Кладовщики не хотят работать в «1С», или к чему нас привела автоматизация склада с 200 тысячами SKU номенклатуры

У нас была система учёта, но инвентаризации проводили вручную, и каждая занимала много времени. Скажу честно, полная ревизия склада в компании — мероприятие довольно редкое, в основном делали только частичные, по серийным номерам (SN). Но в определённый момент все устали ходить по складу, искать, куда при приёмке положили продукцию, считать руками и переписывать «серийники» ручкой на бумажку.

Зачем их переписывать? В связи с известными событиями нам пришлось вести учёт серийных номеров на товарах зарубежного производства. Это наложилось на фазу активного роста нашей компании — филиалы открываются один за другим, растёт количество оптовых клиентов, увеличивается объём операций. Чтобы избежать ошибок и замедления бизнес-процессов, было принято решение улучшить имеющуюся систему складского учёта, доработать логистику и по максимуму автоматизировать все операции.

Периодически возникали ситуации, когда из-за недосмотра часть товаров приходилось досылать. Например, кладовщик визуально проверил товар и отчитался, что всё хорошо, а по факту при перемещении в партии не оказалось 1/3 количества каких-то моделей.

И вот этот процесс, основанный только на доверии друг к другу, на уверенности в том, что один всё правильно сложил, а другой всё правильно принял, приводил к пересорту на складах — в учётной системе количество не соответствовало факту.

Вариант с привлечением дополнительного персонала, несмотря на очевидную простоту, мы даже не рассматривали. Потому что система должна работать эффективно, иначе её будет тяжело масштабировать в будущем.

Чтобы были понятны масштабы, расскажу немного о нашей компании.

«РУСГЕОКОМ» — официальный дистрибьютор ведущих марок геодезического, строительного и контрольно-измерительного оборудования. Также компания является крупнейшим провайдером точных измерительных решений и услуг полного цикла.

У нас есть собственная лаборатория, сервисный центр, сеть филиалов и несколько складов, с которых мы поставляем оборудование от Leica, Topcon, Trimble, Nikon, Sokkia и других известных брендов для нужд строительства и геодезии.

В каталоге на нашем сайте представлено:

Наша номенклатура насчитывает 200 000 SKU, а фактическое наличие товаров на складах составляет несколько миллионов единиц.

Та система организации склада, что была у нас лет 5—10 назад, работала. Но она уже не поспевала за темпами роста компании и за нашими объёмами. Нам не хватало дополнительной аналитики и контроля.

Чтобы провести инвентаризацию, нужно было совершить несколько взаимосвязанных действий:

При нашей номенклатуре задействовать приходилось все доступные ресурсы. А если учитывать, что у нас не было внедрено адресное хранение, то сразу сказать, где на складе лежат все единицы конкретного оборудования, никто не мог. И их поиск превращался в неплохой такой квест.

И дело было даже не в трудоёмкости поисков. Допустим, кладовщик нашёл товар. Далее требовалось распаковать каждый прибор, потому что чаще всего «серийники» находятся внутри — на самом приборе. Нужно все упаковки открыть, аккуратненько переписать серийные номера и при этом не ошибиться ни в одной цифре. Затем приходилось подходить к ПК с 1С, открывать документ пересчёта и вносить все нужные товары, набирая SN вручную.

Этот процесс занимал не меньше 1-1,5 часов времени. Долго? Да! Надёжно? Нет!

Вот несколько основных задач, которые мы хотели решить:

Когда мы определились со списком задач, стали анализировать опыт других крупных компаний и поняли, что без внедрения системы штрихкодирования не обойтись. А отсюда следовал логичный вывод: нужно переходить на работу с терминалами сбора данных.

Программное обеспечение мы выбирали на основе составленного нашей командой аналитического отчёта. Посмотрели видео на сайте российского разработчика о внедрении софта на складе автомобилей и запчастей, где много «мелкоштучки», много полочек и ячеек. Тогда мы поняли, что «Клеверенс» в целом подходит под наш функционал, потому что у нас, помимо крупной, тоже есть разная малогабаритная продукция.

Там же, на сайте «Клеверенса», мы ознакомились с инструкциями по внедрению и подключению программных продуктов, посмотрели на каких складах и в каких фирмах это работает. В итоге мы сошлись на том, что соотношение цены и качества именно этого ПО нас полностью устраивает, а схема интеграции подходит на 100%.

На предыдущем месте работы я тоже внедрял ТСД, но не как специалист по подключению оборудования, а как руководитель проектов. И софт был от другого разработчика. В том случае я больше исходил из итогов: что информация получена, всё настроено, всё работает. Здесь я работал в ручном формате — отсматривал абсолютно новый продукт. Поэтому и с подрядчиком, который занимался интеграцией и внедрением мобильного софта и оборудования, я работал очень плотно.

Специалистов-интеграторов я нашёл в партнёрском разделе на сайте разработчика. Почитал отзывы о них, очень ответственные ребята оказались: провели предпроектное исследование и подготовили для нас описание нескольких вариантов внедрения мобильных технологий учёта.

После первой встречи с интеграторами мы смогли выделить ещё несколько дополнительных задач, которые предстояло решить в рамках проекта по автоматизации нашего склада:

Мы ведём учёт оборудования и продукции на складах именно по серийным номерам, которые в обязательном порядке наносим либо на корпус приборов, либо на самоклеящиеся термоэтикетки. Это позволяет нам видеть всю цепочку движения конкретной единицы от приёмки и размещения на складе до её реализации. А в последующем — и до сервисного обслуживания. Расскажу обо всех операциях и изменениях в них по порядку.

Для нас важен момент идентификации товаров при поступлении. И при приёмке кладовщики в обязательном порядке считывают заводской «серийник». Однако не все наши поставщики-производители маркируют приборы штрихкодами. Поэтому операцию поступления товаров интеграторы «ВИАНТА» адаптировали под нас.

Сейчас у кладовщиков есть плановый документ приёмки — «Приобретение товаров и услуг». Его выгружают на ТСД, и если на каком-то из приборов нет ШК от производителя, терминал «скажет», что нужно вручную ввести SN. После чего можно спокойно генерировать и печатать штрихкод на принтере этикеток в режиме онлайн.

Благодаря такой доработке процесса мы можем открыть нужный нам документ в разделе «Приход на склад» и проверить соответствие плановых и фактических показателей. ТСД даёт возможность не просто считывать и правильно расшифровывать заводские штрихкоды с серийными номерами, но и маркировать в моменте любое оборудование.

Ещё один большой плюс сотрудничества с «ВИАНТом» в том, что интеграторы специализируются на внедрении адресного склада. Они предложили нам настроить механизм, который сейчас позволяет за одну операцию сверить план-факт при приёмке, промаркировать оборудование и разместить его по местам хранения.

Без перемещения между складами (адресными и безадресными) и между ячейками нам, как и многим другим компаниям, никак не обойтись. Поэтому эту операцию мы тоже хотели автоматизировать, так как вводить вручную серийные номера даже на 10 единиц оборудования — не быстрый процесс.

Именно внедрение системы штрихкодирования позволяет сейчас контролировать всё движение товаров. А по дополнительным статусам документов, которые прописали в системе учёта специалисты «ВИАНТа», мы можем отслеживать состояние обработки каждого задания.

Например, при сборке/разборке товаров кладовщику нужно только подтвердить факт сборки комплекта — приёмки готовой продукции из производства — в мобильном клиенте «Клеверенса» на ТСД. А все складские документы на списание комплектующих создаются в системе учёта автоматически.

У нас к реализации допускаются только исправные устройства. Поэтому все приборы проходят обязательную процедуру тестирования. И благодаря операции сборки/разборки, мы можем проверить работоспособность полученных устройств. То есть если проверка проходит успешно, со склада автоматически списывается обычный товар, а приходуется уже с признаком «поверен».

Каждый день наши операторы обрабатывают большое количество документов. И мы хотели как-то сократить время, которое сотрудники будут на это тратить. Интеграторы предложили нам реализовать механизм создания складских документов в автоматическом режиме — по кнопке «Сборка на ТСД».

По классической схеме, чтобы кладовщик понимал, из каких ячеек может взять нужный товар, система адресного хранения в «1С:Управление торговлей» требует создания и «Расходного ордера», и «Отбора\размещения товаров». А мы теперь можем нажать всего одну кнопку на ТСД — либо внутри документа РТУ, либо на форме списка Реализаций (для возможности группового выделения) — и получить задание к отбору с уже указанными ячейками хранения.

Процесс подбора продукции теперь такой:

При этом серийный номер пропишется автоматически после сканирования штрихкода, а Расходный ордер в статусе «К отгрузке» и Отбор/размещение в статусе «Выполнено без ошибок» перепроведутся в системе учёта на то количество товаров, которое было собрано с помощью терминала.

Такая система статусов для документов позволяет нам контролировать ход сборки товаров для клиента. При этом всю работу, в том числе учёт SN, персонал теперь выполняет мобильно, а фактические данные по подбору попадают в 1С в автоматическом режиме — без участия человека в процессе.

Об этом процессе хочу рассказать отдельно. Так как мы смогли в несколько раз сократить время на проведение инвентаризации. Добиться таких результатов удалось за счёт того, что задания на пересчёт продукции распределяются между кладовщиками, и несколько сотрудников с разными ТСД одновременно могут приступить к выполнению операции.

Как выглядит эта операция в «Клеверенсе»? Допустим, у меня на ТСД есть документ, в котором указано, что мне нужно пересчитать 30 приборов. Отлично! Я сначала сканирую ячейку, затем считываю ШК на коробке, распаковываю оборудование и сканирую непосредственно ШК серии. Если штрихкод нечитаемый, то SN можно ввести на клавиатуре вручную. Да, это работа руками, но в ней есть своё преимущество: не нужно бегать с ручкой и бумагой.

Далее нажимаю «Завершить», и документ пересчёта «уходит» в 1С. А в системе учёта уже специалист по складу — у нас есть такой ответственный сотрудник, который проверяет внесение результатов — видит, что пересчёт товаров окончен. Сейчас эти 30 единиц номенклатуры можно пересчитать буквально за 5-10 минут, а не за 1,5 часа, как до автоматизации.

На текущий момент — по прошествии 2 месяцев работы со «Складом 15» — мои сотрудники забыли, что такое 1С, потому что больше они не работают за ПК, а исключительно через терминалы сбора данных. Этого результата и хотелось добиться: чтобы кладовщики имели весь нужный им функционал в рамках мобильной автоматизации. У нас всё получилось, и можно смело сказать, что проект вышел удачным.

Полную инвентаризацию пока ещё не проводили. Пересчитываем продукцию на складах по брендам, по конкретным ячейкам. Например, хотим пересчитать товар от одного производителя — считаем. Хотим пересчитать продукцию другого — считаем конкретно по нему. На текущий момент мы уже близки к глобальной ревизии склада, потому что такими относительно мелкими пересчётами — иногда до 1000 позиций — мы выравниваем складские остатки.

Сейчас делаем сверку серийного товара — что есть фактически, чего нет. И как только все эти частичные инвентаризации будут закончены, мы сделаем генеральный пересчёт. Планируем запустить его в конце года. Потому что, как ни крути, всё равно потребуется какое-то количество человеко-часов, но уже есть понимание, что с «Клеверенсом» это можно реализовать.

Кроме того, благодаря внедрению мобильных компьютеров со «Складом 15», мы можем построить полную аналитику: кто на ТСД работал, ФИО сотрудника, какие товары он считал. KPI пока не отслеживаем, это цель на ближайшее будущее. Но у нас уже сейчас есть момент премирования сотрудников за использование терминалов сбора данных. Так как в ходе перехода на новый алгоритм работы некоторые кладовщики ещё нет-нет руками вносят данные в систему учёта, мы ввели приятный бонус 5-10 тысяч рублей к зарплате для тех, кто пользуется только ТСД.

Всю необходимую информацию мы видим из отчёта: сколько сделано с терминалом, сколько сделано руками через ПК. Если превалирует ручная схема работы, сотрудник не получает премию. А если превалирует мобильность — получает.

Это такая простая схема замотивировать людей больше работать с ТСД. Тут срабатывает фактор привычки: как только человек привыкает работать с терминалом сбора данных, он уже не будет и не захочет снова руками что-то вносить в 1С.

Период перехода на работу с «Клеверенсом» прошёл хорошо и спокойно. Кладовщики уже пользовались терминалами при работе в других компаниях, и для персонала это не было принципиально новой схемой.

Я лично сам ходил на склады, сам принимал и разгружал товар, тестировал работу с «Клеверенсом» в плане доработок софта — насколько мне лично это всё удобно. И когда я понял, что да, мне всё понятно, работать удобно, мы отдали этот инструмент в релиз для сотрудников.

В мобильном клиенте «Склада 15» всё логично и интуитивно понятно: куда нажимать и как что должно происходить. «ВИАНТ» — ответственные ребята: позаботились о том, чтобы у кладовщиков под рукой всегда были наглядные мануалы.

Подведу итог того, что мы получили от перехода на автоматизированный учёт:

ОБОРУДОВАНИЕ И ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ, ЗАДЕЙСТВОВАННЫЕ В ПРОЕКТЕ

Программное решение «Склад 15» от «Клеверенс» и 30 терминалов сбора данных Urovo DT 40