Как мы вернули в работу неработающий софт, оптимизировали складские процессы и увеличили прибыль

Многие считают, что навести порядок на складе и в учёте — легко. Сейчас и мы можем сказать, что ничего сложного в этом нет. Но сначала нам пришлось разбираться с излишками в отгрузках, менять конфигурацию системы учёта и даже обращаться к другому подрядчику за помощью в доработке мобильного софта. И это не считая того, что я сама вникала во все тонкости настройки программы и оборудования.

Скобы для степлера, биты, рулетки, отвёртки — это лишь мала часть того, что предлагает своим клиентам наша компания — ООО «БелЦентроИнструмент». Номенклатура сегодня насчитывает порядка 2000 артикулов и ежегодно растёт на 50-100 позиций. В ассортименте мелкоштучный товар, садовый инвентарь — секаторы, сучкорезы; всё, что касается ухода за газоном и поливки; лопаты, грабли, тяпки и т. д.

С 2014 года мы представляем российскую компанию «Центроинструмент» и являемся эксклюзивным дистрибьютором измерительных инструментов известных марок KAPRO (Израиль), TRUPER (Мексика), FINLAND (Финляндия) и других в Беларуси. А с недавнего времени реализуем и отечественную продукцию — от местных производителей.

Собственный склад напольного хранения в 740 м² — это очень удобно для размещения негабаритной продукции, как у нас. К тому же такой метод позволяет быстро отгружать большое количество различных товаров.

У нас есть собственный автопарк для регулярных маршрутов. И если вдруг случалось такое, что забыли загрузить одну коробку, экспедиторы возвращались и довозили. Поэтому рекламаций за недопоставки мы не получали.

Однако бывало, что кладовщики торопились с отгрузкой и отправляли дважды один и тот же заказ. Конечно, практически все расхождения мы находили во время переучёта. Но вот эти «расследования» и звонки клиентам с вопросом «А не завалялось ли у вас там 5 единиц, случайно?» сказывались не только на финансовой составляющей, но и на имидже и престиже компании: вроде как серьёзная организация, а какие-то мелкие недочёты случаются периодически.

Инвентаризации — это была отдельная боль. Мы распечатывали многостраничные инвентаризационные ведомости, пересчитывали все товары на складе руками, крыжили позиции… А потом ещё предстояло внести всё, что мы насчитали, в электронный вариант. Но и на этом сложности не заканчивались, так как нужно было ещё сформировать сличительную ведомость. И уже только после повторного пересчёта не сошедшихся по количеству позиций можно было подводить итоги. Потому что что-то могли посчитать дважды, а что-то — вообще не записать и не заметить.

Конечно, у нас и пересорты были. Например, в продукции со сложными артикулами. Такие товары визуально похожи, но отличаются по характеристикам и цене. Естественно, когда отгружали не то, что было нужно, не сходилась бухгалтерия.

Думаю, нет смысла говорить про времязатраты. Так как все, кто работают по бумажным носителям, с этим сталкиваются. Как и с человеческим фактором в целом, и с невнимательностью сотрудников в частности.

Изначально мы вели учёт в «1С: Бухгалтерия предприятия». Со временем поняли, что функционала недостаточно для анализа продаж, и подключили ещё и «1С: Управление торговлей». А ещё через 2 года пришли к тому, что учёт на «бумажке» перестал удовлетворять потребности бизнеса, и стали искать решение, которое бы позволило правильно и быстро проводить переучёт и исключить ошибки при отгрузках и сборке заказов.

Первым вариантом, который мы рассматривали, был обычный сканер штрихкодов. Но промониторив рынок, изучив всю эту систему, сравнив возможности, поняли, что просто сбор данных с привязкой к рабочему месту и к ПК нам не подходит. Нужно что-то более мобильное и автономное.

Потому что если у вас большой склад и, в принципе, большое количество товаров, то без терминалов сбора данных не обойтись. Основной плюс мобильного компьютера в том, что на нём есть вся та же информация об остатках, цене, характеристиках, что и в 1С. Но с этим устройством можно спокойно ходить по всему складу, проводить переучёт, укомплектовывать заказы. Нужно только выбрать хороший софт и настроить подключение по Wi-Fi или GSM.

А у нас самой главной задачей как раз и была необходимость максимально просто проводить инвентаризации из любой точки склада.

С выбором софта и оборудования нам помогли специалисты компании «Тусон», которым мы обратились за помощью. Они предложили автоматизацию на базе программного обеспечения «Клеверенс» и терминалов сбора данных АТОЛ Smart.Slim и помогли с внедрением.

Но через некоторое время стало понятно, что без доработок в ПО мы просто не сможем работать. Только этот процесс затянулся у нас в общей сложности на полгода, в течение которого мы не могли полноценно использовать приобретённые оборудование и софт.

В типовом процессе комплектации можно открыть документ на ТСД и приступить к сканированию штрихкодов. А после завершения операции на устройстве в 1С сформируется счёт, и на его основании — накладная.

А у нас как раз всё наоборот:
• сначала мы создаем в системе учёта счёт,
• выгружаем его на ТСД,
• считываем ШК,
• проверяем, насколько правильно подобран заказ, чтобы не было отклонений от документа,
• при этом в 1С не должно автоматически создаваться никаких лишних документов и дополнительных счетов.

Мы долго не понимали, как можно реализовать такой механизм на нашем складе. Настройка «Клеверенса» для рядового пользователя достаточно сложная. Мне пришлось самостоятельно вникать и разбираться, какую кнопочку нужно нажать, какие параметры выбрать.

Затем ещё какое-то время мы искали подрядчика, который сможет выполнить доработки. Так как в Беларуси нам не смогли доработать «Клеверенс». И вот этот период в 6 месяцев был для нас очень сложным. Потому что мы сразу взяли 3 лицензии «Склада 15», три терминала, потратили ощутимые для компании деньги, а желаемого результата не получили.

Тот год и без того был непростым в плане товарооборота для нас, и мы уже даже готовы были отказаться от автоматизации. Но в итоге обратились к разработчику ПО.

Заместитель руководителя отдела продаж по работе с партнёрами «Клеверенса» Эдуард Рафиков пояснил, что «Клеверенс» — вендор с собственной сетью дистрибьюторов, которые занимаются только продажей лицензий, и интеграторов, которые как раз делают доработки в программных продуктах. После чего Эдуард познакомил меня со специалистами компании «МэйнСервис».

Интеграторы «МэйнСервиса» буквально за один день настроили софт. Сейчас по необходимости помогают нам с обновлениями системы, консультируют. Например, когда в конце 2022 года мы переходили на другую платформу 1С, было страшно, что слетят настройки «Клеверенса» и остановится работа склада.

Но Александр успокоил, что восстановят работу в течение пары часов. Так и получилось. В целом на решение любых наших вопросов у специалистов «МэйнСервиса» уходит минимум времени.

На текущий момент у нас 6 терминалов. На старте мы приобрели только 3 мобильных компьютера — АТОЛ Smart.Slim. А ещё 3 терминала — АТОЛ Smart.Prime — взяли в 2024 году. Кладовщики в восторге, что новые терминалы работают быстро и не зависают. Со старыми моделями уже даже не хотят работать. Возможно, в скором времени полностью заменим парк ТСД.

У «Клеверенса» есть очень удобная опция коллективной работы — когда несколько сотрудников могут обрабатывать один документ с разных устройств. Мы пользуемся ею во время проведения инвентаризаций.

И несмотря на то, что склад стал больше, работа заметно ускорилась, а время на выполнение операций сократилось минимум в два раза. Если раньше вручную мы, условно говоря, считали 4 стеллажа за час, то сейчас за это же время считаем 12. При этом не нужно ничего записывать и повторно проверять артикулы, нет ошибок. Например, на последний переучёт вместе с подведением итогов мы потратили всего 8-10 часов — один рабочий день.

Отпала необходимость распечатывать 3-5 ведомостей, делить склад на участки и закреплять их за сотрудниками, сводить в один документ итоги пересчёта. Программное обеспечение объединяет данные автоматически. Влияние человеческого фактора свели к 0, уже нет недогрузов и пересортов. То есть у нас практически на каждом этапе сейчас двойной контроль. А самое главное преимущество автоматизации учёта с «Клеверенсом» и ТСД в том, что их внедрение экономит наши время и деньги.

«Клеверенс» также предоставил нам обучающие материалы и видео по работе со «Складом 15» — очень наглядные и понятные инструкции. Я сначала сама всё изучила, после чего провела обучение для кладовщиков.

Приятно, что разработчик не остался в стороне, когда мы пришли с вопросами про доработки. Специалисты компании «МэйнСервис» компетентны, всегда на связи и открыты для сотрудничества. Хочется пожелать, чтобы «Клеверенс» не останавливался на достигнутом, продолжал развивать свои программные продукты и поддерживал пользователей на всех этапах.