Как в ДВФУ разобрали 100+ финансовых документов в конце года с помощью Kaiten
В крупных компаниях и государственных учреждениях сложно работать с большим объемом документов: много ответственных лиц и этапов согласования. Особенно важно ничего не упустить, когда идет работа с финансовыми документами в конце года. Есть риск что-то забыть и не оформить вовремя, а другой возможности это сделать в бюджетной организации может уже и не быть.
В декабре 2023 года дирекции трансформации образовательной деятельности ДВФУ нужно было оформить большое количество финансовых документов в рамках реализации программы развития университета. Василий Берке, директор дирекции трансформации образовательной деятельности ДВФУ, поделился опытом использования Kaiten для решения таких задач.
В чем была сложность
Подразделению университета предстояло оформить более 100 финансовых документов в сжатые сроки без права на ошибку. Каждый документ проходил жизненный цикл, который состоял из 12 этапов: от черновика до передачи согласованного и подписанного документа в бухгалтерию. Причем некоторые шаги появились в ходе работы и помогали дополнительно контролировать ситуацию.
Основная сложность процесса: за разные этапы отвечали разные сотрудники. Один специалист оформлял документы в 1С, другой — согласовывал их в Directum, третий — отправлял в бухгалтерию. Всего в процессе оформления документов участвовало семь человек, из-за чего было трудно понять, на каком этапе находится каждый документ и кто отвечает за оформление. Без четкой системы координации весь процесс грозил превратиться в хаос.
Как организовали документы в Kaiten
Чтобы эффективно управлять жизненным циклом каждого документа, команда создала в Kaiten доску с колонками, которые отражали ключевые этапы документооборота: «План», «Запущено на согласование», «Согласовано», «Оформление» и другие.
Каждый финансовый документ был представлен в виде отдельной карточки, которая перемещалась между колонками по мере прохождения этапов. Такой подход позволил легко отслеживать статус каждого документа в любой момент, видеть уже выполненные задачи и оценивать объем оставшейся работы.
Так как за разные документы отвечали разные специалисты, доску разбили не только на столбцы, но и на горизонтальные дорожки по сотрудникам. Так каждый ответственный мог быстро посмотреть именно свои документы.
Процесс удалось частично автоматизировать. Для сотрудников мы настроили уведомления в Telegram. Как только карточка переходила на этап, который требовал участия конкретного специалиста, тот получал сообщение, что можно приступать к задаче.
Например, коллега, отвечающая за оформление документов в 1С, получала оповещение, вводила данные в систему и передвигала карточку дальше. Такой подход помог избежать задержек и значительно сократить сроки выполнения задач.
Результат
С помощью Kaiten подразделение университета создало удобную и наглядную систему, чтобы мониторить документооборот. Статус каждого документа отображался на доске, поэтому руководителю больше не нужно было отвлекать коллег и уточнять у них, на каком этапе находится работа.
Главное достижение — более 100 документов удалось оформить за месяц, что подтвердило эффективность новой системы.
И уже в 2024 году этот опыт пригодился для похожей задачи. Всего 2 человека смогли полностью координировать взаимодействие 9 подразделений и вести учет этапов согласования технических заданий.
Если хотите больше узнать о том, какие изменения в образовательном процессе происходят в ДВФУ, то вы можете ознакомиться с их деятельностью в Telegram-канале или прочитать кейс об использовании Kaiten в работе университета:
Благодаря прозрачной системе управления проектами изменений каждый сотрудник понимает, чем он должен заниматься и как это влияет на проект. За счет этого удалось сократить время на обсуждение статусов задач по проектам.
В 2023 году я работал с командой топ-менеджеров над трансформацией розничного бизнеса Росбанка. Результатами пилотных продуктовых групп стали:
Когда я пришла в Самолет Девелопмент, передо мной стояла серьезная задача — разработать единую платформу управления корпоративным контентом. В компании существовало несколько разрозненных систем, где хранились договоры, проектная документация, переписка с клиентами и регуляторами. Многообразие этих решений вызывало целый ряд проблем, которые влияли…
Офисная работа уже хорошо изучена, поэтому мы знаем, что больше трети дня сотрудники просто ищут данные в разных рабочих системах. Особенно всё плохо с документами, их находят только в 50% случаев. Расскажу, как мы решали эту проблему в НИИ с масштабным документооборотом. Не исключено, что в этой истории вы увидите отражение собственных процессов.
Вот бизнес в Телеграм. Я проанализировал 117 каналов, и понял, кто зарабатывает на каналах, а кто нет
Приветствую! Я — Алексей Авдюшкин, хочу рассказать, в 2025 году игнорировать цифровизацию уже невозможно. Бумажный документооборот постепенно уходит в прошлое, а государство активно стимулирует бизнес переходить на электронный формат работы. Если вы до сих пор храните документы в папках, а курьеры возят оригиналы договоров между офисами – эта стать…
В сентябре 2022 года к нам обратилась международная логистическая компания по грузоперевозкам и хранению в сегменте HoReCa. Проблема: европейский головной офис отзывает лицензии на иностранные ПО, и у клиента есть только год, чтобы реализовать ИТ-трансформацию, иначе произойдет остановка работы всех 16 распределительных центров по России. Все подро…
В современном мире информационные технологии играют ключевую роль в трансформации образовательного процесса. Они не только облегчают доступ к знаниям, но и значительно повышают эффективность управления учебными заведениями. В условиях стремительного развития цифровых технологий образовательные учреждения сталкиваются с необходимостью адаптации к но…
Крупный оператор корпоративного питания протестировал несколько систем электронного документооборота. И нигде не получилось связать между собой отделы компании. Пришли к нам, и уже через полтора месяца всё заработало. Рассказываем, как это получилось.
Как актуально)))
Раньше у них был 1С и Директум.
Теперь у них 1С, Директум и Кайтен.
Много инструментов - это не всегда удобно, но иногда иначе никак.
"Например, коллега, отвечающая за оформление документов в 1С, получала оповещение, вводила данные в систему и передвигала карточку дальше. " Это точно АВТОМАТИЗАЦИЯ??
Верно подмечено. В кейсе описана лишь небольшая автоматизация, которая позволяет уведомлять сотрудника в ТГ, когда нужно присоединиться к этапу работы. На самом деле, можно автоматизировать гораздо больше моментов подобного процесса. Например, автоматически заполнять поля в зависимости от типа документа, настроить авто-передвижение карточки и прочее-прочее. Все ограничивается только фантазией и потребностью, а инструменты имеются)
Ставлю лайк, потом читаю.
Кайтен one love использую и не нарадуюсь.
Роман, вам тоже лайк!