Долой лишние расходы: почему компании выбирают электронные архивные системы
Один из наших потенциальных клиентов столкнулся с серьезной проблемой, когда представители ФНС пришли с проверкой. Они потребовали документ, который сотрудники не могли найти в течение двух недель. В итоге руководитель, будучи уже на грани нервного срыва, обратился к Бридж Групп. Наша команда быстро провела ревизию бумажного архива, обнаружила нужный документ и помогла перевести весь архив в электронный формат. Теперь поиск информации занимает всего минуту, а эта история служит в качестве наглядного примера преимуществ цифровизации.
Любая развивающаяся компания неизбежно сталкивается с увеличением объема документов, требующих хранения и управления. При этом немногие осознают риски владения бумажным архивом, а также не считают ресурсы, которые он поглощает с завидной регулярностью.
Затраты при использовании бумажного архива
- Аренда помещения: есть стандартные требования к помещению, где хранится архив: определенная температура и влажность, соблюдение мер пожарной безопасности. Возможно, понадобится отдельное помещение, которое также придется арендовать.
Для примера возьмем компанию, состоящую из 50 сотрудников. Обычно в таком случае архив будет занимать небольшое помещение площадью порядка 10-15 квадратных метров. Средняя стоимость аренды офисного помещения в Москве: 1500-2000 рублей за м² в месяц. Итого: 15 000 - 30 000 рублей каждый месяц.
- Стеллажи и полки: при большом объеме документов потребуется установка дополнительной мебели и оборудования, что влечет за собой дополнительные капитальные затраты.
- Папки и канцелярские принадлежности: понадобится больше папок, файлов, маркеров и других материалов для организации архива. Эти затраты могут быть значительными, особенно если учесть регулярную замену материалов.
- Работа сотрудников: Увеличение объема документов означает увеличение нагрузки на сотрудников, занимающихся архивированием и поиском информации. Дополнительные человеческие ресурсы обойдутся компании в немалую сумму. Что касается зарплаты архивариуса, то в среднем она составляет 45 000 рублей. Эти цифры взяты из открытых источников и могут варьироваться в зависимости от региона и уровня квалификации сотрудника.
Риски при использовании бумажного архива
- Порча и потеря документов: пожар, наводнение, кража, халатное отношение сотрудников к своим обязанностям - произойти может что угодно. К тому же со временем бумажные документы подвергаются естественному износу, что делает их непригодными для дальнейшего использования и приводит к необходимости их замены.
- Неэффективное использование рабочего пространства: заваленные бумагами столы сотрудников, заставленные шкафами офисные помещения – все это негативно влияет на организацию рабочего процесса и эргономику офисного пространства.
- Долгий поиск информации: отсутствие четкой структуры и системы классификации в архиве бесконечно увеличивает время ручного поиска, что замедляет выполнение задач. А в случае, когда документ запрашивает налоговая или суд, задержка выдачи подтверждающей информации может негативно сказаться на принятии решений.
- Несоблюдение информационной безопасности данных: Хранение конфиденциальной информации на бумаге повышает риск несанкционированного доступа и утечки данных.
Эти риски могут привести к серьезным последствиям для компании, включая потерю репутации, штрафы за нарушение законодательства и снижение конкурентоспособности.
Преимущества использования электронного архива
- Экономия на материальных ресурсах: как пример, один из наших клиентов крупный производитель электроники решил перейти на электронный архив после того, как обнаружил, что расходы на хранение бумажных документов превысили 1 млн рублей в год. Внедрение системы архивации позволило сократить эти расходы на 30%, а также значительно ускорить процессы обработки заказов и возвратов.
- Оптимизация рабочего пространства: Электронный архив не занимает физического пространства, что позволяет более эффективно использовать офисные площади.
- Быстрый поиск информации: Поиск документов в электронном архиве осуществляется мгновенно с помощью мощных инструментов поиска и фильтрации.
- Высокий уровень безопасности данных: Современные методы шифрования и многоуровневая система авторизации обеспечивают надежную защиту конфиденциальных данных.
Компании, использующие электронные архивы, имеют явные преимущества: меньше затрат, больше эффективности и лучший уровень защиты данных. Такие системы не только помогают сохранить информацию, но и позволяют быстро её находить и обрабатывать. Всё это важно в современном мире, где успех определяет скорость принятия решений, что позволяет действовать точнее и эффективнее, чем конкуренты.