Как мы провели вторую OUTSTAFF_CONF в несчастливую пятницу и какую жертву принесли

13 сентября мы, Augment, провели вторую OUTSTAFF_CONF: 7 спикеров, 15 часов активностей: доклады, неформальное общение и веселье на afterparty, робособаки и многое другое — расскажем подробнее в этой статье!

19 апреля 2024 года мы провели первую OUTSTAFF_CONF на 100 участников, не считая спикеров и партнеров. Среди них:

Конференция была столь полезна и актуальна, что уже сразу по окончанию официальной части звучали отзывы и предложение о проведении нового события, которое сохранит атмосферу комфортного общения для экспертов и новичков.

Учитывая отзывы гостей прошлой конференции, мы отказались от площадки в Москва-Сити. Многие жаловались на сложную логистику, отсутствие парковок, проблемы с лифтами, которые вызвали смещение таймингов.

Мы нашли прекрасный вариант — отдельный павильон на ВДХН. Это отличная светлая двухуровневая площадка со сценой, большим экраном, возможностью выделить просторные зоны для интерактивных развлечений, фуршета и общения. Что немаловажно — была отдельная зоны для курения, а также большой выбор мест для обеда.

Обсуждая отзывы с первой конференции, мы решили немного разбавить ожидание между докладами и установили интерактивную фотозону, пригласили двух робособак, которые развлекали всех трюками. Они произвели огромное впечатление не только на гостей конференции, но и на посетителей ВДНХ.

Для гостей OUTSTAFF_CONF были подготовлены подарки - комикс Augment о процессах аутстаффинга, стикеры и лимитированные брендовые игральные карты. Это артефакты - больше, чем мерч, потому что несут в себе ценности компании, подробно рассказывают процессы работы, открывают "внутреннюю кухню". Мы затратили много человеко-часов на создание этих эксклюзивов и по-настоящему гордимся результатом.

Первая конференция выросла из митапа на 10 человек и была пробой пера (о ней мы рассказывали здесь). Тогда мы ставили символическую цену на билеты, увеличивая её только с целью отсечь аудиторию — у нас была небольшое помещение, где хотелось всех комфортно разместить.

Вторая конференция проходила на большой площадке и с большим размахом. Мы не ставили цель заработать, хотели только отбить затраты (спойлер - не удалось), поэтому установили приемлемую цену билета и не повышали её до самого конца.

Несмотря на увеличение стоимости билетов в х3 и перегретую аудиторию под самый конец сезона конференций, мы смогли продать билетов больше, чем в первый раз.

На OUTSTAFF CONF 2.0 темы докладов были поделены на 3 блока:

1. Проекты, кейсы, опыт — все о разработке.

2. Деньги — про прибыль и рост.

3. Люди — про менеджмент процессы и сотрудников.7 злободневных докладов от практикующих спикеров (для вас собрали презентации докладчиков, ссылка в конце статьи!).

На этапе отбора мы получили больше 30 заявок от потенциальных стикеров, после сложного отбора остановились на семи докладчиках. Их география заслуживает внимания: от Минска до Томска, заявлялись не только крупные города. Спикеры понравились гостям конференции, после докладов было много вопросов, а на перерывах часто продолжали обсуждения.

После продуктивного дня с докладами и нетворкингом большинство гостей остались на afterparty. Мы пригласили рок-кавер-группу и бар с вкуснейшими коктейлями. Вишенкой стал покерный турнир – не на деньги, а на рейтинг! Гостям в подарок выдали покерные карты с ценностями Extyl – генерального партнера конференции.

Зажгли все! Кто на баре, кто на танцполе, кто в игре.

Жертва на алтарь конференции: пятница 13-го настораживает даже самых не суеверных людей. Мы не побоялись и решили, что эта дата – удачный для нас день. Но без жертв не обошлось.

За 30 минут до старта регистрации мы доделывали последние штрихи – вешали брендированную штору. При стечении всех неблагоприятных событий случилось ОНО: Сережа, один из организаторов, упал с лестницы прямо на стулья и рассёк бровь. Жертва на алтарь конференции была дана, к счастью, больше травм не было. Сережа, спасибо, мы оценили твои старания (шутка)!

Не переживайте, всю необходимую помощь мы ему оказали, а чувствовал он себя хорошо, вот доказательства:

Переделывали бейджи за 3 дня до старта: на финише организации конференции нам пришли бейджи и мы поняли, что произошел дисконнект нашего дизайнера и типографии. Гостевые бейджи имели совершенно не тот цвет, который нужен, а в организаторских разрослась смешная опечатка (что породило наш локальный мем).

Факап с партнерскими пакетами: в этот раз у нас почти не было коммерческих партнеров. То, предложение, которые мы сформировали, не нашло отклика. Работа над ошибками уже началась и к следующей конференции планируем совершенно иначе выстраивать взаимодействие с партнерами.

Срочный перенос конфы и пересмотр всех таймингов: изначально мы планировали проводить OUTSTAFF_CONF в конце октября, но после одного из брейнштормов решили, что более удачная дата будет 13 сентября: погода лучше, еще не закончился конференческий сезон. Из-за этого решения все тайминги сократились на 1,5 месяца, наложились отпуска организаторов и авральный режим подготовки. Но мы справились, не так ли? :)

Кавер группа: изначально мы планировали выступление одной кавер-группы (даже анонсировали её!), но впоследствии поняли, что другая подойдет лучше. Наша замечательная Саша, один из организаторов, смогла найти драйвовых ребят всего за несколько дней до дня X.

Сократили перерыв между конфой и afterparty: решили сократить время подготовки площадке к вечеринке и назначили её раньше. По итогу нам пришлось все равно продлевать площадку, ведь народ заигрался в покер. Мы их, конечно же, не осуждаем!

Все фотографии с конференции и презентации спикеров вы можете посмотреть в группе Augment.