработка объединит документы пересчётов в единое целое с учётом уже совершённых розничных продаж уже без участия человека в этом процессе. Как минимум, высвобождается время старшего продавца или товароведа, который раньше вносил все данные в 1С вручную.

Ещё одна наша разработка для Оптовой базы «Шарташская» — блоки для автоматизации процессов без участия человека или с его минимальным участием, чтобы максимально оптимизировать работу склада. Рассказываем про каждый в отдельности.

Эти 2 стандартных бизнес-процесса мы полностью переделали в «1С: Управление торговлей 11»:

Данный блок доработок позволяет выполнять операцию приёмки только с ТСД — кладовщикам не нужно «ходить к компьютеру». А коллективная приёмка товара даёт возможность задействовать в размещении сразу всех свободных сотрудников.

Что такое «вычерк»? Допустим, при сборке кладовщик обнаружил, что товар повреждён и его нельзя передавать клиенту. Раньше такую продукцию либо вычёркивали вручную из накладной, либо она попросту терялась. Сейчас кладовщик указывает причину — «Брак» — на ТСД. После чего в 1С автоматически фиксируется факт «вычерка», количество товара в заказе уменьшается, ответственному сотруднику склада приходит уведомление, и создаются документы перемещения на склад «Брак».

Перемещение бракованного товара кладовщики осуществляют также с помощью ТСД. А дальнейшей работой с поставщиками занимается бухгалтерия. Подсистема работы с «вычерками» позволяет оперативно разбираться с несоответствием товарных остатков на складе.

Обычно оптовые клиенты оформляют заказы заранее. Но помимо них Оптовая база «Шарташская» обслуживает розничных и мелко-оптовых покупателей — тех, кто приобретает товар непосредственно с витрины магазина. И такие заказы нужно собрать в моменте сразу после их оплаты.

Эксклюзивно для клиента мы разработали отдельный интерфейс: на большой монитор на складе автоматически выводится информация о приоритетности сборки ордеров. Такой механизм позволяет оперативно комплектовать грузы, которые нужно отдать покупателю раньше других.

Согласно алгоритму, нужный ордер перемещается на мониторе на верхнюю позицию — похожий принцип выдачи заказов используют заведения быстрого питания. Благодаря этому сотрудник склада может легко найти ордер на терминале сбора данных и собрать его в первую очередь.

Если товар приходит на склад без заполненных объёмно-весовых характеристик, «Склад 15 ПРОДУКТОВЫЙ» не позволит кладовщику продолжить работу. Сначала нужно будет замерить и внести на терминале сбора данных ОВХ.

Проверка корректности выполнения операции важна не только при приёмке, перемещении или отгрузке продукции, но и на этапе упаковки. Мы разработали ещё один индивидуальный блок для Оптовой базы «Шарташская». Это позволило добавить дополнительную точку контроля в промежутке от отбора товара из ячеек до его транспортировки.

Все операции по упаковке проходят через ТСД. Таким образом, можно в любой момент — без необходимости идти к ПК и открывать 1С — посмотреть, в какое время и какой сотрудник упаковал конкретный товар, в какую коробку и для какого клиента он его положил.

Собранный для покупателей груз попадает на столы упаковки, где сотрудники упаковывают его в коробки. Для каждой коробки оператор распечатывает уникальный ШК и сопроводительный лист.

Компании, которые уже успели оценить преимущества автоматизации бизнес-процессов с помощью специализированного программного обеспечения и мобильных компьютеров, отмечают, что помимо решения проблем с организацией хранения и оптимизацией работы персонала, появляется возможность оптимизировать и всю внутреннюю структуру. Например, отдел Оптовой базы «Шарташская» по работе с претензиями потерял свою актуальность, так как объём ошибок при приёмке товаров на склад сократился в несколько раз.

ДИСКЛЕЙМЕР: Статья написана для блога Клеверенс на основе интервью с Тарасовым Дмитрием Сергеевичем, генеральным директором компании «Уникальные решения»