Выполнить без просрочки: как эффективно ставить задачи проекта
Задумайтесь: все ли задачи, которые вы ставите сотрудникам, выполняются в полной мере и ведут к их профессиональному росту? Или некоторые делаются спустя рукава, и команда не развивается (или почти не развивается)? Растить крутых специалистов, которые двигают компанию к целям, в ваших же интересах. Так что сегодня разбираемся, как эффективно ставить задачи проекта, чтобы они доводились до завершения в 100% случаев.
Что такое задача проекта?
Задача проекта — это конкретное действие или серия действий, направленных на достижение определенного результата в рамках проекта. У каждой задачи есть параметры: что надо сделать, кто должен это выполнить, к какому сроку, какие ресурсы для этого нужны. Таким образом руководитель может оценивать прогресс проекта и корректировать действия команды по мере необходимости.
Правильно сформулированные задачи сильно повышают шансы на успешное завершение проекта, поскольку детально описывают путь к целям.
Чем задачи отличаются от бизнес-задач?
Задачи ограничены рамками какого-то конкретного проекта и направлены на достижение его специфических целей. Например, в проекте по разработке нового программного обеспечения это может быть проведение тестирования.
Бизнес-задачи более масштабны и связаны со стратегией и скоростью работы всей компании или её отдельных подразделений. Например: открыть 2 новых филиала в Москве в течение года.
Какие преимущества от чётко поставленных задач проекта
- Сокращение сроков. Задачи с чётким описанием и ожидаемым результатом сильно экономят время. Ведь если написать дизайнеру просто «сделай красиво», высока вероятность, что одну картинку вы будете править 3 недели.
- Рост мотивации сотрудников. Когда каждый член команды понимает, как его личные результаты связаны с результатами проекта и компании, он видит свою ценность и значимость. Это способствует более продуктивной работе.
- Согласованность действий. Если вы заранее пропишете список задач, сможете распределить его по времени и между сотрудниками таким образом, чтобы их действия не дублировали и не противоречили друг другу.
- Сокращение количество ошибок. Четкая и ясная задача помогает избежать недопониманий и минимизирует количество ошибок.
- Корректировка курса. Если какую-то задачу вы не успели выполнить в срок, или произошло какое-то другое непредвиденное обстоятельство, вы сразу это заметите и сможете быстро исправить. Ориентируясь на список действий, вы всегда будете понимать, не сбились ли вы с курса, идете ли к целям проекта.
5 правил формулировки задач:
Правило №1. Пишите по SMART
Эффективнее команда выполнит задачи, поставленные по принципами SMART. Задача должна быть:
- Specific (конкретной): четко определите, что нужно сделать.
- Measurable (измеримой): определите, как будете измерять прогресс по задаче, и когда будете считать ее завершенной.
- Achievable (достижимой): задача должна быть выполнимой с учетом имеющихся ресурсов.
- Realistic (реалистичной): проверьте на соответствие текущим возможностям команды и проекта.
- Time-bound (ограниченной по времени): установите четкие сроки выполнения задачи.
Правило №2. Составьте список задач перед началом проекта
Это поможет уже на начальном этапе спланировать действия команды, определить хронологию, ожидаемые конечные результаты и т. д.
Правило №3. Подключайте ключевых участников проекта
Если вы будете формулировать задачи совместно с ключевыми участниками проекта, то получите массу выгод:
- «Одна голова хорошо, а две лучше». Совместно с командой вы сможете решать задачи наиболее простыми способами.
- Договариваясь с сотрудниками «на берегу», вы действуете через согласие, тем самым сводите на нет вероятность саботажа.
- Сотрудники будут работать эффективнее, если вы объясните им цель и расскажете о вознаграждении за хороший результат.
Правило №4. Кратко описывайте задачи
Задача должна быть понятной, но по возможности короткой: избегайте детализации, где она не нужна. Помните о том, что ожидаемые конечные результаты, хронологию и участников вы будете прописывать уже в плане проекта.
Правило №5. Регулярно обновляйте задачи
По мере развития проекта задачи могут требовать корректировки. Регулярно проверяйте, насколько они актуальны, соответствуют ли внешним условиям и требованиям проекта.
Чек-лист для создания эффективного списка задач
1. Ставьте задачи, ориентированные на достижение цели проекта и соответствующие общей миссии. Сначала задайте себе вопрос «Какой результат я ожидаю?»
2. Двигайтесь от общего к частному. После того как разбили цель на задачи, выделите подзадачи и конкретные действия, которые нужно выполнить.
3. Оцените ресурсы: достаточно ли у вас времени / людей / материалов и т. д., чтобы получить результат к сроку? Если нет, пересмотрите цель.
4. Установите конкретные сроки, назначьте ответственных для каждой задачи.
5. Определите потенциальные риски и продумайте алгоритм действий для непредвиденных случаев.
6. Определите контрольные точки, когда вы будете оценивать прогресс и делать корректировки.
7. Убедитесь, что список задач проекта доступен всем членам команды, они поняли, что от них требуется, и согласны это выполнить.
8. Выберите, какие методы и инструменты будете использовать для управления проектом. Например, организовывать работу можно по методу критического пути, а фиксировать задачи и отслеживать эффективность сотрудников в «Кванте».
9. После старта работы пересматривайте и обновляйте список задач в соответствии с прогрессом проекта и новыми данными.
10. Общайтесь с командой, учитывайте их обратную связь, если сотрудники предлагают более быстрый или простой способ достичь результата.
Хотите эффективно ставить задачи, чтобы сотрудники выполняли их в срок? Приходите на 60-минутную экскурсию в «Квант» — покажем, как правильно работать с задачами.