Если не хочешь лохануться при организации корпоративного мероприятия, ты должен знать эти нюансы (гайд + шаблон сметы)
На носу знаковая дата для компании и руководство спускает на тебя задачу по организации корпоративного мероприятия, а ты не знаешь как это реализовать? Перефразируя крылатую одесскую фразу - «Вы просите ответы - их есть у меня!»
В этой статье я хочу поделиться основными аспектами, на которые следует обратить внимание, если ты хочешь самостоятельно организовать мероприятие. По сути, я подготовила пошаговую памятку, чтобы твой праздник прошел круто! Некоторые пункты могут показаться очевидными, но смысл в том, чтобы проработать максимально внимательно каждый из них.
1. Цель мероприятия. Прежде чем приступить к планированию, необходимо определить цель мероприятия. Это может быть повышение мотивации сотрудников, укрепление корпоративной культуры, обучение, стратегическая сессия или просто возможность для отдыха и общения. От цели зависит формат мероприятия, место проведения и другие важные аспекты.
С радостью расскажу об одном из кейсов. Ребята из Beeline cloud поставили такую задачу: поднять доверие к бренду, повысить лояльность среди уже действующих клиентов и увеличить коэффициент узнаваемости среди потенциальных потребителей. Мой любимый формат для показа экспертности компании - это конференция. Мы сделали технологическую конференцию со всеми главными фишками: статика, моушен, видеоролики в ASCII-стилистике.
2. Концепция и идея мероприятия. Очень важно внимательно проработать концепцию и идею мероприятия, так как это является отправным пунктом для всего остального. Концепция мероприятия и идея — это два разных понятия, которые могут пересекаться, но имеют свои особенности.
Концепция мероприятия — это более детальное описание того, как будет проходить мероприятие. Она включает в себя:
· цели и задачи мероприятия;
· целевую аудиторию;
· формат проведения (конференция, семинар, мастер-класс и т. д.);
· место проведения;
· программу мероприятия (выступления спикеров, активности для участников и т. п.);
· оформление площадки;
· тайминг;
· бюджет.
Концепция помогает организаторам чётко представить себе, что они хотят получить от мероприятия, и спланировать его проведение.
Идея мероприятия — это первоначальное представление о том, каким должно быть мероприятие. Идея может быть сформулирована в виде краткого описания или слогана. Например,”Пионерский лагерь” или “Корпоратив в стиле 90-х”.
Идея служит отправной точкой для разработки концепции мероприятия. На основе идеи организаторы определяют цели, формат, программу и другие аспекты события.
Хорошая концепция решает много проблем:
· Привлечение внимания участников.Интересная концепция и оригинальная идея делают мероприятие запоминающимся и привлекательным для сотрудников. Они с большей вероятностью примут участие в мероприятии и получат от него удовольствие.
· Создание атмосферы. Проработанная концепция позволяет создать нужную атмосферу на мероприятии: весёлую и непринуждённую, деловую и профессиональную, творческую и вдохновляющую.
· Обеспечение вовлечённости участников. Хорошо продуманное мероприятие с захватывающей концепцией и идеей вовлекает участников в процесс и стимулирует их активность. Сотрудники чувствуют себя частью команды и получают удовольствие от совместной работы.
· Достижение поставленных целей. Если концепция и идея соответствуют целям мероприятия, то оно будет более эффективным и поможет достичь желаемых результатов.
Каждая концепция - это глубоко проработанная смысловая оболочка корпоративного мероприятия, в которой “зашиты” задачи компании.
Один из классных примеров, который мы делали - концепция мероприятия для ЦереброТаргет. Запрос - выездной корпоратив для сплочения команды.
3. Бюджет. Нужно заранее определить все расходы, связанные с мероприятием, включая аренду помещения, кейтеринг, развлечения, транспорт и т. д. Важно учесть не только основные статьи расходов, но и возможные дополнительные затраты, такие как непредвиденные расходы или оплата сверхурочных работ. Из моей практики – 70% заявок заходят к нам с одним бюджетом, который может существенно вырасти на этапе подготовки КП, сметы или даже еще при заполнении брифа (и да, попадаются клиенты, которые ранее не сталкивались или слабо представляют реалии сферы ивентов).
4. Дата и время. Выбери дату и время, которые будут удобны для большинства твоих сотрудников. Учитывай их рабочие графики и личные планы. Если мероприятие проводится в рабочее время, убедись, что оно не помешает выполнению основных задач.
5. Программа мероприятия. Важно учесть пожелания и предпочтения участников относительно формата, времени и места проведения мероприятия (возможно, ранее ты собирал обратную связь от сотрудников, которые принимали участие в подобных мероприятиях). Это поможет создать комфортную атмосферу и повысить уровень удовлетворённости.
6. Команда реализаторов. Обычно команда реализаторов состоит в основном из наших сотрудников и иногда сотрудников компании Заказчика. В зависимости от масштаба и специфики мероприятия в команду могут входить:
· Менеджер проекта. Он отвечает за планирование и координацию работы команды, следит за соблюдением сроков и расходами бюджета.
· Ивент-менеджеры. Занимаются выбором площадки, подбором подрядчиков и переговорами с ними, решают организационные вопросы, контролируют подготовительные работы и реализацию мероприятия. В общем, являются руками менеджера проекта.
· Технический директор. Контролирует работу оборудования, звука, света, видео и других технических аспектов мероприятия.
· Финансовые специалисты. Ведут учёт расходов, контролируют оплату счетов и составляют финансовые отчёты.
· Другие специалисты при необходимости. Специалисты по безопасности, фотографы, видеографы, хостес и др.
7. Место проведения. Необходимо учитывать размер и характер мероприятия, бюджет, доступность для участников, а также соответствие тематике. При выборе места важно обратить внимание на его вместимость, расположение, наличие парковки, возможность аренды необходимого оборудования, время работы и другие важные детали.
Здесь хорошим примером будет очень веселый клиентский день «Регата девелоперов» для Олимпроекта, организованный моей командой. Цель - повышение лояльности и уровень взаимоотношений с клиентами.
8. Организация логистики. Нужно продумать маршруты и способы доставки участников к месту проведения мероприятия и обратно, особенно если мероприятие происходит за городом. Это может быть общественный транспорт, такси, автобусы или другие виды транспорта. Также необходимо предусмотреть время на дорогу и возможные задержки.
9. Приглашённые гости. Реши, кто будет приглашён на мероприятие. Это могут быть только сотрудники компании или также их семьи, партнёры, клиенты и другие заинтересованные лица. В нашей практике есть кейсы, когда командообразующее мероприятие выходило за рамки корпоративного за счет приглашения бизнес-партнеров. Таким образом, удалось повысить лояльность не только сотрудников, но и клиентов.
10. Работа с подрядчиками. Если ты работаешь не только с одним агентством, но еще и самостоятельно привлекаешь подрядчиков, то необходимо выбрать надёжных поставщиков и заключить с ними договоры на оказание услуг. Это могут быть кейтеринговые компании, организаторы развлечений, транспортные компании и другие. Важно убедиться, что все услуги будут оказаны качественно и в срок. Со своей стороны мы обычно полностью закрываем все задачи клиента, чтобы не было необходимости привлекать сторонних подрядчиков.
11. Подготовка сметы. Это документ, в котором расписаны все расходы, связанные с проведением мероприятия. В смете учитываются затраты на аренду помещения, оборудование, расходные материалы, оплату работы персонала, транспортные расходы и другие статьи затрат. Смета поможет вам контролировать расходы и планировать бюджет.
Шаблон в формате excel можно скачать в нашем телеграмм канале.
12. Обеспечение безопасности. Необходимо принять меры для предотвращения несчастных случаев и обеспечения безопасности участников. Это может включать в себя установку ограждений, контроль доступа, обеспечение пожарной безопасности и другие меры предосторожности.
13. Учёт законодательства. При организации мероприятия следует соблюдать требования законодательства, регулирующие проведение массовых мероприятий. Это включает в себя получение необходимых разрешений, соблюдение правил пожарной безопасности, санитарных норм и других требований.
14. Техническая подготовка. Следует обеспечить наличие необходимого оборудования и материалов для проведения мероприятия (звук, свет, микрофоны, проекторы и т. п.). Важно также проверить работоспособность всех систем перед началом мероприятия.
15. Контроль за выполнением работ. Следует регулярно проверять ход выполнения работ и качество предоставляемых услуг. Это позволит своевременно выявлять и устранять проблемы, а также обеспечивать высокое качество мероприятия. Для контроля за качеством и сроками мероприятия у нас закреплен проджект-менеджер. Он собирает всю информацию о ходе подготовки и держит на контроле, чтобы не упустить важные моменты.
16. Создание атмосферы мероприятия. Важно уделить внимание оформлению места проведения, выбору музыки и других элементов, создающих атмосферу мероприятия. Это поможет создать нужное настроение у участников и повысить их вовлечённость.
17. Управление временем. Важно следить за соблюдением графика мероприятия и своевременно решать возникающие проблемы. Это поможет избежать задержек и обеспечить плавное течение мероприятия. Для дня мероприятия мы составляем поминутный тайминг.
18. Обратная связь. После мероприятия собери обратную связь от участников. Узнай, что им понравилось, а что можно улучшить в следующий раз. Это поможет сделать будущие мероприятия более успешными.
Организация мероприятий требует внимания к деталям и тщательного планирования. Следуя этим советам, ты сможешь провести мероприятие, которое будет полезным и приятным для твоих сотрудников.