Кейс: внедрение системы планирования найма
Полтора года назад, когда я присоединилась к EdTech продукту со штатом сотрудников 150+ человек, передо мной стояла задача за короткий срок внедрить систему планирования найма и сделать так, чтобы бизнес перестал работать из позиции «пожарных» решений в рекрутменте.
Расскажу, как мы прошли путь от полного хаоса к структуре, которая помогает компании расти и экономить.
Точка А:
- Никто не мог сказать, сколько сотрудников нужно, когда и зачем.
- Руководители тянули до последнего, а потом «внезапно» вспоминали, что им нужен человек «ещё вчера». ha-ha, classic)))
- HR-отдел работал в режиме «заплаток»: постоянные авралы, компромиссы при выборе кандидатов и выгорание рекрутеров
- Компания не могла быстро масштабироваться из-за нехватки ресурсов, это мешало в достижении стратегических целей.
- Бюджеты тратились на срочные наймы, вместо того, чтобы инвестировать в развитие.
И в целом, накапливалось ощущение хаоса, текучка росла, а бизнес-цели откладывались. Нужно было срочно решать эту проблему.
GO!
Чтобы построить систему, я первым делом решила разобраться, какие задачи стоят перед компанией.
1. Погружение в планы компании и отделов
- Провела встречи с руководителями и фаундером, чтобы узнать планы компании на полгода и год: какие проекты нужны, где нужно усилиться, каких таргетов мы хотим достигнуть в стратегических целях.
- Разобрала с руководителями направлений тактические планы на полугодие и кварталы: что они хотят запустить, в какие сроки и какие цели планируют достичь.
Без понимания того, как работает бизнес, и взаимосвязи показателей работы сотрудников и целей компании, вы не сможете качественно валидировать открытие новых штатных единиц. Это может привести вас к ошибочным наймам. Поэтому обязательно во всем разберитесь при исследовании предоставленных вам данных.
2. Аналитика работы рекрутмента
Далее, я погрузилась в аудит и оптимизацию работы команды рекрутмента.
- Высчитала текущие мощности рекрутеров. Основные метрики эффективности: время закрытия, воронки кандидатов, успешность найма. Определила, какие показатели сейчас являются средними и высокими.
- Оптимизировала процессы, чтобы повысить производительность. По новым процессам запустила тестовые наймы, с повышенными таргетами, но без потери качества. Что-то вроде нагрузочного тестирования, только с рекрутерами.
- Рассчитала новые средние и высшие показатели, с учетом проведенной оптимизации на основании тестовых наймов по новой системе.
Это позволило мне определить возможные мощности при планируемых наймах и прогнозировать необходимость открытия новых позиций рекрутеров в команду. Спойлер: наняли еще 1 рекрутера.
3. Создание графика наймов
После того, как данные по показателям команды рекрутмента и планируемые наймы были собраны, я начала составлять график наймов на квартал и дробить его на каждый месяц. Даты открытия вакансий рассчитывались исходя из планов по проектам.
Например: Если новый хэд по трафику должен показать свой результат в середине декабря, мы начинаем обратный отсчет - середина декабря - результат - середина ноября- выход - первая половина ноября - оффер - к дате оффера добавляем средний срок закрытия подобных позиций и получаем приблизительную дату открытия вакансии.
Таким образом, чтобы сотрудник показал результат в середине декабря, нам необходимо начать найм в середине октября.
Еще в графике наймов были учтены вакансии fast track (лёгкие вакансии, с коротким циклом поиска) и long track (более тяжеловесные вакансии со сроком найма от 15 рабочих дней). Эта система позволила собрать календарную загруженность рекрутеров в диаграмму Ганта и следить за их перегрузами.
4. Приоритизация найма
Чтобы рекрутеров не завалило, была разработана система приоритизации найма. Очень важный пункт, который при разработке планирования найма стоит учитывать. Это поможет вам избежать безответственного отношения нанимающих к открытым вакансиям и вы сможете придерживаться своих таргетов и укладываться в планы.В этой статье уже не успею детально рассказать, там прям целая отдельная статья. Но я обязательно расскажу о том, как работает эта штука)
Пример таблицы план-факта по fast track вакансиям:
С какими сложностями я столкнулась
- Недостаточно качественное планирование проектов. В компании до этого никто не прогнозировал нагрузку на отделы и не думал, сколько людей потребуется для реализации задачи. Мне необходимо было не только внедрить систему планирования, но и, совместно с фаундером, развивать компетенцию руководителей в планировании проектов.
- Сопротивление рекрутеров. Некоторые члены команды восприняли новые действия как дополнительную нагрузку. Я провела несколько общих сессий и частных встреч с членами команды, чтобы объяснить, как новые процессы упрощают работу и помогают прокачать свой уровень скиллов.
- Сложный процесс согласования штатных единиц. Руководители отделов могли решать вопросы «по звонку», а новые шаблоны согласования иногда блуждали между операционным директором и фин.отделом. Мы упростили процесс на несколько шагов и сделали его максимально понятным.
Точка В:
- В первый же месяц после внедрения системы планирования удалось срезать ненужную вакансию на 250к гросс и понять, что дальше 2х месяцев сотрудник не понадобится. Задачу передали на аутсорс подрядчику.
- Время закрытия вакансий сократилось на 53% по линейным позициям и на 41% по вакансиям C-lvl.
- Руководители перестали «тянуть до последнего», и у рекрутмента есть возможность заранее начать поиск, а не быть в ловушке срочных вынужденных наймов не супер подходящих кандидатов.
- Рекрутеры перестали выгорать!
- А главное, подход к найму теперь основывается на чётких данных и стратегическом видении развития компании.
Вот такой кейс. Была рада поделиться с вами!
Расскажите, используете ли вы в своих компаниях планирование найма и если да, то с какими сложностями сталкивались при внедрении?
У нас нет планирования найма и это точно то, что не дает нам масштабироваться. А как вы приоритизировали вакансии? По каким критериям?
там прям система большая) она чем-то похожа на карту компетенций, где каждая вакансия набирает баллы. чем баллы выше, тем приоритет горячее. всего было 3 приоритета, как видно в таблице. я расскажу об этом более подробно совсем скоро)
а еще, чтобы нанимающие не только радовались, что их вакансия самая важная, но и ощущали свою ответственность за активность по его направлению, расписали детально все SLA для нанимающих менеджеров. срок рассмотрения резюме, срок дачи обратной связи рекрутеру по собесам и тестовым, кол-во слотов для проведения интервью на неделе. чем приоритет выше, тем большее вовлечение требуется от нанимающего. это встряхнуло даже самых больших пофигистов, которые любили кричать «волки!», но игнорили рекрутеров по несколько дней 😎