Как в ДВФУ разобрали 100+ финансовых документов в конце года с помощью Kaiten

В крупных компаниях и государственных учреждениях сложно работать с большим объемом документов: много ответственных лиц и этапов согласования. Особенно важно ничего не упустить, когда идет работа с финансовыми документами в конце года. Есть риск что-то забыть и не оформить вовремя, а другой возможности это сделать в бюджетной организации может уже и не быть.

В декабре 2023 года дирекции трансформации образовательной деятельности ДВФУ нужно было оформить большое количество финансовых документов в рамках реализации программы развития университета. Василий Берке, директор дирекции трансформации образовательной деятельности ДВФУ, поделился опытом использования Kaiten для решения таких задач.

Подразделению университета предстояло оформить более 100 финансовых документов в сжатые сроки без права на ошибку. Каждый документ проходил жизненный цикл, который состоял из 12 этапов: от черновика до передачи согласованного и подписанного документа в бухгалтерию. Причем некоторые шаги появились в ходе работы и помогали дополнительно контролировать ситуацию.

Основная сложность процесса: за разные этапы отвечали разные сотрудники. Один специалист оформлял документы в 1С, другой — согласовывал их в Directum, третий — отправлял в бухгалтерию. Всего в процессе оформления документов участвовало семь человек, из-за чего было трудно понять, на каком этапе находится каждый документ и кто отвечает за оформление. Без четкой системы координации весь процесс грозил превратиться в хаос.

Чтобы эффективно управлять жизненным циклом каждого документа, команда создала в Kaiten доску с колонками, которые отражали ключевые этапы документооборота: «План», «Запущено на согласование», «Согласовано», «Оформление» и другие.

Каждый финансовый документ был представлен в виде отдельной карточки, которая перемещалась между колонками по мере прохождения этапов. Такой подход позволил легко отслеживать статус каждого документа в любой момент, видеть уже выполненные задачи и оценивать объем оставшейся работы.

Так как за разные документы отвечали разные специалисты, доску разбили не только на столбцы, но и на горизонтальные дорожки по сотрудникам. Так каждый ответственный мог быстро посмотреть именно свои документы.

Процесс удалось частично автоматизировать. Для сотрудников мы настроили уведомления в Telegram. Как только карточка переходила на этап, который требовал участия конкретного специалиста, тот получал сообщение, что можно приступать к задаче.

Например, коллега, отвечающая за оформление документов в 1С, получала оповещение, вводила данные в систему и передвигала карточку дальше. Такой подход помог избежать задержек и значительно сократить сроки выполнения задач.

С помощью Kaiten подразделение университета создало удобную и наглядную систему, чтобы мониторить документооборот. Статус каждого документа отображался на доске, поэтому руководителю больше не нужно было отвлекать коллег и уточнять у них, на каком этапе находится работа.

Если хотите больше узнать о том, какие изменения в образовательном процессе происходят в ДВФУ, то вы можете ознакомиться с их деятельностью в Telegram-канале или прочитать кейс об использовании Kaiten в работе университета: