Идеальный кейтеринг делового мероприятия. Самая подробная инструкция по организации питания

Деловые мероприятия – это не просто встречи, это площадки для налаживания связей, заключения сделок и достижения новых высот. А успешное мероприятие – это не только интересная программа и качественная презентация, но и забота о комфорте и удовлетворении гостей. Именно здесь на сцену выходит кейтеринг, играющий ключевую роль в формировании впечатления о мероприятии.

В этой статье мы разберем ключевые аспекты организации идеального кейтеринга для делового мероприятия, уделив внимание выбору кейтеринговой компании, составлению меню, сервировке и другим важным деталям.

Наша статья адресована организаторам мероприятий, менеджерам, event-агентствам и всем, кто заинтересован в том, чтобы сделать деловые мероприятия не только продуктивными, но и приятными для участников. Приготовьтесь погрузиться в мир вкусной и стильной организации питания на вашем мероприятии.

Итак, ЛЕТИМ!

Прежде чем приступать к выбору кейтеринговой компании и составлению меню, необходимо четко определить цели и формат мероприятия. Именно от этого будет зависеть выбор типа кейтеринга и его содержание.

Цели мероприятия

· Презентация. Знакомство с продуктом, услугой или компанией.

· Конференция. Обмен информацией, обсуждение актуальных тем.

· Семинар. Обучение, повышение квалификации.

· Корпоративный праздник. Сплочение коллектива, мотивация сотрудников.

Формат мероприятия

· Коктейль. Неформальная атмосфера, легкие закуски, напитки.

· Фуршет. Стоячий прием, разнообразные канапе, закуски, небольшие порции.

· Банкет. Сидячий прием, полноценный обед или ужин, с обслуживанием официантами.

· Кофе-брейк. Короткая пауза, кофе, чай, легкие закуски.

Пример

Если мероприятие – это презентация нового продукта, целью которой является знакомство с его преимуществами и вызов интереса у потенциальных клиентов, то формат коктейля или фуршета будет более уместен, чем банкет. В этом случае меню должно быть легким, чтобы гости могли свободно общаться и дегустировать предлагаемый продукт.

Вывод

Определение целей и формата мероприятия – это первый шаг к успешной организации кейтеринга. Правильный подход позволит сделать мероприятие более эффективным, увлекательным и запоминающимся для всех гостей.

Выбор кейтеринговой компании – это ответственный шаг, от которого зависит качество и успех вашего мероприятия. Важно учесть следующие критерии:

1. Опыт и репутация

· Опыт работы. Изучите портфолио компании, узнайте о количестве и масштабе проектов, которые она реализовала.

· Отзывы клиентов. Прочитайте отзывы других клиентов о качестве обслуживания, вкусе блюд и репутации компании.

· Наличие сертификатов. Убедитесь, что компания соответствует санитарным нормам и имеет необходимые сертификаты, гарантирующие качество продукции и безопасность обслуживания.

2. Качество продукции

· Ингредиенты. Узнайте, какие ингредиенты используются в блюдах. Предпочтение отдавайте свежим, сезонным продуктам от проверенных поставщиков.

· Кулинарная школа. Поинтересуйтесь, имеет ли компания свою кулинарную школу или работает с шеф-поварами.

· Пробная дегустация. Закажите пробную дегустацию блюд, чтобы убедиться в качестве и соответствии вашим вкусам.

3. Соответствие ценовой политике

· Сравнительная таблица. Соберите предложения от нескольких компаний, сравните цены и услуги.

· Дополнительные услуги. Уточните, включены ли в стоимость кейтеринга дополнительные услуги (сервировка, посуда, аренда оборудования).

· Гибкость. Проверьте, гибкая ли ценовая политика компании, готовы ли они предложить индивидуальные предложения.

4. Процесс отбора и сравнения предложений

· Запрос на предложения. Отправьте запрос на предложения с подробным описанием вашего мероприятия (формат, дата, количество гостей, меню).

· Сравнительная таблица. Создайте сравнительную таблицу, в которую внесите все ключевые параметры предложений, чтобы упростить процесс сравнения.

5. Рекомендации по поиску надежных кейтеринговых компаний

· Отзывы и рекомендации. Попросите советы у знакомых, которые уже пользовались услугами кейтеринговых компаний.

· Профессиональные мероприятия. Посетите выставки и конференции, где представлены кейтеринговые компании.

· Вы можете не заниматься этим самостоятельно, а делегировать организацию кейтеринга для мероприятия коммуникационному агентству «Летим».

Заключение

Выбор кейтеринговой компании – это важный шаг, который требует тщательного анализа и сравнения. Следуя вышеперечисленным советам, вы можете найти надежного партнера, который предоставит качественные услуги и поможет сделать ваше мероприятие по-настоящему успешным.

Меню – это сердце кейтеринга, которое отражает тон мероприятия и влияет на впечатления гостей. При составлении меню следует учесть 7 главных пунктов.

1. Формат мероприятия

· Коктейль/фуршет. Легкие закуски, канапе, мини-бутерброды, тарталетки, фрукты, десерты.

· Банкет. Холодные и горячие закуски, супы, основные блюда (мясные, рыбные, вегетарианские), десерты.

· Кофе-брейк. Кофе, чай, соки, выпечка, мини-бутерброды.

2. Целевая аудитория

· Возраст. Учитывайте предпочтения в еде и напитках разных возрастных групп.

· Культурные особенности. При необходимости предусмотрите блюда, соответствующие национальным традициям гостей.

· Диетические ограничения. Уточните наличие аллергий и диет у гостей (вегетарианство, веганство, диабет).

3. Сезонность

· Свежие продукты. Используйте сезонные продукты для достижения лучшего вкуса и свежести.

· Ассортимент. Предложите разнообразные блюда с учетом сезонных продуктов.

4. Бюджет

· Планирование расходов. Определите бюджет на питание и составьте меню, исходя из доступных средств.

· Варианты экономии. Изучите возможности оптимизации меню, например, включение в меню более бюджетных блюд, использование сезонных продуктов, сокращение разнообразия.

5. Эстетика

· Внешний вид. Уделите внимание внешнему виду блюд, декорациям, сервировке, подбору посуды.

· Сочетание вкусов. Создайте гармоничное сочетание вкусов и текстур в блюдах.

6. Дополнительные элементы меню

· Напитки. Предложите широкий выбор напитков, учитывая предпочтения гостей (алкогольные и безалкогольные напитки, вода, соки).

· Десерты. Включите в меню разнообразные десерты (торты, пирожные, фруктовые салаты).

7. Дополнительные советы

· Предложите альтернативы. Для гостей с диетическими ограничениями подготовьте отдельные меню или варианты блюд.

· Профессиональный подход. Сотрудничайте с кейтеринговой компанией, которая поможет вам разработать оптимальное меню.

· Пробная дегустация. Закажите пробную дегустацию меню, чтобы убедиться в его качестве и соответствии вашим ожиданиям.

Вывод

Составление меню – это творческий процесс, который требует внимания к деталям. Учитывая все вышеперечисленные факторы, вы можете создать меню, которое станет идеальным дополнением к вашему деловому мероприятию и оставит у гостей только положительные эмоции.

Напитки – неотъемлемая часть любого мероприятия, особенно делового. Правильно подобранный ассортимент напитков создает атмосферу комфорта, способствует общению и улучшает общее впечатление о событии.

1. Учитывайте формат мероприятия

· Коктейль/фуршет. Легкие алкогольные и безалкогольные напитки (вино, шампанское, пиво, соки, вода).

· Банкет. Более широкий выбор алкогольных и безалкогольных напитков (вино, шампанское, крепкие напитки, соки, вода), учитывая меню.

· Кофе-брейк. Кофе, чай, соки, вода.

2. Сезонность и время года

· Лето. Холодные напитки, фруктовые соки, освежающие коктейли.

· Зима. Горячие напитки (глинтвейн, горячий шоколад), согревающие коктейли.

3. Предпочтения гостей

· Алкогольные напитки. Уточните у гостей, предпочитают ли они вино, шампанское, крепкие напитки.

· Безалкогольные напитки. Предложите разнообразный выбор соков, воды, минеральной воды, безалкогольных коктейлей.

· Специальные напитки. Учтите наличие гостей с диетическими ограничениями (например, безалкогольные напитки для водителей).

4. Сервировка и подача

· Холодные напитки. Поставьте напитки в холодильник или используйте ледяные ведра.

· Горячие напитки. Предложите термосы с горячими напитками или организуйте отдельную зону с кофемашиной.

· Стаканы и бокалы. Подберите подходящую посуду для разных типов напитков.

5. Дополнительные советы

· Не забудьте о воде. Предложите гостям разнообразную воду (минеральную, газированную, негазированную).

· Продумайте систему обслуживания. Организуйте бар или зону с напитками, где гости смогут самостоятельно выбрать напитки.

· Предложите индивидуальные напитки. Порадуйте гостей специальными напитками (например, фирменный коктейль мероприятия).

· На площадке для мероприятий Старт Хаб действует пробковый сбор и вы можете самостоятельно решить вопрос с напитками.

Вывод

Правильно подобранные напитки – это важный элемент, который подчеркивает внимание к деталям и создает комфортную атмосферу. Следуйте этим советам, и ваши гости смогут насладиться напитками на вашем деловом мероприятии.

Сервировка и презентация блюд – это неотъемлемая часть кейтеринга, которая влияет на общее впечатление от мероприятия. Красивая сервировка создает атмосферу уюта и стиля, а эффектно презентованные блюда повышают аппетит и делают прием пищи еще приятнее.

1. Выбор посуды

· Соответствие формату. Для фуршета подойдут небольшие тарелки, закусочные тарелки. Для банкета – стандартные обеденные тарелки, супницы, салатники.

· Стиль мероприятия. Подберите посуду, соответствующую стилю мероприятия (классическая, современная, тематическая).

· Качество и практичность. Посуда должна быть качественной, удобной в использовании, и легко мыться.

2. Сервировка стола

· Скатерти и салфетки. Выберите скатерти и салфетки соответствующего цвета и фактуры, гармонирующие с посудой и общим стилем.

· Декоративные элементы. Добавьте декоративные элементы (цветы, свечи, вазы) для создания уютной атмосферы.

· Расположение столовых приборов. Разложите столовые приборы в правильном порядке, учитывая последовательность подачи блюд.

· Расположение бокалов. Разложите бокалы в соответствии с типом напитков, которые будут подаваться.

3. Презентация блюд

· Аккуратность. Блюда должны быть аккуратно выложены, украшены зеленью, соусами и прочими декоративными элементами.

· Разнообразие. Предложите гостям широкий выбор блюд с разнообразными вкусами и текстурами.

· Креативность. Подумайте о нестандартной подаче блюд, чтобы привлечь внимание гостей и сделать сервировку еще более интересной.

· Температура. Следите за температурой блюд. Горячие блюда должны быть горячими, а холодные – холодными.

· Чистота. Убедитесь, что посуда и столовые приборы чистые и без пятен.

4. Дополнительные советы

· Сотрудничество с кейтеринговой компанией. Попросите кейтеринговую компанию помочь вам с сервировкой и презентацией блюд.

· Профессиональный подход. Наймите официантов для сервировки стола и подачи блюд.

· Фотографирование. Сделайте красивые фотографии стола и блюд для социальных сетей и медиа-материалов.

Вывод

Сервировка и презентация блюд – это неотъемлемая часть организации мероприятия. Уделите достаточно времени этим деталям, и ваши гости останутся впечатлены не только вкусом блюд, но и общей атмосферой мероприятия.

Организация персонала – это ключевой момент в успехе любого мероприятия, особенно когда речь идет о кейтеринге. Правильно подобранный и обученный персонал обеспечивает комфортную обстановку, качественное обслуживание гостей и бесперебойную работу всего мероприятия.

1. Определение потребностей

· Количество персонала. Рассчитайте необходимое количество персонала, исходя из формата мероприятия, количества гостей и спектра услуг, которые будут предоставляться.

· Спектр услуг. Определите, какие услуги будут предоставляться персоналом. Встреча гостей, обслуживание столов, подача блюд, уборка, барменские услуги и т.д.

· Профессиональный состав. Подберите персонал с необходимыми навыками и опытом работы в сфере кейтеринга (официанты, бармены, повара, технический персонал).

2. Подбор и обучение персонала

· Проведение собеседований. Проведите собеседования с кандидатами, чтобы оценить их профессиональные качества, опыт работы и коммуникативные навыки.

· Проверка рекомендаций. Проверьте рекомендации кандидатов, чтобы убедиться в их компетентности и надежности.

· Обучение персонала. Проведите обучение персонала, чтобы они были знакомы с меню, стандартами обслуживания, правилами поведения и процедурами безопасности.

· Униформа. Обеспечьте персонал униформой, соответствующей стилю мероприятия.

3. Организация работы персонала

· Распределение обязанностей. Разделите обязанности между сотрудниками, чтобы обеспечить эффективное обслуживание гостей.

· Координация действий. Назначьте ответственного за координацию действий персонала, который будет контролировать выполнение задач и решать возникающие вопросы.

· Обучение стандартам обслуживания. Обучите персонал стандартам обслуживания, таким как приветствие гостей, обслуживание столов, подача блюд, ответы на вопросы, разрешение конфликтных ситуаций.

· Соблюдение этики. Проведите инструктаж по этике общения с гостями, чтобы персонал вел себя профессионально и корректно.

4. Полезные советы

· Сотрудничество с кейтеринговой компанией. Кейтеринговая компания, как правило, предоставляет свой персонал, который обладает необходимым опытом и квалификацией.

· Дополнительные услуги. Подумайте о дополнительных услугах, которые могут потребоваться, например, фотограф, видеооператор, музыкант.

· Обеспечение безопасности. Организуйте систему безопасности на мероприятии, чтобы обеспечить безопасность гостей и персонала.

Вывод

Правильная организация персонала – это залог успешного мероприятия. Внимательно планируйте состав персонала, его обучение и работу, и ваш кейтеринг станет по-настоящему эффективным и комфортным для гостей.

Дополнительные услуги - это то, что делает ваше мероприятие особенным и запоминающимся. Они способны создать уникальную атмосферу, развлечь гостей и повысить уровень сервиса.

1. Декор и оформление

· Тематическое оформление. Выберите стиль оформления, соответствующий теме мероприятия.

· Цветовая гамма. Подберите цветовую гамму, которая будет гармонировать с декором и общей атмосферой.

· Флористика. Украсьте помещение цветами, создав уютную и праздничную атмосферу.

· Освещение. Используйте освещение для создания атмосферы и акцентирования внимания на важных деталях.

· Мультимедиа. Используйте мультимедиа-проекторы, видеоэкраны, музыкальное оборудование для оформления мероприятия.

2. Развлекательные мероприятия

· Музыкальное сопровождение. Наймите музыкантов, DJ, организуйте музыкальную группу.

· Шоу-программа. Предложите гостям развлекательную программу. Выступления артистов, танцевальные номера, иллюзионные шоу.

· Фото- и видеосъемка. Закажите фотографа и видеооператора для создания красивых фото- и видеоматериалов.

· Игровые зоны. Организуйте игровые зоны с настольными играми, спортивными тренажерами или видеоиграми.

· Мастер-классы. Проведите мастер-классы по кулинарии, рисованию, декорированию и т.д.

3. Важно помнить и о других услугах

· Трансфер. Обеспечьте транспорт для гостей, которые нуждаются в нем.

· Парковка. Предоставьте парковку для автомобилей гостей.

· Интерпретация. Обеспечьте услуги переводчика, если на мероприятии присутствуют гости, говорящие на разных языках.

· Техническая поддержка. Обеспечьте техническую поддержку для работы оборудования.

4. Дополнительные возможности

· Соответствие формату. Подбирайте дополнительные услуги, которые соответствуют формату мероприятия.

· Бюджет. Учитывайте бюджет мероприятия, чтобы выбрать услуги, которые будут доступны.

· Индивидуальный подход. Подумайте об индивидуальных услугах для гостей (например, именные сувениры).

Вывод

Дополнительные услуги - это возможность сделать ваше мероприятие особенным. Помните, что чем больше внимания вы уделяете деталям, тем более успешным будет ваше мероприятие.

Планирование бюджета и контроль расходов - это неотъемлемая часть успешной организации кейтеринга. Грамотный подход к финансовой стороне мероприятия позволит вам избежать неожиданных трат, оптимизировать расходы и обеспечить качественное обслуживание гостей.

1. Определение бюджета

· Определение целей. Определите, какие цели вы хотите достичь, организуя мероприятие. От этого зависит уровень ожидаемых расходов.

· Планирование затрат. Разделите общие расходы на категории. Кейтеринг, аренда помещения, персонал, дополнительные услуги, декор, оформление и т.д.

· Составление сметы. Составьте детальную смету расходов, включая стоимость каждой категории и планируемые объемы.

· Учет неопределенности. Заложите в бюджет дополнительные средства на непредвиденные расходы (10-15% от общей суммы).

2. Контроль расходов

· Ведение учета. Создайте систему ведения учета всех расходов. Квитанции, счета, чеки.

· Сравнение с бюджетом. Регулярно сравнивайте фактические расходы с запланированными, чтобы выявлять отклонения и корректировать бюджет.

· Поиск возможностей оптимизации. Изучите возможности оптимизации расходов. Переговоры с поставщиками, поиск альтернативных вариантов услуг, использование более бюджетных материалов для декора.

· Документация. Сохраняйте все финансовые документы для отчета и контроля.

3. Дополнительные советы

· Работа с профессиональной кейтеринговой компанией. Кейтеринговая компания окажет вам помощь в планировании бюджета и контроле расходов.

· Своевременные оплаты. Своевременно оплачивайте счета поставщикам, чтобы избежать штрафов и проблем с доставкой.

· Поиск скидок и бонусов. Ищите скидки и бонусы от поставщиков услуг, чтобы сэкономить.

Вывод

Планирование бюджета и контроль расходов – это важные шаги в организации кейтеринга. Грамотный подход к финансовым вопросам позволит вам сэкономить деньги и обеспечить успешное проведение мероприятия.

10. Заключение

Идеальный кейтеринг – это инвестиция в успех вашего мероприятия. Правильно организованное питание не только удовлетворит гостей, но и подчеркнет статус мероприятия, способствуя достижению ваших бизнес-целей. Выбирайте надежного поставщика, учитывайте предпочтения гостей и не забывайте об оформлении – и ваше мероприятие запомнится надолго.

Коммуникационное агентство «Летим» готово помочь вашему мероприятию не только с кейтерингом, но и со всеми элементами успешного события:

· Подобрать самый лучший зал в Москве и не только

· Организовать медиа поддержку мероприятия

· Полное создание уникальных событий

Наш Телеграм-канал Ивенты по расчёту - обратная сторона ивент-маркетинга: как работает, как окупается, какую пользу дает бизнесу. Не забудь подписаться!