Как и зачем мы используем чек-листы в работе

Всем привет, я — Саша Комбаров, CEO в Пиробайт. Мы разрабатываем сервисы и мобильные приложения. А еще делимся документами для диджитал: https://t.me/regulations_pyro_bot

Чтобы разрабатывать проекты высокого качества, мы составляем чек-листы. Решил рассказать, как это делаем и каких результатов добились

Что такое чек-лист?

Для чего нужен чек-лист в IT?

Плюсы чек-листов

Чек-лист — как правильно?

Сервисы для создания чек-листов

Чек-лист (англ. checklist) — структурированный список задач, элементов, свойств, факторов, полезный инструмент, помогающий упростить и упорядочить работу. Перекочевало оно в русский язык, конечно же, из английского.

«За подписку дарим чек-лист», «так, надо подготовиться к отпуску и составить чек-лист», «коллеги, чтобы вам было проще войти в проект, расшарили чек-лист». Это слово уже стало мейнстримом и используется в разных контекстах.

А вы знали, что возникновение этого удобного инструмента связано с авиацией? В 1930-х американская армия заказала новые самолеты — тяжелый бомбардировщик Boeing Model 299. Испытания прототипа прошли неудачно: аппарат остановился в воздухе, упал и загорелся. Над новым самолетом сразу повисло клеймо: человек не может им управлять.

В этом есть доля правды, так как управление было сложнее, чем на других самолетах того времени. Производитель самолетов не сдался и не снял их с производства, а придумал контрольные списки с четкими указаниями, что, как и когда делать пилотам. Выглядел этот чек-лист подобным образом:

Авиация и IT-сфера отчасти похожи. Забыл о каком-то важном этапе разработки, не протестировал баги, упустил одну из маленьких задач — ожидай проблем в конце. Как и в пилотировании самолета, важно выполнять задачи одинаково слаженно. В этом и помогают чек-листы.

Не стоит также забывать, что возможности человеческого мозга не безграничны. Иногда сложно держать нужную информацию в уме в правильном и структурированном порядке. Успех работы над проектом в нашей веб-студии напрямую зависит от всех этапов начиная от предпроектной аналитики и заканчивая версткой и тестированием.

Чек-листы помогают сделать работу соответствующую стандартам студии, не упустив ни один из подэтапов. Мы работаем с чек-листами на весь проект и отдельными для каждого этапа: от аналитики до проверки проекта после запуска.

Из чего состоят наши чек-листы?

Чек-листы составляем в Google Таблицах, это — удобно, доступ есть у всех, кто участвует в проекте.

В таблице мы прописываем этапы разработки: от предпроектной аналитики до деплоя и запуска сайта или мобильного приложения.

Каждый из этапов разбиваем на подэтап. Например, этап «Аналитика» содержит такие подэтапы как агрегация требований, создание прототипа, подготовка технического задания и другие. Каждый подэтап мы также детализируем.

Напротив каждого подэтапа прописываем основные задачи. Так, каждый из членов команды понимает, что требуется сделать для выполнения задачи.

В следующем столбике указываем комментарии, которые помогают лучше ориентироваться в пунктах этапов проекта.

Также указываем ссылки на регламент, чтобы уж точно ничего не забыть :)

Исходя из нашего опыта, мы собрали несколько советов, которые помогут вам составить работающие чек-листы:

1. Поручите составление чек-листа менеджеру проекта, он лучше всех разбирается в проекте и сможет подробно описать все необходимые пункты.

2. Чек-лист может выглядеть как список или таблица. Второй способ кажется нам удобнее. Для начала составьте простую таблицу из трех столбиков: этап — расписанные задачи — примечания. Затем можно добавить что-то еще, что важно для работы над проектами в вашей компании (регламент, сроки, часы работы).

3. Каждый отдельно взятый чек-лист должен быть посвящен конкретной тематике и направлен на решение конкретной задачи. Не пытайтесь вместить в один список несколько сфер вашей деятельности, это вас только запутает. Заведите отдельные чек-листы для тестирования, либо для опционального этапа, который не используется на всех проектах.

4. Разбивайте задачи на наиболее простые и понятные — так вам будет легче справляться с делами.

5. Адаптивность. Это — огромный плюс чек-листов. Если не успеваете выполнять ту или иную задачу, или какой-то этап нужно убрать/добавить, не впадайте в депрессию :) Чек-лист всегда можно изменить и подстроить под любую ситуацию на проекте.

6. Начинайте свою рабочую неделю, планерки и митинги с актуализации чек-листов. Это помогает фиксировать промежуточные результаты и планировать ближайшие задачи.

Сервисы для создания чек-листов

Если не нравятся Google таблицы, предлагаем другие варианты:

Kaiten — мощный инструмент для управления проектами и задачами. С его интуитивно понятным интерфейсом и функцией визуализации задач можно отслеживать прогресс по проектам и делить большие задачи на более мелкие этапы. Благодаря интеграции с популярными сервисами и возможностям настройки подойдет как для небольших команд, так и для крупных организаций.

365done. Здесь тоже все по красоте, и удобный конструктор чек-листов на все случаи жизни. Например, можно подготовить несколько чек-листов с описанием задач для разных членов команды. С помощью графиков и диаграмм можно видеть свой прогресс в реальном времени, что стимулирует к дальнейшему движению вперед.

Чек-лист | Эксперт предлагает минималистичный дизайн, который позволяет сосредоточиться на задачах без лишнего визуального шума. Такой подход делает интерфейс интуитивно понятным и легко настраиваемым, что помогает быстро создавать и редактировать чек-листы.

Учитывая, что многие сервисы ушли из РФ, я решил проверить, что нигде вам не наврал и сделал запрос в «Поиск с нейро».

Поэтому вот вам плюсом еще несколько сервисов:

Надеюсь, что было полезно и понятно. Закрепим на вредных советах?

1. Открывайте чек-лист впервые, когда завершаете весь проект.

2. Составляйте проверочные листы от руки и ни за что ни с кем ими не делитесь.

3. Пусть каждый, кто работает над проектом, создает свой чек-лист, в котором указывает только то, что ему хочется.

4. Указывайте в листах только этапы, прописывать конкретные задачи нет смысла.

5. Не составляйте чек-листы вовсе. Держите всю информацию о проектах в голове.

Используя чек-листы на проектах, мы заметили видимые улучшения. Ни одна из задач не упускается из виду, команда работает слаженно. А вы используете чек-листы? Делитесь опытом в комментариях :)