Ведение дел – мой опыт

Хочу поделиться с вами опытом ведения списка дел. Рассказывать буду на примере рабочих задач, но этот же метод я применяю и для повседневных дел. Все советы не привязаны к конкретному инструменту, и всё можно осуществить в любом мало-мальски популярном таск-менеджере. Со своей стороны я могу посоветовать TickTick. С этим методом ведения дел я сменил множество рабочих ролей, и в каждой ведение таск-менеджера мне помогало.

– проектным работникам и фрилансерам, чтобы не упускать важные задачи;
– людям с супер разнообразными задачами, которые не ложатся в стандартный флоу условной разработческой деятельности;
– руководителям и тим лидам; – студентам, чтобы как-то упорядочить непрерывный поток лабораторных работ и прочих активностей.

Изначально для ведения дел я вдохновился книгой Джедайские техники, далее начал применять описанный там метод, выкинул неподходящие мне штуки, чуть добавил под себя и вот уже применяю получившийся результат на протяжении 8 лет.

Начнём с набора фундаментальных принципов, от которых дальше будем строить всю логику работы с таск менеджером. Принципы могут показаться капитанскими, но следование им существенно упростило мне жизнь.

Нужно выгрузить все задачи из оперативной памяти, чтобы разгрузить голову. Потом мы это всё дело оцифруем. Даже если вы уже используете таск-менеджер, то с помощью гайда ниже вы можете пополнить его упущенными задачами. Предлагаю действовать следующим образом.

Готовимся:

Действуем:

На выходе этой процедуры у вас есть оцифрованный список всех задач, которые ранее занимали ценные ресурcы вашей головы. Теперь с ним можно работать.

Теперь поговорим о структуре организации наших задач. Реализовать подобное, думаю, можно в любом таск-трекере. Пространство задач состоит из разделов, тегов и фильтров: – разделы позволяют разбить задачи на группы; – теги я применяю для структурирования задач, причём теги работают вне разделов; – фильтры как способ отобрать нужные задачи и работать только с ними, центральная фича в моём ведении дел.

Разделы, теги и фильтры могут быть весьма индивидуальными, ниже я делюсь своими.

Разделы:

Стараюсь обходиться минимальным количеством разделов: inbox для входящих задач/мыслей/всего подряд, work для оформленных рабочих задач, meeting для созвонов и встреч и wiki для заметок, мыслей и идей. Подробнее о разделах:

Теги:

Часть тегов появились или стали более актуальны, когда у меня появились менеджерские обязанности и люди в подчинении. Плюс я пришёл к удобному именованию тегов на английском языке из соображений скорости работы. Ввожу решетку и сразу начинаю писать тег, не переключая язык.

Если у вас несколько проектов, довольно удобно для каждого из них создать отдельный тег. Очевидно, опционально можно вводить и другие теги, например, idea (идея) для интересных мыслей.

Фильтры:

Когда задачи разложены по разделам и помечены тегами (как всё разложить расскажу ниже), нам надо в них ориентироваться. Не все нужно задачи делать сегодня, а по некоторым вообще непонятна дата исполнения. Если пользоваться только разделами, то получится некая такая мусорка. При этом часто одновременно нужны задачи из нескольких разделов (работа и встречи, например). Для себя я накрутил несколько фильтров.

У наших задач уже есть структура, они разбиты по разделам и помечены тегами. Как дальше с этим работать, что брать в работу и когда? Что в первый раз, что при каждом очередном просмотре inbox моя логика обработки примерно такая. Каждый раз просматривая inbox, раскидываем задачи, исходя из ваших приоритетов. Что-то нужно сделать завтра, что-то через неделю, что-то записать в базу знаний, что-то удалить. При просмотре inbox также смотрю на понятность формулировки и наличие деталей к задаче, если что-то непонятно – дописываю или ставлю задачу уточнить какие-то детали.

Главное – планировать на день выполнимое количество задач. Если попробовать формализовать задачу заполнения расписания по дням, то выходит так:

Попробуем рассмотреть мою работу на примере. Итак, начинается рабочий день.

По каждому пункту пройдёмся подробнее.

Пример обработки рабочей встречи. Я сам грешу бумагой, поэтому во время встреч часто записываю в блокнотик некоторые идеи и задачи. По завершении встречи я практически бездумно переношу всё в раздел inbox. Единственное, что при переносе можно указать дополнительные детали. Если среди того, что вы вносите, есть понятные задачи, с понятной датой начала исполнения, можно сразу добавить в раздел Работа с указанием даты. Напомню, что вносить стоит и совсем небольшие задачки. Например, передать Васе, что он должен завтра подготовить отчёт. Конечно, можно Васе сразу написать, но тогда вы отвлечётесь... Решать вам, мне удобнее сначала разобраться с результатами встречи.

Себе я купил TickTick premium, но, в целом, он не требуется. Подписка стоит 36$ в год, даёт календарь, хитрую статистику и разного по мелочи.

В телеграм-канале DevFM пишу о полезном для разработчика: инструментах, например, fcron, интересных хаках вроде запуска LLM прямо в шрифте, или об архитектурных схемах. А ещё у нас есть бесплатный курс cli-for-dev по Linux на степике, немного подкастов и видео. Вливайся!