Фактор автобуса в проекте — или почему важно хранить информацию о процессах и как делать это правильно
Если пару человек с твоей работы внезапно собьёт автобус, то проекты и процессы повалятся? Если да, то это признак плохой организации. Но её можно исправить хорошей документацией. Рассказываем, что в неё входит и причём тут автобус
Фактор автобуса в проекте — количество людей в проекте, после внезапной потери которых всё развалится. Например, если их собьёт автобус. Или наступит любое другое неожиданное событие — даже счастливое, как переезд, рождение ребёнка, любовь с первого взгляда.
В руках этих ключевых персонажей сосредоточены знания о процессах и накопленный опыт. Если они выключаются из дел, то эти дела встают. Фактор автобуса, или bus factor, придумали за границей — а у нас больше прижилось выражение фактор кирпича. Того самого, который на голову упадёт.
И пока знания ключевых участников проекта не зафиксированы, они каждый день рискуют жизнью этого проекта и качеством бизнес-процессов.
Инструмент для организации корпоративной базы знаний WEEEK. Тестируй бесплатно и без ограничений по времени
Что снижает фактор автобуса и кирпича
Снижение автобусно-кирпичного фактора требует времени — а ещё это бесконечный процесс. Потому что бесценные знатоки будут постоянно узнавать новое, и эти знания нужно регулярно доставать.
✅ Помогает так называемое «перекрёстное обучение» — когда сотрудники пробуют делать задачи друг друга, обмениваются знаниями, буквально работают вместе (как, например, в парном программировании) или отправляются на курсы повышения квалификации из других областей.
✅ Сюда же отправляем менторинг и наставничество. Опытный сотрудник должен объяснить и показать, как выстроены процессы и как правильно выполнять задачи. Все нюансы — что важно держать в фокусе, где прячутся подводные камни, какие существуют удачные и неудачные решения. Это если у старшего товарища есть время и силы на обучение младшего.
❗ Но всё это опять завязано на людях.
Лучше завязать часть процессов и знаний на документах — то есть собирать и фиксировать опыт и знания
А значит, создавать бэкапы информации в любом виде.
Как документировать данные, чтобы снижался фактор автобуса
Знания о процессах, историю проектов и накопленный опыт можно хранить в разных документах, объединённых в одну Базу знаний. О них всех расскажем.
Как сохранять знания о процессах
Представим, что ты — тот самый герой в плаще, который знает всё про всё в компании. Как правильно попросить о чём-либо Зинаиду Михалну из бухгалтерии, почему на звонок с боссом надо записываться строго через календарь и как написать задачу разработчикам так, чтобы они всё поняли и сделали.
Этими знаниями важно поделиться и протранслировать их новичкам — да и всей команде, чтобы всё ехало без проблем.
В эту категорию документов в корпоративной базе знаний попадает то, что называют процессуальной документацией:
- Регламенты, где прописано, как именно надо работать работу конкретно в этой компании и команде, чтобы всё выполнялось правильно и в сроки. Эти регламенты фиксируют устоявшиеся договорённости между людьми и стандарты операционных процессов.
- Ещё один вариант таких документов — FAQ, или ответы на часто встречающиеся вопросы о процессах и правилах компании.
- Пароли и доступы. Важность этого объяснять не нужно.
- Руководства пользователя. Маст-хев для сложных программ и инструментов, которые используются в команде. Классно добавить туда и неочевидные подводные камни — например, костыльные решения, частые баги и другие тонкости, с которыми приходится иметь дело.
💡 Сюда можно прописать даже скрытые особенности работы с программами. Например, опытный выпускающий редактор знает, что при выпуске текста нужно проверить правильность URL строго до публикации. Иначе, даже если исправить ошибку, по старой ссылке сайт выдаст ошибку 404 — а это плохо для общего здоровья сайта.
Как сохранять знания о проектах
Олды тут? Или старожилы, которые работают в компании долго, повидали всякого, много знают и понимают.
Например, что нужно отслеживать новости, чтобы вовремя отреагировать на инфоповод и выкатить нужную фичу в продукте. И хорошо знакомы с подводными камнями законодательства — существующего или ещё готовящегося. И понимают, сколько времени потребуется на согласование изменений в бизнесе.
Всё это — знания о рисках и проблемах, которые угрожают бизнесу. Набитые шишки, которые важно знать новичкам и учитывать их в будущих проектах. Но и без историй успеха тут никак.
В эту категорию документов в корпоративной базе знаний попадает то, что называют проектной документацией:
- Реестры рисков — таблицы, где описаны потенциальные и свершившиеся риски, последующие действия, ответственные и то, как риск удалось решить. Или какие последствия он имел.
- Описания закрытых проектов с тонкостями реализации. Настоящая ценность для любой компании! Продвинутые команды собирают такие документы в программы и портфели проектов.
- Отчёты о проектах. Куда входят планы, итоги, бюджеты. Эта информация пригодится в принятии решений о запуске новых проектов или закрытии убыточных.
- Кейсы. Истории успеха и классного сотрудничества, ценные контакты и люди, готовые помочь любому в вашей команде, довольные клиенты, с которыми можно ещё раз посотрудничать.
Как сохранять знания для бизнеса
А здесь речь о не менее ценном — о продукте, его месте на рынке и в сердцах аудитории.
Разноплановая продуктовая информация потеряет ценность, если не доносить её до команды. Без неё не удастся выстроить толковую маркетинговую стратегию, создавать актуальный контент и, собственно, создавать востребованный продукт.
В эту категорию документов в корпоративной базе знаний попадает то, что можно назвать документацией по продукту. Это:
- Исследования рынка. Это результаты качественных и количественных анализов за разные годы, результаты изучения конкурентов
- Портреты аудиторий. Результаты общения с клиентами в интервью, опросах, кастдевах
- Карты пути пользователей, или CJM (узнать про CJM больше можно тут). Их составляют по итогам серии интервью с действующими клиентами — и это прекрасный инструмент диагностики бизнеса
Как сформировать корпоративную базу знаний, чтобы всем нравилось
✅ База знаний должна быть доступной. В открытом доступе для всех в компании — от топов до стажёров — и не спрятана за паролями
✅ База знаний должна быть актуальной. Для этого базу должен регулярно обновлять и дополнять отдельный ответственный человек
✅ В хорошей базе знаний легко разобраться. У неё понятная структура — один раздел содержит один пласт информации. Документы и разделы названы понятно, есть глобальный поиск по названиям и ключевым словам