Как спрыгнуть с операционки для выполнения задач масштабирования бизнеса? Делегирование как перепоручение своей работы на новом уровне

…Только на третий день индеец Зоркий Глаз заметил, что в камере нет четвёртой стены.

Анекдот

Мария Беляева, основатель РусПленки и Пакман Групп, о своем пути в бизнесе пишет, что в определенный момент ей пришлось «...нанять персонал и спрыгнуть с операционки для выполнения задач масштабирования бизнеса»:

«Одна за всех. Бизнес на миллиард.

С первых дней моей предпринимательской жизни я работала одна, занимаясь одновременно закупками и продажами. Это был невероятно сложный период, но я не сдавалась. Пять лет без отпусков и выходных. Время, когда ты буквально живешь бизнесом

Путь не был гладким

В 2018 году мы столкнулись с первым факапом: из-за расфокусировки в продуктовой линейке и неправильного менеджмента компания понесла убытки в размере более 45 млн. рублей. Мне пришлось вернуться в операционную деятельность и вывести компанию из кризиса».

Если вы мните, что вы "и швец, и жнец, и на душе игрец", то обычно вам приходится все это делать на средненьком уровне, нагружать себя как верблюда для перехода через Сахару. Хорошо, если счёт на месяцы, а не на десятки лет. Иначе вы быстро приведете себя не к успеху, а в кабинет психотерапевта.

Вопросы звучат в головах зачинателей своего дела одни и те же в разных уголках не только нашей страны, а всего мира:

«Как мне лучше нанять людей, которые разбираются и хотят делать то, что я или не знаю, или не умею и недосуг учиться, или банально загружен так, что скоро забуду как выгляжу в зеркале, а не в отражении монитора, чем самому тянуть это все на себе?»

Пример из комментариев к одному из материалов по делегированию:

«Когда обороты маленькие, как у меня, например - единичный большой заказ, то я спокойно нанимаю помощников и оставляю за собой только контролирующую роль. Главное ­­­­­­­- не забывать про тестовые задания (оплачиваемые) или тестовый период для контроля КПД.

А в крупном бизнесе лучше не столько "делегировать", сколько создавать автономную систему, которая изначально будет построена так, чтобы ты не занимался текучкой, а думал о том, как повысить обороты уже имеющегося».

Так в чём разница между делегированием и наймом сотрудников, вы же делегируете свои обязанности своему наёмному сотруднику. Какая разница кому делегировать, задача от этого не меняется, остаётся той же - разгрузить руководителя?

Дело – в качестве. Обязанности в найме – согласно госпрофстандарту, а в делегировании – так, как мне в данных процессах нужно. Штат – это список порученцев по отдельным направлениям. А бизнес-ассистент – это весь штат в одном человеке. Остается определиться в объемах задач и производства, сервиса, услуг и принять решение о количестве «порученцев».

В дорожно-строительных и прочих строительных компаниях понятия заказчик, подрядчик, субподрядчик сильно бесили мою знакомую, бывшего администратора управления учебного заведения. Зачем такая длинная цепочка исполнителей? Ей было невдомек в начале коммерческой деятельности о таком делегировании в крупных компаниях. Заказчик в Московской области, подрядчик в Краснодарской, субподрядчик в Кемерово, а объект строительства в Калининграде… Се ля ви.

Согласно исследованию профессора Лондонской бизнес-школы Джона Ханта, делегируют полномочия и делают это успешно только 10 % менеджеров.

Так что же вы хотите – создать систему или нанять помощника, личного ассистента или бизнес-ассистента? Итого у нас с вами четыре варианта развития событий.

1. Создать систему можно глядя на классические предприятия

Есть администрация, выдающая предписания ниже и ниже. И есть исполнители, считающие эти предписания-обязанности обеспечителями своей заработной платы. Сделал – получил. Не сделал – не получил. Найм можно поручить аутсорсинговому наймиту, по-современному эйчару, который за вами ограниченный срок предоставит вам нескольких кандидатов или целый цех производственников, которые смогут с вами заключить договор о подряде на заказ и в последующем вы будете более осведомлены о расходной части всей этой котовасии.

2. Нанять помощника

Часто помощники вырастают из секретарей. Как бы ни обижались секретари, все-таки их функции – помогающая профессия. Они помогают руководителю и они же помогают коллективу компании. Как только секретарю становится скучно, он либо создает свою компанию и уже помогает ей вырасти в большое предприятие по образу и подобию либо начинает воплощать пройденный курс «Как быстро вырасти в найме»и больше берет на себя задач руководителя и становится помощником руководителя, а там и до зама рукой подать.

3. Что за птица - личный ассистент?

Всем сразу приходит на ум название фильма «Дъявол носит прада», конечно. Это исключительно исполнительный субъект с любым образованием не ниже высшего и амбициями не ниже ваших. Отлично социализированный в окружающей действительности, знает все ближайшие дома быта и кофейни, а также их услуги и меню. Слетает, сбегает и сверстает всё на лету и будет этому счастлив только по одной причине – запредельная лояльность к вам как гуру его области интересов!

На моем мастермайнде в марте-апреле услышала диалог двух участниц. Они тихонько обсуждали вакансии офис-менеджера или секретаря. Одна другой с радостью сообщила о вакансии личного помощника у самой Натальи Грейс! Вторая была в ужасе от такого предложения и посетовала, что этот ужас в нее вселила публикация в сети всех перипетий профессии предыдущей личной помощницы… Лояльность – важна! Все трудности меркнут перед влюбленностью в общее дело.

4. Бизнес-ассистент и конкурент – есть ли разница?

На практике освоить делегирование удается не всем. Трудности возникают даже у явных лидеров и прирожденных руководителей.

Моя знакомая с 90-х десять лет торговала на рынке наемным продавцом. Так вот история, которая постоянно случалась, это когда продавец штор через полгода сама открывала палатку со шторами, а продавец детской одежды и обуви становилась ООО «Кай и Герда» и сама уже нанимала продавцов.

Так же становится небезопасно, когда в компании увольняется начальник отдела проектных продаж и тихонько уносит с собой проекты инженеров. Встречаются эти люди уже на тендерах в сети и каждый доказывает свое право на проект и получение заказа. Героиня этой истории доказала, что проект её. Это ничуть не расстроило ее бывшего коллегу: бизнес и ничего личного.

Участница моего мастермайнда работала офис-менеджером и помогала отделу закупок находить нужные. Так вот она пришла в …ммм… как-бы сказать, ооочень большом удивлении к директору и сказала: они НАШЕ КП выставили на закупку, как это возможно?! Возможно. Будьте готовы, как говорится.

Это уже область авторского права, коммерческой и информационной безопасности. Хорошо бы на досуге почитать.

Ага, так вот, мы про бизнес-ассистента. Согласитесь, и инженер со своим проектом и секретарь оказались достаточно лояльны компании, чтобы стать бизнес-ассистентами. Но обеих на данном этапе устраивает их место и они там. Скажу как производственник, они пока что бесценны и незаменимы каждая на своих местах.

Так где же искать этот глаз-алмаз, эти руки-базуки и чем привлечь, чтоб «прыгнул к нам в руки»? Вся жизнь – сплошной эксперимент. Готовые ответы в сказках, но и там одни намеки.

Классика:

- хедхантер. Сайт найма белых воротничков. Специалистов с высшим образованием и амбициями, плюс которым не лень заполнить резюме на сайте. Так и пишут, что ищут позицию ассистента от 100 000 ( а некоторые от 300 000) и перечисляют весь свой референс;

- список работных сайтов от раздела на Авито до Город работ.ру также содержит огромное количество соискателей на место рядом с вами;

- профессиональные сообщества в Телеграме и на других площадках социальных сетей, где вы тусите по личным делам и по нуждам своего бизнеса с коллегами и конкурентами.

Осталось лишь определить, что вам от них желать и как проверить навыки и компетенции. Понадобится тестовое задание в русле ваших процессов.

Например: написать ответное письмо с отказом, но прямо об отказе не писать. Или дать исходные данные и шаблон договора. Пусть заполнит и пришлет. И в целом, уже по резюме видно что делал кандидат: если шаблонные фразы «сопровождение продаж», то не очень. А если «разместила СТЕ (стандартную торговую единицу, товар) на ЭТП (электронной торговой площадке) по запросу контрагента из бюджетной сферы, согласовала с техподдержкой сайта ускоренное размещение. И заработала для компании репутацию надежного поставщика и премию в размере 20% от продажи за инициативу и самостоятельность» - то прекрасно!

Ленивые откажутся. Отсев произойдет сам собой. Некоторые кандидаты пришлют ответ в стихах, правда-правда! Остальные сухо и деловито выполнят ваш тест и вам останется только уловить: созвучны ли их ответы предположительным вашим – и все!

Страшно нанимать ассистента и непонятно до конца, что поручить этому человеку?

Потратьте время на составление образа и список навыков для своего ассистента и уж поверьте, человек на этот список из окружающей действительности обязательно найдется!

Если для специалиста инженерного отдела важен автокад и знания конструкций где-то зданий, где-то сооружений, а на секретаря требуется человек с гуманитарным складом прежде всего, то вам нужен гибрид. Да-да, гибрид. Эксель для отчетов, Битрикс для планирования, Ворд для проектов писем и заявок и грамотный русский, чтоб не раздражать заказчика грамар-наци:

- есть сценарий, готовы выступающие и презентация, а ведущий заболел. Есть красивое платье? Завтра ты – ведущая!

- благотворительный вечер в Доме престарелых на 84 человека, сможешь из готовой еды и посуды накрыть и обслужить в одиночку? Я улетаю на конференцию в Анталью, билет подарили.

В общем, человек, настроенный «за тебя», все сделает как надо. Он учился сервировке и знает культуру заведений хореки, пользуется гаджетами и цифровыми устройствами, не боится сцены и защитит тебя в перестрелке. Последнее излишне. Но красиво звучит, да?

Спаситель не придет. Это раз. Турбулентность мирового беспорядка длится уже много лет и не собирается отходить на покой. Это два. А мы хотим жить, любить, работать и зарабатывать, создавая культурные и материальные ценности, чтобы не было «мучительно больно за бесцельно прожитые годы», верно?

Отсюда напрашивается вывод: в одиночку ни люди не рождаются, ни бизнес не строится.

Лучше пошевелить зачатки своей коммуникабельности, а это и общительность и открытость с публичностью. И пойти в мир с широко открытыми глазами, заявляя о себе и своих потребностях, потому что вам не стыдно ни за себя, ни за свой бешено прибыльный бизнес-план, ни за свои декларируемые ценности для себя и для мира!

Больше материалов в моём телеграм-канале https://t.me/irma_ounas

Приходите, делитесь инсайтами в комментариях, мне важна обратная связь!