Самая простая система управления задачами, которая позволяет мне ничего не забывать и все успевать

16 лет назад я начал интересоваться разными методиками организации времени и повышения эффективности его использования.

Перепробовав почти все возможные варианты, включая

• Регистрирование всего, что я делаю
• Построение жесткого фиксированного расписания
• Отсутствие расписания
• Помодоро
• Персональный канбан
• Все виды матриц-квадрантов и иных способов управления приоритетами и установлениях взаимоотношений между задачами, и так далее,

мне кажется, я пришел к системе, которая

• Проста (не требует изучения новых навыков) и спец. софта,
• Позволяет увязывать личные и рабочие дела,
• Учитывает потребность в “логировании мыслей” / заметках,
• Позволяет контролировать формирование новых привычек.

Лирическое отступление. Система апробирована на нативном приложении Notes в iOS, потому что

• Нативно (не нужно ничего устанавливать)
• Утилитарно (можно делать очень много, не знакомясь с новыми концепциями)
• Быстро
• Просто в управлении

Уверен, что в Android есть подобные нативные программы, но пример описан именно на примере этого приложения.

Основные принципы “системы”

1 вся работа разбита на несколько “корзин” (папок): Today, Tomorrow, Later

В Today попадет все, что нужно сделать сегодня (личные дела, рабочие дела, напоминания, которые должны быть перед глазами всегда).

Это ваш фокус на сегодня. Пока не сделано, не берем ничего из следующей корзины, если только окончательно не прижало.

В Tomorrow, все, что сегодня не делаем, но скоро потребуется (завтра-послезавтра, на этой неделе). Основной принцип - не сегодня.

Later - все, что нужно будет сделать, когда будет сделано все из Today, Tomorrow. Важно, это не идеи (про них отдельно)

Если задача сделана - удаляем (всегда можно посмотреть в недавно удаленных, что там было или вернуть, если удалили по ошибке, а каждые 30 дней все чистится). Спустя какое-то время вам будет все равно “сколько задач вы сделали” и тому подобные уловки, которые создают ощущение эффективности, но не всегда говорят о вашей результативности.

Каждое утро начинаем с того, что смотрим в эти папки и пытаемся ответить себе на следующие вопросы:

1 Все, что “на сегодня” реально должно быть сделано сегодня?

2 В “на завтра” нет ли того, что уже горит или, что можно сделать потом?

3 В “Потом” есть то, что можно было бы и не делать?

Ключевые идеи системы в том, что

• Мы тратим очень много времени на задачи, которые можно было бы и не делать (личные, рабочие и так далее)
• Мы тратим очень много времени на выстраивание системы учета задач, которыми можно было бы и не заниматься

Задачи (карточки, записи — как угодно) могут быть описаны детально или нет - это не принципиально. Главное, чтобы при виде записи вы сразу могли вспомнить о чем она. Большинство моих записей - просто заголовки

Что делать с

• Идеями
• Заметками
• Шаблонами и т.д.

Вся красота в том, что можно создавать сколько вам удобно папок, чтобы в них записывать то, что актуально исключительно вам, при этом оставляя фокус на трех папках, которые отвечают за то, что нужно сделать на самом деле.

В моем случае кроме упомянутых папок есть

• Персональные заметки: самоанализ, наблюдения
• Проекты-идеи: просто приходит мысль решения какой-то проблемы, записываю
• Проект + Название проекта (если работаю над несколькими проектами одновременно, но хочу держать заметки по проекту в одном месте, то на каждую завожу отдельную запись)
• Информация (всякая информация, которая должна быть в быстро доступе типа “коды парадных, какие-то адреса, реквизиты счета (куда платить, а не доступ к нему, если что))

И другие…

Со временем настолько привыкаешь, что всегда знаешь, где что лежит и как найти ответ на вопросы, которые перед тобой стоят.

Бонус: так как система предполагает постоянное пересматривание заметок, то находить заметок также становится намного быстрее и проще.

Если будут вопросы или потребность в уточнении, милости прошу в комментарии.