Как мы избавили заказчика от лишней бюрократии и в 7 раз ускорили закупки для сотрудников

Все компании, до сих пор использующие бумажный документооборот, сталкиваются с похожими проблемами. Но сами проблемы иногда требуют нетривиальных решений.

Поделюсь нестандартным решением проблемы, от которой страдают многие компании с разветвленной филиальной структурой.

Кстати, в конце статьи вы узнаете, где можно скачать дорожную карту нашего решения.

Несколько слов о нашем клиенте – «Первом Мясокомбинате» из Нижнего Новгорода. Его пока нет в списке Форбс, но я горжусь сотрудничеством с таким клиентом, заряженным на развитие. Это ультрасовременное пищевое производство было построено 12 лет назад и за короткий срок стало лидером в своем регионе. А сейчас наращивает экспансию далеко за его пределами.

Предприятие провело цифровую трансформацию на базе 1C:ERP и MES-системы управления производством. А наша команда год назад внедряла у них 1С:Документооборот. Я рада, что проект получился результативным. Например, удалось на 20% сократить время согласования документов и внедрить уникальное решение для ускорения разработки новых продуктов питания.

Но была одна задача, за решение которой в рамках этого проекта управляющий предприятием Максим Плеханов сказал нам отдельное спасибо. О ней я и расскажу.

В «Первом Мясокомбинате» сегодня действуют 24 представительства в Москве, Калуге, Туле, Брянске и других российских регионах. У их сотрудников периодически возникают срочные расходы. Например, требуется оплатить съемное жилье, командировку, почтовую доставку документов и другой корреспонденции, услуги ремонтников, клинингового агентства и т.д.

Вот как процесс выделения денег головным офисом проходил раньше, до внедрения электронного документооборота.

Чтобы не ждать согласования аванса и присылки денег, сотрудник зачастую оплачивал расходы сам. Затем оформлял на бумажном носителе авансовый отчет, прикладывал чеки и отправлял в головной офис.

Письмо доставлялось почтой в Нижний Новгород (а если терялось в пути, процесс приходилось запускать заново). Отчет проходил согласование в добром десятке кабинетов. Причем, как вы понимаете, когда бумажные документы передаются из рук в руки, далеко не всегда участники цепочки могут застать коллег на месте.

Когда все подписи были собраны, деньги отправлялись в представительство. На то, чтобы сотрудник смог вернуть свои деньги в кассе, уходило до двух-трех недель.

А теперь давайте посмотрим, что было сделано в ходе проекта.

Положа руку на сердце, сотрудники, при всей своей готовности побыстрее решить задачи предприятия, не всегда тратили свои деньги эффективно с точки зрения самого предприятия. Нередко они оплачивали задачи, которые были у предприятия не в приоритете, могли быть отложены, выходили за бюджетные ограничения и т.д.. Но сотрудник, отсылая авансовый отчет на согласование, фактически, ставил предприятие перед фактом: коллеги, я уже потратил свои деньги – пожалуйста, верните.

Это удалось исправить, изменив логику бизнес-процесса. Теперь он проходит в два этапа:

Первый этап. Сначала сотрудник пишет служебную записку на выдачу денежных средств, указывая, на что и для чего предлагает их потратить. Служебная записка проходит согласование в 1С:Документообороте. При этом решение о выдаче денег принимается на основе данных, а не интуитивных догадок. Наши программисты ввели в систему финансовые аналитики, позволяющие, например, изучить статьи бюджета, из которого планируется выделить деньги.

Второй этап. Только если записка согласована, сотрудник получает деньги в кассе и тратит их на нужды предприятия. И лишь после этого формирует свой авансовый отчет в том же 1С:Документообороте.

На весь процесс сейчас уходит 2–3 дня – вместо двух-трех недель, как было раньше.

Обратите внимание: теперь сотрудникам, как правило, нет смысла платить за нужды предприятия своими деньгами, потому что они получают аванс в семь раз быстрее, чем раньше.

Конечно, и сейчас возможны форс-мажоры. Например, если служебный автомобиль сломается в пути, водитель имеет право заменить деталь за свой счет без предварительного согласования. Деньги ему вернут спустя те же 2–3 дня.

В чем тут была сложность?

Представительства «Первого Мясокомбината» не совпадают по размеру и оргструктуре. Поэтому исторически сложилось так, что их цепочки согласования отличались по составу участников. Фактически, от нас требовалось свести 24 старых сценария прохождения авансовых отчетов к одному новому универсальному маршруту согласования служебных записок.

Почему мы не могли просто «загнать» в систему все 24 сценария? Проверено практикой: когда пользователи видят в окне системы большое количество малопонятных для них маршрутов, то часто по ошибке выбирают самый неподходящий. Документ отправляется по заведомо неправильному маршруту и в итоге все равно будет отклонен. Инициатор и часть согласующих только зря потратят свое время, а обработку документа придется начать с нуля.

Нужно было решить и еще одну проблему. Старые цепочки согласования авансовых отчетов, как правило, включали больше специалистов, чем реально требовалось для принятия взвешенного решения. Например, в цепочке могли участвовать руководитель непрофильного отдела, два бухгалтера, коммерческий директор и др.

Наши аналитики описали все возможные сценарии, а затем с помощью специальных интеллектуальных условий объединили в один итоговый маршрут согласования служебных записок.

Теперь в процессе, как правило, участвуют 4 человека: непосредственный руководитель инициатора записки, управляющий, бухгалтер и кассир. Если заявка выходит за бюджетные рамки, к обсуждению подключается экономист.

Процесс не только стал простым, быстрым, понятным и устраивающим все региональные представительства. Одновременно удалось высвободить многие часы рабочего времени большого количества специалистов.

В чем главная «засада» согласования бумажного документа? Никто не может сказать, где он находится в данный момент. Застрял в чьем-то кабинете? По какой причине? Вызвал сомнения у согласующего? Или затерялся в кипе бумаг, погиб под опрокинутой чашкой кофе?

Все, кто когда-нибудь покупал товары на AliExpress и аналогичных площадках, могли оценить сервис трекинга движения товара к покупателю. Движение документов в системе электронного документооборота еще более наглядно и прозрачно. Все участники процесса, включая инициатора документа, видят в окне системы, у кого сейчас находится служебная записка, какие резолюции она уже получила, соблюдают ли участники цепочки сроки своего этапа согласования и т.д.

Если процесс нарушается, участники получают уведомление. Например, если сотрудник согласовал служебную записку, но забыл отправить авансовый отчет – система напомнит ему и бухгалтеру об этом.

Также менеджеры и бухгалтеры могут анализировать авансовую отчетность по видам запросов, подразделениям, сотрудникам, периодам времени.

Кстати, чтобы реализовать отчетность, правильную с точки зрения бухгалтерского учета, также пришлось применить нетривиальное решение.

Дело в том, что для авансовых отчетов используется унифицированная форма, менять которую нельзя. Все интервалы, ячейки и строки имеют определенный размер. А вводные данные содержали большое количество цифр, которые выходили за пределы ячеек. Не удавалось правильно вставить и суммы прописью. Нашему программисту пришлось разработать специальный алгоритм на языке 1С, позволяющий автоматически корректно укладывать все данные в свои ячейки.

Сейчас наша команда внедряет документооборот на «Волжском мясокомбинате» в Волгоградской области (его также возглавляет Максим Плеханов). Организационная структура и процессы у предприятий несколько отличаются, поэтому для некоторых задач приходится искать другие нестандартные решения. Но результат, надеемся, будет тот же: оптимизация и ускорение бизнеса.

В своем телеграм-канале «Бизнес в процессах» я разместила дорожную карту и шаблон обработки заявки и авансового отчета. Скачивайте, подписывайтесь на канал и получайте больше информации о том, как сделать свой бизнес эффективнее.