Практические рекомендации по быстрому переходу и оптимизации работы с бумажной документацией или как найти документ за минуту
Как выглядит работа с документами у вас в компании? Насколько оперативно они перемещаются внутри организации и эффективно ли исполняются. В свое время мы в Бридж Групп поняли, что старая схема работы с документами дорого нам обходится.
Тонны бумаги появляются в каждой компании в ходе хозяйственных операций (реализации и поступления, акты сверки). Чтобы понять, насколько эффективно вы с ними работаете, нужно задать себе несколько вопросов.
Какие вопросы задали себе в Бридж Групп:
1. Куда первым делом поступает бумажная документация и как быстро наши специалисты, которым она предназначена, получают её в работу?
2. Кто занимается архивированием первичной бухгалтерской документации?
3. Сколько стоит рабочий день ведущего бухгалтера, который сканирует документы, которые ему необходимо подгрузить в базу и рабочий день архивариуса/помощника бухгалтера?
4. Чем бы мог заниматься наш ведущий бухгалтер, если бы ему не пришлось заниматься сканированием документов?
5. Кто может сканировать документы?
6. Если у нас один МФУ (многофункциональное устройство), а документов 100+ в день, как мы можем ускорить время сканирования документов?
7. Насколько сильно заняты/захламлены столы наших обслуживающих бухгалтеров бумагами/документами?
8. Насколько нашим сотрудникам комфортно работать в условиях загромождения накопившейся документации и архива в рабочем пространстве?
9. Кто может подгружать после проверки документы в базу?
10. Можем ли мы отдать прикрепление в базу документов в регион, где рабочая сила будет стоить дешевле?
11. Будет ли нам выгоднее хранить архивы клиентов в одном городе или лучше разделить архив по филиалам?
12. На чем ещё мы можем оптимизировать свои расходы?
Ответив себе на эти вопросы, мы поняли, что действовать нужно немедленно:
1. Заменить старые МФУ на многопоточные сканнеры – да, эта техника стоит дороже, но это значительно ускорит сканирование и количество сканирующих. Наше вложение окупилось уже через месяц, так как у нас в работу в день поступало более 1000 документов.
2. Передать сканирование документов в руки более низкооплачиваемого персонала, так как сканирование не суперсложное мероприятие. Так мы освободили наших ведущих бухгалтеров от работы с первичной документацией, распределив сканирование документов на помощников архивариуса, а прикрепление в базу на помощников бухгалтера.
3. Передать прикрепление документов в базу в руки более низкооплачиваемого персонала, так как это не суперсложное мероприятие, которое удобнее и выгоднее делать даже в другом часовом поясе, например, в Новосибирске – до вечера сотрудники в Туле сканируют документы, а в 4 утра по Москве, документы уже подгружены в базу, и следующий специалист, который начинает свой рабочий день в 8 утра – уже может приступить к следующим за этими действиями мероприятиям.
4. Поиск нужного документа в базе, а не в бумажном виде сократился с 20 минут до 1 минуты – вместо того, чтобы идти в архив и перелистывать коробки с документами, нужно просто зайти в базу, найти нужную операцию и скачать скан документа. А ведь чаще всего нам именно скан по запросу и нужен. Сейчас уже редко налоговая проверка требует оригинал документа (хотя и нужно его хранить в регламентные сроки).
5. Так как вся бумажная документация после сканирования оставалась уже в отделе Архив, наши ведущие бухгалтеры, бухгалтеры и помощники бухгалтера освободились от необходимости архивировать бумажную документацию, а кабинеты, рабочие столы и шкафы освободились от бумаг на 90%. Коллеги оставили у себя только очень важные в работе документы, которые сдают в архив после закрытия периода.
6. Так как освободились шкафы – мы их вынесли из кабинета, стало просторнее. Эти свободные шкафы мы использовали при расширении филиала и поставили в другие кабинеты, сэкономив на покупке шкафов при формировании дополнительного кабинета.
7. На освободившейся от шкафов площади мы смогли организовать дополнительные рабочие места для сотрудников на стажировке или новичков, которым необходимо помогать при адаптации. Сейчас в кабинетах, в которых раньше не входило и 8 столов из-за большого наличия шкафов и документов, мы можем организовать 12 рабочих мест – чем также оптимизируем расходы компании на расширение площадей.
8. Собрали все архивы наших клиентов из филиалов, так как при смене исполнителей по той или иной услуге, приходилось перевозить архив из города в город, что создавало нам дополнительные расходы на курьерскую службу. Сумма, которую мы заплатили за перемещение архива между филиалами – 56 тысяч рублей. Сейчас весь архив документов мы храним в одном филиале, следим за его актуальностью, правильностью оформления и архивирования, а также, оперативно отвечаем на запросы наших специалистов, чей архив ещё не прошёл процедуру оцифровки.