Масштабная трансформация
Сбербанка в прямом эфире
LIVE

​8 причин внедрить регламенты в бизнес сегодня

Мне 33. У меня четыре офлайн-бизнеса. Пятьдесят пять человек общий штат. И да, у меня в бизнесе полный порядок.

В закладки

Эта статья родилась, потому что я вижу повсеместную недооценку важности регламентов в развитии малого бизнеса. Люди тратят сотни часов и денег на маркетинг, продажи, станки или внутренний менеджмент, но создать инструкцию, как правило, нет времени.

Сейчас, исходя из своего опыта, я сделал вывод: развитие бизнеса без сохранения опыта в инструкциях похоже на бег на месте с препятствиями. И не важно, это компания из двух человек или сетевой бизнес с сотнями сотрудников. Опыт и правила должны быть описаны, и вот почему:

1. Повторяющиеся вопросы

Каждый день мне приходится повторять то, что уже было сказано ранее. Он или забыл, или не понял, или это новый сотрудник. Одни и те же вопросы систематически разбавляли мой график важных дел. Часть дня была похожа на окно справок: «Дать скидку или нет?», «Можно уйти пораньше?», «Клиент ругается, что делать?»

2. Разделение функций

Еще одна важная проблема — никто не знал четко, кто за что отвечает. Как бы понимается примерно, что делает менеджер, что делает бухгалтер, но когда встает вопрос, где нужно пошевелить задницей, сразу слышно: «Это не моя работа», «Мне за это не платят», «Меня этому не учили», «У меня нет времени» и т. д.

Объявление на vc.ru
Трибуна
Storyland — конструктор мобильных сайтов, которые рассказывают истории
Лендинги в формате «Сторис», позволяющие завладеть вниманием читателя и «продать» ему целевое действие без лишних…

3. Обучение сотрудников

Сколько времени мы тратим на то, чтобы каждому сотруднику показать компанию, познакомить с продуктами, показать процессы? Много. Это при том, что часть дня проведена в консультации и распределении задач. Обучая в голосовой форме, мы тратим человеческий ресурс, как правило, мой или руководителя. Делаем это голосом — страдает качество. При этом мы что-то забываем или делаем недостаточно глубоко. А если человек увольняется — знания, конечно, забирает с собой, и мы повторяем процедуру «жертвоприношения».

4. Сохранение опыта

Каждый сотрудник, работая на должности, сталкивается с множеством ситуаций, задач. Самостоятельно находит решения. Где-то бывает хороший результат, где-то не очень. Любой опыт нужно описывать и передавать, чтобы не наступать на грабли повторно другим сотрудникам, и делиться лучшими решениями и инструментами.

5. Качество коммуникации

Если вы в компании настроите письменные коммуникации — решится множество споров: кто что сказал, что имел ввиду, где отправлял и куда, что должно быть в заявке или сделке, кто обрабатывает ту или иную частицу. Любое сообщение или частица должны быть описаны, и для них выделен канал передачи. Например: общение в «Телеграм», задачи только в «Трелло», заявки только в CRM, замечания и предложения только в книге отзывов. Это важно, чтобы можно было к этому обратиться и проверить, что было и в каком виде

6. Корпоративная культура

Сколько сотрудников знают ценности и принципы компании? А осведомлены ли об истории, конкурентах, сильных сторонах? Может, есть правила общения, внешнего вида, отношения к общим задачам или распорядку отмечания дня рождения в офисе? Создавая правила поведения в компании и ознакомляя сотрудников с брендом, вы вовлекаете их в культуру и делаете своими единомышленниками.

7. Стратегия и развитие

Когда необходимо отвечать на тысячи вопросов, обучать новичков, решать задачи сотрудников, которые не знают, к кому обратиться, — заняться задачами развития и стратегии просто нет времени. Создавая регламенты, вы частично или полностью сможете выйти из операционки и спокойно заняться развитием бизнеса

8. Брак оплачивает компания

Сколько раз вы слышали возражения: «Меня этому не учили», «У нас так всегда было», «Я не знал, сделал как умел», «Вы попросили — я сделал»? Как наказать сотрудника, когда и вправду дело говорит? Внедряя регламенты и правила работы, вы не только учите технологиям и процессам, но и создаете среду, в которой существуют правила, защищающие компанию от безответственности: «Не умеешь — не делай», «Взялся — отвечаешь ты», «Не успеваешь — не обещай», «Есть сложности — сообщи сразу». Кажется, все просто и понятно, но когда это не прописано — ничего не работает, и компания постоянно оплачивает брак и издержки

Один лучше чем ничего

На самом деле процесс создания регламентов, он постоянный. Всегда что-то меняется и происходит. Но хочу вам донести главную мысль: даже один внедренный документ в бизнес — уже большое дело. Он будет ежедневно добавлять минуты или часы к вашему свободному времени, которое вы сэкономите на обучении, объяснении, разбирательствах. А ваше время — это деньги. Выходит, каждый регламент — это актив компании.

Где научиться, чтобы не тратить время?

Если вы, так же как и я в свое время, загорелись внедрением регламентов - хочу посоветовать практический онлайн-курс в "Школе регламентов" который сам прошёл. Их существует множество, но этот мне понравился именно этот по контенту, продолжительности (4 часа) и цене. В нем на примерах из реального бизнеса я узнал о типах и видах документов, с чего стоит начать написание, к чему двигаться, как хранить документы и внедрять в компанию; как контролировать выполнение и выйти из операционки.

Всем желаю процветания и порядка в бизнесе!

{ "author_name": "Stanislau Artymovich", "author_type": "self", "tags": [], "comments": 34, "likes": 1, "favorites": 55, "is_advertisement": false, "subsite_label": "life", "id": 148610, "is_wide": false, "is_ugc": true, "date": "Fri, 07 Aug 2020 18:22:05 +0300", "is_special": false }
Маркетинг
Как контент-маркетинг в строительной индустрии может поднять продажи на 80% — кейс концерна Wienerberger
С весны 2019 года мы в агентстве SALO занимаемся digital-маркетингом для международного концерна Wienerberger…
Объявление на vc.ru
0
34 комментария
Популярные
По порядку
Написать комментарий...
1

Что делать если регламенты прописал, но про них все забыли?

Ответить
4

Я бы спросил себя:
1. Они удобные ли для изучения и понятны ли
2. Я сам их выполняю
3. Когда вижу нарушение - указываю на это, или закрываю глаза
4. Они полезные или больше формальность

Каждый раз, когда вы будете указывать на инструкцию при ее нарушении, вы будете приучать сотрудника выполнять ее.

Ответить
2

Владельцы бизнеса не пиарят онлайн курсы :) Как то так.

Ответить
0

но всё равно интересно написано :)

Ответить
1

Скорее забавно. Регламенты не регулируют вопросы трудового распорядка, они не должны быть удобны для изучения и т.п. Статья полна отсебятины и воды. В целом, если не считать саму идею необходимости регламентирования рабочих процессов, она ни о чём.
Если её написал не горе копирайтер, а авторы "контента" :) , который изучают на этих "курсах", сочувствую тем, кто прослушает подобный бред за свои кровные.

Ответить
2

Согласен, что, скорее всего, писали авторы, но идеи там озвучены здравые. Регламенты действительно должны быть простые и удобные для изучения (ну если нас интересует результат :). Чичваркинские творения тут выкладывали. При всей их эпатажности и спорности я думаю, что если сейчас спросить бывшего сотрудника Связного (ну или кто там был тогда)  сезона 2005 года и бывшего сотрудника Евросети того же периода - что они помнят из документов, регламентирующих их деятельность?, то "евросетевик" вспомнит почти всё, а "связист" - почти ничего.

Ответить
0

просто у автора единственный бизнес - онлайн курсы

Ответить
0

Думаете?)

Ответить
0

Есть производство, розница, услуги из оффлайна. Старшему 11 лет. У вас откуда негатив такой сочиться, в чем причина?

Ответить
–1

Думаю, что не причем тут, есть ПИАР или нет. Тут про важность инструментов, и донести ценность. Не вижу разницы между курсами, живым консалтингом, школой или другим бизнесом. Везде идет решение задач. Если решаются задачи - хорошо. Нет - плохо. Сейчас задача донести важность и ценность. Считаю справились науара.

Ответить
2

Благодарю за статью
Интересно и по делу

Ответить
0

Рад был помочь🤞

Ответить
1

Регламенты - штука обязательная. Но самое главное, есть 9 причина внедрить их сегодня - пятница вечер! ;)

Ответить
1

Согласен, всему свое время))

Ответить
1

Тема моей дипломной работы 1971 года: "Типы событий в хозяйственных системах".
Каждому типу приписывалась:
- не обязательность регламентов;
- или ОБЯЗАТЕЛЬНОСТЬ регламентов.
Во втором случае за образец брался чек-лист запуска ракеты.

Лично разработал множество чек-листов.
Структура одного из них "Чек-листы для поездки за границу" на https://proza.ru/2014/06/27/1016 (полный - около 20 стр., могу выслать в личку).

Ответить
0

Можно записаться? )
Любопытно было бы заглянуть и в тот образцовый чек-лист запуска ракеты...

Ответить
1

Я бы так сказал не только про компанию.
В первую очередь свои организационные вопросы и жизненные ситуации стоит записывать и анализировать, типо:

огрёб — записал — подумал — сделал — огрёб/нет — записал

Живой пример: сегодня перепутал кошелек в яндекс. деньгах и не тому отправил 1000 рублей. И притом я перепроверил)

Теперь правило: переводы с кодом подтверждения. Я скидываю деньги и код. Если человек не ввел код или я налажал, деньги вернутся мне.

Такой системой пользуется Рей Далио и его компания, система называется «Принципы». Кто споткнулся об рекламу, почитайте книгу Рея, так же называется принципы, там применение подхода от личной жизни к работе и управлению большой компанией.

Ответить
0

Отличная книга. Согласен, что смысле смежные и много в ней полезного.

Ответить
–1

Мамкины бизнесмены подъехали 😂

Ответить
0

Всегда удивляют такие комментарии, что вы хотели этим сказать? Мало опыта, или наличие мамы в семье вас беспокоит?

Ответить
0

Всегда удивляет, когда детки без опыта в реальном бизнесе мнят себя цукербергами 😂

Ответить
0

Почему и нет, мне так нравится. Делаю что хочу, и развиваю свои бизнесы уже почти 10 лет. Делюсь опытом, на истину не претендую А у вас зависть проснулась или это врожденная желчь к людям?🤔

Ответить
0

Какие ты бизнесы развиваешь, мамуль сыночек?))) смешно ж 😂😂😂 молочко с губ не просохло в твоей однушке, а понтов то ... 😂😂😁

Ответить
2

Рекламно-производственная компания, 11 лет на рынке, поставляем наружку и широкоформат по всей РБ и РФ ООО "ЭверестАрт", эта с НДС, и типография ЧП "Реклама и печать" 3-4 года.  Я единственный учредитель и владелец. Центр развития детей. Учим бачтро писать и красиво писать детей с 5 лет. Бизнесу 3 года. Сеть кофейных баров, розница с управляющей компанией. Бизнесу 6 лет. Откуда столько токсичности в людях!? Желаю вам никогда не беспокоить своим мнением других людей. Всего доброго👋

Ответить
1

Быстро читать и красиво писать. Развиваем память и реакцию у детей. 

Ответить
0

😂😂😂малыш, ты такой смешной 😂😂😂

Ответить
0

Я рад, что вас что-то в этой жизни веселит) Подписывайтесь на ко мне в инстаграм. Кстати там выставил один из бизнесов на продажу сегодня, вдруг заинтересует) В любом случае буду рад знакомству;) Ждать подписку? https://www.instagram.com/s.artymovich/ 

Ответить
0

Будем дружить?)

Ответить
0

Прям после первых абзацев текста лайк и уважуха автору! 👍 Я все, иду читать дальше... Млин в конце впарилово но, всеравно прям в точку. Время деньги! И да надоедает/неумно объяснять очевидное по 100500 раз! 

Ответить
0

Это не «вода». Это идеология, верная организационная идеология. Кто содержал хотя бы одного сотрудника хотя бы один год — тот поймёт. Остальным этот материал не в кассу )

Вообще, забавно читать сего́дня о том, что са́м вбивал в головы кому-то лет ≈ 25 назад... )))

Ответить
1

Спасибо, век живи - век учись) Все проходим по одному пути)

Ответить
0

9 Что было, то и будет; и что делалось, то и будет делаться, и нет ничего нового под солнцем.
10 Бывает нечто, о чем говорят: "смотри, вот это новое"; но это было уже в веках, бывших прежде нас.
11 Нет памяти о прежнем; да и о том, что будет, не останется памяти у тех, которые будут после.

© Книга Екклесиаста, Ветхий Завет

Ответить
0

Вся эта система напомнила мне бизнес-школу а моем городе. Руководитель организации, где я работаю, изучал подобную тему и внедрил все это у нас. Кстати, очень полезно. Хаоса в компании теперь нет.

Также мне удалось побывать на собрании сотрудников этой бизнес-школы, так как тоже приходила на обучение. И вот к чему это я: похоже, что автор писал статью только чтобы продать услуги, так как никакой важной информации в ней нет, если сравнивать с другими статьями на vc, где авторы реально делятся опытом, рассказывают подробности, с какими проблемами столкнулись и как решили. А здесь прям бесплатный рекламный блок

Ответить
0

Понимаю вас. Цель и задача - это обратить внимание и прижать важность. О кейсах и решениях у  меня в  Бизнесе думаю позже отдельные статьи создать)

Ответить

Комментарии