Уничтожаем документы без риска для компании: как сэкономить время и ресурсы
Периодически у бухгалтера наступает время, когда нужно разобраться с бумажными завалами в офисе. Эта рутина всегда выбивает из колеи, тем не менее процесс строго регламентирован, а формальное отношение может привести к непоправимым последствиям. Мы подготовили для вас рекомендации, которые помогут разобраться с ненужной макулатурой, а также полезный чек-лист, где собрали всю информацию, которая поможет правильно уничтожить бухгалтерские документы
1. Что делать с макулатурой или как уничтожать бумаги
Если документов немного, их необходимо самостоятельно пропустить через шредер перед отправкой на переработку. Собранные шредерованные бумаги необходимо сложить в мешки побольше и пригласить компанию, которая занимается переработкой вторсырья.
Не торопитесь всё уничтожить за один раз. Шредер может измельчать разное количество бумаги за день, в зависимости от характеристик. И если сразу нагрузить его большим объёмом документов, он может выйти из строя. Можно накопившийся объём распределить по дням и дать задание сотрудникам уничтожать постепенно, в обед, например.
Если понимаете, что шредер вам не поможет: объем бумаг слишком большой, то лучше делегировать уничтожение специальной компании. Справиться с задачей может, кстати, и котельная. Если за макулатуру вам заплатили, учтите сумму в доходах.
Будьте готовы к тому, что придётся выделить место временного хранения под собираемую макулатуру, так как специализированные компании забирают с объекта макулатуру от определенного объёма. Обычно это 300 кг.
2. Собственный опыт: как мотивировать сотрудников собирать макулатуру и меньше печатать
Самая ценная мотивация – это сопричастность к общему вкладу в сохранение окружающей среды.. После того, как сдаём большую партию собранной макулатуры за полугодие, обязательно пишем нашим сотрудникам, какие они молодцы, сколько мы спасли деревьев, электроэнергии и сколько всего купили на вырученные деньги. Ну и конечно разные вкусняшки к чаю на вырученные деньги.
Однажды мы сдали очень много макулатуры и купили себе в филиал маленький шредер в кабинет. В другой раз обновили крышки для микроволновой печи. После еще одной сдачи мы купили более 1000 электронных книг, которые значительно пополнили нашу виртуальную библиотеку, которая доступна через мобильную версию нашей корпоративной системы.
Каждый месяц мы собираем статистику распечатанных документов в разрезе кабинетов по филиалам. А раз в полгода/год делаем анализ и пишем сотрудникам в нашу корпоративную сеть объявление о том, кто стал печатать меньше, кто наоборот, увеличил распечатку. К чему это приводит в деньгах, на что влияет. Ведем статистику покупаемых и сданных в переработку картриджей, количество и стоимость ремонтов и технического обслуживания принтера.
3. Как оптимизировать работу с документами:
Оптимизация работы с документами (создание цифрового архива) – это расходы для компании на первом этапе. Так было и у нас. Но в последующем такие вложения окупились. К примеру, в ковидные времена наша компания за неделю полностью перешла на удаленку без просадки процессов. И это конечно не все преимущества, их гораздо больше.
Что именно мы сделали:
Поставили два монитора сотрудникам, которые работают с документами в базе (помощники бухгалтера, бухгалтеры, расчетчики заработной платы, кадровые специалисты),
- Закупили многопоточные сканнеры,
- Выделили функцию работы с бумажными документами в отдельный отдел,
- Получаем всю корреспонденцию от клиентов в одном из наших филиалов,
- Проверяем наличие подписи и печати с обеих сторон на документах,
- Сканируем 80% входящей в компанию документации,
- Специалистам передаём документы только в сканированном виде,
- Специалисты прикрепляют сканированный документ в базу к операции,
- Все расходы на покупку расходных материалов распределяем на команды и уведомляем их об этом через управленческую отчетность (прямые расходы),
- В каждом кабинете поставили специальные контейнеры для сбора бумаги, которая больше не нужна в работе,
- Подробно рассказали, как установить при распечатке печать с двух сторон,
- Активно агитируем не печатать документ, если он не нужен в работе больше одного раза, или печатать на черновиках, если уж очень нужно.
- а также наняли в свой штат специалистов по всей России, что значительно сократило наши расходы на рабочие места в офисе, раскрыло для нас возможность более быстрого закрытия вакансий и более оперативную обработку документов из-за разницы во времени
4. Как ускорить поиск документов в бумажном и цифровом вариантах
Чтобы что-то найти, нужно положить это сначала на правильное место. Это начинает работать не сразу. Первым делом мы описываем порядок действий при поступлении бумажных документов и далее этот порядок редактируем, дополняем. Вот пример нашей короткой инструкции:
А) Зарегистрировать поступивший пакет в журнале входящей корреспонденции,
Б) Вскрыть пакет и разделить документы по виду документов (кадровые, бухгалтерские, охрана труда, инвентаризации, Z-отчеты, юридические),
В) затем бухгалтерские документы делим по типу операции (хозяйственные расходы = поступления, реализации = продажи, акты сверок, авансовые отчеты командировки, авансовые отчеты хозяйственные),
Г) Затем документы передаём специалисту на сканирование, где он уже отделяет документы друг от друга, укладывая документы для одной операции последовательно через разделитель (сначала счёт-фактура/УПД, затем Торг-12/Акт выполненных работ, товарно-транспортная накладная, транспортная накладная, доверенность, счёт, прочие документы), попутно проверяя подписи и печати с обеих сторон,
Д) Далее документы отправляем через внутреннее хранилище через алгоритм для обработки специалистам смежного подразделения,
Е) а сами бумажные документы снова собираем по комплектам и раскладываем по стопкам на стеллаж.
Ж) По окончании периода (месяц, если документов поступило очень много или квартал, если документов было не много) разбираем стопки документов по датам.
З) Уложенные по датам стопки документов мы пакуем в архивные короба, ставим маркировку – что внутри, какой период, по какому клиенту.
И) по истечении периода (чаще квартал) переносим упакованные документы в архивное помещение.
Итого: ВСЕ документы с подписью и печатью на 99%, сканированы, сканы переданы коллегам для добавления в базу к операции, оригиналы архивированы по клиентам, по типам операции, по периодам, по датам.
Поступающие запросы на предоставление документов из бумажного архива обрабатываем максимально быстро, до 15 минут.
С электронным, или цифровым архивом мы тоже справляемся быстро. Во-первых, за счет того, что документы прикреплены в базу к операции, а во-вторых, за счет того, что все подписи и печати гарантированно есть на документах, такой документ не нужно искать в бумажном виде, чтобы поставить недостающий атрибут перед отправкой в проверяющий орган.
Если мы говорим о цифровом архиве договорной документации, то тут тоже всё чётко – правильное наименование документа играет самую важную роль в том, как быстро вы найдёте свой документ в архиве.
5. Какие выгоды вы получите при работе с цифровыми документами
- Главной выгодой будет являться высвобождение квалифицированного персонала от простых рутинных задач, таких как разбор входящей документации, сканирование документов и поиск документов в архиве. Квалифицированные специалисты смогут заниматься более важными и ответственными задачами в компании.
- Вторая выгода – освобождение столов, шкафов, полов от бумаги, от неразобранных документов. А если у вас в каждом филиале есть бухгалтеры, которые работают с документами, значит вы в каждом филиале сможете экономить на архивных площадях, стеллажах, шкафах. Вы сможете выставить на освободившиеся места фотографии близких, грамоты, благодарственные письма, награды, цветы
- Поиск документов будет быстрее в десятки раз, если документы будут сканированы и добавлены к соответствующей операции в базе, или будут наименованы должным образом и распределены по папкам цифрового архива. Не нужно будет регулярно ходить и искать документы в архиве.
- За сбор копий документов, бумаг-сопроводительных и прочей макулатуры, которая появляется в ходе жизнедеятельности любой компании ежедневно, вы можете получать небольшую поощрительную сумму, которую ваш офис-менеджер может использовать для поощрения этих действий. Постепенно люди вникнут и в то, что не выбрасывать бумагу в мусорную корзину, а передавать на переработку, это небольшой шажочек к ESG повестке, так как мы таким образом уменьшаем объём отходов офиса, бизнес-парка, свалки, а далее уже и всей планеты!
- Правильно уничтожение текущей и устаревшей документации – это уже первый шаг к Информационной безопасности всей компании. Шредеруя документы, вы точно избежите утечки данных на любом её этапе.
- В конечном счёте сотрудники, перестав печатать лишний раз, сократят расход бумаги, а значит и расход тонера в картриджах, обслуживание МФУ, отходы в виде самой бумаги и картриджей и вовлечение IT или АХО специалистов, когда застряла бумага, надо поменять картридж и прочие вопросы.
В начале переход на новые рельсы потребует от вас много сил и времени, но мы знаем, как сделать это проще.