Почему бизнесу не стоит бояться аутсорсинга: 9 мифов, в которые пора перестать верить
Мифы, которые мешают предпринимателям оптимизировать рабочие процессы и заставляют заниматься микроменеджментом.
Мы в UCMS Group предоставляем аутсорсинговые услуги по расчету заработной платы, кадровому делопроизводству и бухгалтерскому учету. Часто видим, что руководители компаний избегают сотрудничества с провайдером — они думают, что, отдав работу «на сторону», потеряют контроль над процессами и конфиденциальностью. Давайте поближе познакомимся с распространенными мифами об аутсорсинге и разберемся, как на самом деле строится сотрудничество с провайдером.
Миф №1. «Вал работы? Просто наймите больше людей!»
Логика бизнеса такова: кадровое делопроизводство — внутренний закрытый процесс, куда чужим вход воспрещен. Если штатные сотрудники не справляются, нужно просто нанять больше людей.
Но сделать это не так просто, а пока людей нет, страдают все процессы — от базового КДП до найма, обучения и работы с мотивацией персонала.
За последние два года из-за массового ухода иностранных компаний выросло число сделок по слиянию, поглощению и покупке активов. В каждой организации — своя кадровая кухня, разобраться в которой непросто. Из-за этого нагрузка на кадровых работников резко выросла, рук не хватает, а найти новых сотрудников в условиях кадрового голода очень сложно.
Выход есть — обратиться к специалистам на аутсорсинге. Необязательно доверять им всю внутреннюю кухню, можно передать только самые сложные участки — где не хватает ресурсов или компетенций. Например, расчет заработной платы или ведение кадрового учета. Это поможет пережить переходное время и избежать претензий по не выплаченной вовремя зарплате и проблем с трудовой инспекцией.
Миф №2. «Вкладывайтесь только в основную деятельность — она важнее всего»
Часто бизнес готов оптимизировать только те процессы, которые непосредственно приносят прибыль: автоматизацию производства, складские мощности, обучение специалистов по продажам, маркетинг и т. д. При этом бюджет на деятельность бэкофиса распределяется по остаточному признаку. Однако рутинные учетные процессы напрямую влияют на эффективность бизнеса.
Чаще всего руководство меняет что-то на производстве, чтобы соблюсти стандарты ISO, соответствовать растущим ожиданиям рынка и повышать свою конкурентоспособность. Например, логистическая компания может вкладываться в автопарк или автоматизировать сортировку грузов.
При этом об автоматизации зарплатно-кадровых процессов руководство не задумывается. А многие кадровики и бухгалтеры даже не представляют себе, что именно можно улучшить в работе. Между тем то, что было хорошо 10 лет назад, сейчас безнадежно устарело.
Вот пример: на крупном предприятии расчетные листки раздавали вручную — в запечатанном конверте. Консультанты UCMS Group предложили сформировать базу личных e-mail сотрудников и по ней делать рассылку. Недорогая автоматизация освободила немало ресурсов: ежемесячно сотрудники тратили по 15-20 часов, чтобы напечатать, проверить, упаковать и пересчитать листки.
Миф №3. «Работает — не трогай»
Эффективность работы бизнеса зависит от слаженного взаимодействия всех отделов. Поэтому если производство будет автоматизировано, а учетные процессы — выполняться по старинке, то это приведет к дисбалансу внутри компании.
Дисбаланс в развитии отделов вреден для бизнеса. Например, на одном крупном и технологичном заводе до сих пор собирают табели… в формате бумажных сканов! Об автоматизированных графиках отпусков и системе табелирования и речи не идет. То есть там нет даже простого Excel! И так — ошибаясь и тратя ресурсы — работают десятилетиями.
В другой крупной организации научились собирать данные из Excel и вставлять их в Word — из двух документов получался третий. Это уже шаг к оптимизации бизнес процессов, но не автоматизация.
Все эти примеры — про то, как неохотно компании идут на качественные изменения. Все и так работает: зарплата считается, сотрудников принимают и увольняют, все ходят в отпуска. При этом у работников уходит масса времени на рутинную работу, копятся ошибки, а проследить историю процессов просто невозможно.
Миф №4. «Не связывайтесь с провайдерами — потеряете контроль»
Руководители считают, что аутсорсинговых специалистов сложно контролировать. Хочется, чтобы сотрудник всегда сидел под боком — якобы так проще найти ответственного, если случится ошибка. Но на самом деле рациональнее воспользоваться услугами провайдера, чем держать нескольких инхаус-работников.
Можно значительно снизить косты, если оставить одного кадровика вместо трех: он будет взаимодействовать с распределенной командой провайдера.
Аутсорсеров можно подключать на отдельные участки кадрового делопроизводства или на время — для консалтинга или помощи в отладке процессов. При этом вы все равно будете контролировать их работу. Выделенные сотрудники не забирают все процессы на себя, а помогают вашим специалистам с рутинными, объемными, уникальными задачами. Например, берут на себя администрирование ДМС.
Миф №5. «Аутсорсеры все сломают»
Что делать, если ключевой кадровик ушел в декретный отпуск или уволился, возникли внеплановые изменения или часть сотрудников вдруг отправилась на удаленку? Руководители часто нагружают оставшихся кадровиков сверхурочной работой, а взамен обещают отгулы. Главное для такого бизнеса — сохранить систему, выстроенную годами. Кажется, что специалисты-аутсорсеры наведут свои порядки и все сломают.
Такие решения чреваты печальными последствиями — в конце концов команда уже физически не сможет выполнять свалившуюся на них работу, несмотря на любые способы мотивации.
Задача аутсорсера — не заменить вашу систему своей, а подстроиться и сделать так, как удобно бизнесу. Аутсорсинг не фабрика готовых решений. Все компании разные, и шаблонного подхода быть не может.
Уровень риска в каждой компании свой: кто-то из-за копейки принципиально пойдет судиться с налоговой, а кто-то философски стерпит управленческую ошибку ценой в миллион. Финальное решение — из предложенных вариантов — всегда за руководством компании.
Помимо этого вместе с договором провайдер утверждает с клиентом процедуру взаимодействия — это каркас из правил, по которым работают обе стороны, на который нанизываются особенности взаимодействия с конкретной компанией.
Миф №6. «Никакой аутсорсинг не заменит лучшую в своем деле Марию Сергеевну»
Если руководству повезло найти ценного сотрудника, его холят и лелеют. Логика здесь такая: “Никакие чужие люди не заменят Марию Сергеевну, которая за час без ошибки рассчитает зарплату для ста сотрудников с учетом отпускных и премий и отправит в отпуск восьмерых”.
При этом, если Мария Сергеевна уходит в отпуск или на больничный, в компании наступает хаос. А что будет, когда она захочет уволиться?
Одна из главных проблем для бизнеса — когда важные процессы зависят от конкретного человека. Любой, даже очень классный сотрудник — это все равно один человек с ограниченными ресурсами и личностными особенностями. Например, кому-то нравится считать зарплату, но невыносим воинский учет. Или наоборот. Нелюбимая часть работы неизбежно откладывается или выполняется не в полном объеме.
Аутсорсинг обладает почти безграничным ресурсом. Например, в UCMS Group работают более 400 человек. Для каждого клиента выделена своя команда, а при необходимости ее можно быстро усилить. Если сотрудник аутсорсинговой компании уйдет в отпуск, заболеет или уволится, на клиентских задачах это никак не отразится. Непрерывность и независимость бизнес-процессов обеспечена.
Аутсорсинг-специалисты всегда будут замотивированы и обучены всем современным инструментам. Не нужно будет заботиться об их рабочем месте и покупке лицензий — все это ложится на плечи аутсорсинг-компании.
Миф №7. «Штрафуйте своих, чтобы чужие боялись»
Иногда руководители видят в штрафах способ мотивировать сотрудников. На самом деле хоть работа “из-под палки” и может быть эффективной, но недолго. Если ценному сотруднику предложат перейти в другую компанию, он без раздумий согласится, и вы его потеряете.
Оштрафовать сотрудника с соблюдением Трудового кодекса трудно. При этом ошибки кадровика или расчетчика обычно ведут не только к материальному ущербу, но и к ресурсозатратам — например, приходится отрабатывать жалобу на неправильно рассчитанную зарплату.
Как в таком случае рассчитывать размер штрафа? Как поощрять сотрудников, работающих с учетными процессами, тоже непонятно: их доход — это оклад, который не предполагает бонусной части за KPI. В итоге штатные кадровики не заинтересованы работать безукоризненно.
С аутсорсингом иначе. Определить зону ответственности помогает соглашение об уровне сервиса (SLA) — документ с конкретными KPI: сроками исполнения задач и ответственностью за их неисполнение. То есть мотивация аутсорсеров завязана на общих результатах компании.
Для предупреждения ошибок и повышения качества работы мы используем ряд проверок. Например, “принцип четырех глаз”, в котором каждая операция подвергается двойному контролю. Таким образом вероятность ошибки аутсорсера по сравнению с инхаус-специалистом значительно ниже. А за счет автоматизации клиент не чувствует удлинения цепочки действий.
Миф №8. «Кадровая служба ни на что не влияет — можно ее не модернизировать»
Задача кадровика — обслуживать отделы, которые генерируют прибыль, и избавлять компанию от внимания трудовой инспекции. То есть, по мнению руководства, это исключительно административные задачи, которые в любом случае хоть как-то да будут исполняться. А насколько долго и с помощью каких инструментов — неважно.
Но это может негативно повлиять на всю компанию в целом.
Кадрово-зарплатная служба вносит огромный вклад в формирование HR-бренда компании. Когда атмосфера в коллективе напряжена из-за задержек в зарплате или неправильного ее начисления, это не исправят никакие корпоративные “плюшки” наподобие настольного тенниса, бесплатных обедов, крутых корпоративов или мотивационных схем за выслугу лет. Отдел персонала отвечает за базовые потребности всех сотрудников: чтобы все вовремя получали деньги, уходили в отпуска и оформляли необходимые справки.
Репутация компании как работодателя страдает, когда недовольство вырывается во внешнее поле, вызывая негативные комментарии в интернете. Такие отзывы отпугнут ценных соискателей.
Аутсорсинговая компания снижает вероятность ошибок: зарплата приходит вовремя, нет накладок с отпускными, а люди не ждут нужных справок неделями. Ни у фондов, ни у трудовой инспекции не возникнет вопросов к компании, а служба по персоналу будет заниматься более интересными и сложными задачами.
Миф №9. «Никогда не доверяйте конфиденциальную информацию посторонним»
Руководители очень опасаются предоставлять кому-либо со стороны доступ к чувствительной информации — например, о размере заработной платы. Они готовы терпеть неэффективные процессы и тратить время на рутину, но не подключать аутсорсинг. Оправдано ли это?
Зарплата — чувствительная тема в компании. Чаще всего информация об ее размере конфиденциальна. Но вероятность того, что о доходах топ-менеджера узнают подчиненные, как раз выше в случае инхауса.
Аутсорсинг снижает риски разглашения.
1. Так как речь идет об отношениях между юрлицами, ответственность здесь гораздо выше — вплоть до судебных исков за разглашение.
2. Если подрядчик допустит утечку информации, то потеряет клиентов — а этого не хочет ни один провайдер.
3. Сотрудников провайдера трудно удивить высокими зарплатами — обсуждать с друзьями они это точно не будут.
Для защиты информации в UCMS Group есть стандарты защиты информации, а для получения доступа к конфиденциальным сведениям нужно выполнить определенные регламенты. В нашей практике были кейсы, когда на аутсорсинг передавали зарплатный участок именно топ-менеджеров, чтобы не допустить утечки.
Конечно, итоговое решение о передаче части бизнес-процессов на аутсорсинг принимает руководство. Но мы надеемся, что развенчали часть популярных мифов. И если вы задумались об аутсорсинге — оставьте свою заявку на нашем сайте.
А если у вас еще остались вопросы или вы знаете другие мифы, связанные с аутсорсингом, напишите нам в комментарии.