«Через неделю после VK Fest мы начали готовить следующий»

Команда фестиваля — о том, как справляются с жарой и ливнем, что делают с тоннами декораций и откуда берут энергию.

Летом этого года VK Fest прошел в пяти городах России. Фестиваль стал самым масштабным: он собрал рекордные 205 тысяч человек — и это только в офлайне, а онлайн-трансляцию смотрели миллионы. Попросили команду рассказать, как устроена подготовка: от выбора локации в незнакомом городе до покупки дождевиков и перевода на жестовый язык.

В команде фестиваля всего 14 человек. Но VK Fest — это большой экосистемный продукт, поэтому к проекту подключаются почти все подразделения VK. Тысячи людей вносят свой вклад в создание фестиваля.

Подготовка очередного фестиваля начинается задолго до его начала — и каждый раз мы стараемся заложить на это больше времени. VK Fest 2023 года мы начали готовить зимой, 2024 года — осенью.

Первые дни мы отсыпались с выключенными телефонами — и теперь готовы к новым рекордам. Это не фигура речи: VK Fest с каждым годом становится лучше, крупнее, мощнее — получает новые награды и ставит новые рекорды в России. Каждый раз организация фестиваля должна быть на самом высоком уровне, в соответствии с планкой, которую сами поставили, — это большая ответственность: перед гостями, артистами и перед самими собой, конечно. Поэтому, чтобы процесс подготовки проходил спокойно и к старту фестиваля команда была полна сил и энтузиазма, важно правильно распределить нагрузку в течение года.

Подготовка начинается с ретроспективы — анализа завершившегося фестиваля. Каждый менеджер готовит отчет по своей зоне ответственности, в котором среди прочего указывает, что можно было бы улучшить. Это помогает понять, что у нас получилось хорошо и над чем еще можно и нужно поработать, то есть найти точки роста. Также по результатам ретро становится ясно, какие направления требуют усиления специалистами: менеджерами, дизайнерами, техническими спецами.

Дальше мы приступаем к планированию. Каждый человек составляет календарный план в своей зоне ответственности, в котором обязательно указывает зависимости от деятельности коллег.

Так что этот процесс мы стараемся начать как можно раньше. Такое стратегическое планирование занимает несколько месяцев и длится всю осень. А зимой мы уже формируем билетную программу, обновляем сайт и приложение, подбираем партнеров.

Несмотря на, казалось бы, раннюю подготовку, создание такого большого фестиваля — сложный и тяжелый процесс, и штормов не избежать. Первые три месяца все проходит относительно спокойно: мы выбираем города, даты и площадки проведения, ведем переговоры с администрациями, с главными подрядчиками, готовим тендеры.

Период активной подготовки начинается в феврале: в это время стартует реклама, публичные коммуникации, креативные кампании, мы финализируем отношения с участниками программы и артистами.

Мы каждый раз пересобираем фестиваль. Мало в какой профессии можно такое себе позволить. В крупных компаниях сотрудники чаще развивают продукт, чем создают его с нуля. А тут наше детище каждый год обновляется: есть база знаний, на которую мы опираемся, но процесс каждый раз проходит по-новому.

Однако одно остается неизменным из года в год — фестиваль транслирует ценности VK. А это не только технологичность, но и, например, инклюзивность. В контексте технического оснащения это выражается в том, что мы устанавливаем специальные подиумы, чтобы люди с ограниченными возможностями могли видеть сцену и любимых артистов, а онлайн-ресурсы адаптируем для слабовидящих.

Мы хотим, чтобы все гости VK Fest чувствовали заботу. Поэтому участники нашей команды заблаговременно встречаются с представителями комьюнити людей с ограниченными возможностями здоровья или людей с инвалидностью, просят их провести тест-драйв площадок, проверить их на доступность.

Выбор городов для меня один из самых интересных процессов. Мы внимательно читаем пожелания людей в соцсетях, анализируем их, чтобы узнать, где больше всего ждут VK Fest, потом изучаем такие города на предмет наличия подходящей площадки и готовности принять такой большой фестиваль.

Например, в этом году в Уфе мы остановились на парке «Ватан», потому что он полностью соответствовал нашим требованиям. Нам важно, чтобы площадка была эффектная, видовая, комфортная, чтобы до неё было удобно добираться. И этот парк оказался именно таким: с большим пространством для размещения тысяч людей, шикарными видами и в самом центре города.

После общения с властями и выбора площадки мы сами приезжаем в город, чтобы прогуляться по ней. Обычно это происходит зимой — и приходится включать фантазию, чтобы представить, как площадка будет выглядеть в летние месяцы. Потом мы приезжаем ещё несколько раз, в том числе когда сходит снег — встречаемся с разными службами и оцениваем площадку с техническими командами.

Подготовка VK Fest — каждый раз это уникальный опыт, и каждый раз мы ставим себе новые цели.

VK Fest — это много аналитики, но с креативной упаковкой. Чтобы собрать настолько разнообразную программу, нужно на 100% знать специфику всех продуктов и проектов огромного VK, уметь слышать нашу аудиторию и обладать большим человеколюбием.

VK Fest — масштабное мероприятие на открытом воздухе. Несмотря на тщательную подготовку, форс-мажоры случаются.

В прошлом году в Санкт-Петербурге нам не повезло с погодой — в ночь перед фестивалем на город обрушился ливень. Мы нашли дождевики, чтобы раздавать их людям, и дополнительные тенты. Буквально за ночь на площадке появилась дополнительная инфраструктура, чтобы фестиваль смог состояться в любую погоду.

Непростые погодные условия были и в этом году в Москве — сильная жара. Нам важно, чтобы на фестивале всем было комфортно — и гостям, и артистам, и специалистам, которые там работают, — поэтому мы закупили огромное количество воды и бесплатно ее раздавали. По площадке курсировали гольф-кары — и все желающие могли получить воду. За два дня выпили порядка 180 000 бутылок. Партнеры тоже от нас не отстают. В этом году один из них установил в Лужниках большую фотозону с охлаждающим эффектом.

А еще в этом году VK Fest впервые принимал мой родной город — Красноярск. И дата фестиваля совпала с Днем города, поэтому в нашем распоряжении не оказалось нужного количества боверов — «домиков» для фуд-корта. Был вариант привезти их из Новосибирска, но стоило бы это очень дорого.

Чтобы оперативно решить проблему, я обратилась в красноярскую мебельную компанию и попросила изготовить боверы по нашим чертежам. В итоге мы получили эти «домики» в срок. А после фестиваля передали их городу.

Мы действуем в рамках ESG-стратегии VK: стараемся использовать и утилизировать ресурсы максимально экологично — и переиспользовать то, что можно переиспользовать.

Эффективное планирование и правильное распределение нагрузки на всей дистанции подготовки фестиваля помогает в ресурсе подойти к главному этапу — проведению VK Fest в разных городах.

Я стараюсь подбирать задачи каждому члену команды в зависимости от его навыков: чтобы люди видели свой вклад в большое дело, но при этом чувствовали себя комфортно и не страдали, например, от коммуникации, которая им непривычна.

А сама я всегда позволяю себе сделать паузу и структурировать информацию: расписать задачу с дедлайнами и ответственными, с указанием, чего я жду в итоге и чего мне не хватает сейчас. Такая передышка очень сильно помогает не множить хаос.

Перед самым горячим периодом подготовки фестиваля, зимой, я обязательно улетаю кататься на сноуборде. Адреналин, ощущение свободы и скорости помогают отвлечься, привести в порядок мысли, наполниться энергией.

И всегда очень мотивирует само осознание того, что ты делаешь что-то большое и важное — не только на уровне компании, а на уровне целой страны. Наша довольно небольшая команда смогла создать самый масштабный и популярный фестиваль в России, и мы этим очень гордимся. Ну а когда приезжаешь на очередной VK Fest и видишь десятки тысяч человек, которые получают море положительных эмоций благодаря той работе, которую ты проделал, это ни с чем не сравнимое чувство, которое хочется испытывать снова и снова.

Чтобы оставаться в форме в течение всего периода подготовки VK Fest, я стараюсь соблюдать рутину. А лучшая медитация для меня — долгие прогулки, в идеале — в лесу. Они помогают перезагрузиться.

Наша команда каждый раз переживает уникальный опыт и вживую видит свою аудиторию: детей, которые ходят в футболках VK Fest, взрослых, которые подпевают любимым артистам. У них горят глаза, потому что такое событие случается раз год, а где-то впервые. И меня очень мотивирует создание такого огромного проекта с нуля, возможность вложить в него свои идеи, взгляды, которые услышат и примут тысячи людей.

На каждое направление я обычно ставлю по два менеджера. Так они знают, что всегда прикрыты, что есть человек, который в курсе всего, что они делают, — и можно спокойно пойти в отпуск.

Мне самой помогает сохранять продуктивность спорт — я занимаюсь большим теннисом.

Еще я завела традицию: если чувствую, что мы слишком погрузились в рутинные задачи, то отменяю совещания по статусам проекта. Вместо них мы собираемся на креативные встречи, которые помогают нам отдохнуть и переключиться. Мы выбираем, где лучше смотреть закат на фестивале, планируем, как могут выглядеть зоны для отдыха, придумываем разные вовлекающие и впечатляющие элементы, которые можно воплотить на мероприятии. Потому что VK Fest — в первую очередь про эмоции.