Зарплата, налоги, дебиторка – что делать, когда на счету пусто?

Два года назад я столкнулся с понятием дебиторской задолженности, когда компания, которой я руковожу, стала сама собирать оплаты от клиентов, а не жить на инвестициях.

Я могу сказать, что это ужасное чувство, когда завтра нужно платить зарплату, налоговая вот-вот заморозит счёт, а сотрудники приходят с просьбами купить в офис печенек, поставить третий монитор или оплатить ещё одну ненужную подписку, о которой все забудут через неделю.

«— Завтра платить зарплату, а на счету пусто. Что делать?» — такой вопрос я задавал себе несколько раз, пока не понял, что проблема не в клиентах, а в системе.

Единственное, что можно сделать в таком случае - брать в руки телефон, звонить и надеяться, что заказчик о тебе позаботился и не забыл про твой счёт. После того, как получается договориться, можно заняться настоящей работой и выдохнуть. До очередного платёжного дня. Когда всё повторится.

Так быть не должно, поэтому я решил разобраться, и вот что у меня получилось.

Дебиторка - это такая же часть работы, как и вся остальная. Я думаю, что для большинства это будет очевидным, но когда до этого этим занималась бухгалтерия, отдел продаж, отдел обслуживания, юридический отдел и, как оказалось, половина компании, то теперь, когда я стал сам отвечать за бизнес-юнит, пришлось принять этот факт и разбираться, что с этим делать.

Я выявил основные этапы сбора денег за оказанные услуги:

1. Клиент должен быть согласен с условиями

Вроде очевидная вещь, но только если тот, кто принимает решение и тот, с кем вы контактируете - один и тот же человек. Это не всегда значит, что говорить нужно только с владельцем или директором. Наоборот, решение платить или не платить, может принимать практически кто угодно. Начиная от финансового директора, заканчивая рядовым специалистом или даже вообще не сотрудником клиента. Это может быть просто внешний человек, которому доверяет группа собственников. Тот факт, что у вас подписанный договор, автоматически не означает, что клиент согласен. Согласие находится в голове принимающего решение, а не на бумаге. Если клиент захочет, то найдёт 1000 причин не платить по подписанному договору.

2. Клиент должен быть согласен, что услуги были оказаны

Да, можно сказать, что акт выполненных работ подтверждает факт оказания услуг. Но приведу другие примеры:

маркетинговое агентство устраивает презентацию разработанной рекламной концепции стейкхолдерам клиента;

при завершении ремонтных или строительных работ проводится процедура приёмки объекта;

после занятия в детском кружке по рисованию, родителям высылается фото довольного ребёнка с рисунком.

Если клиент в B2B не знает о том, оказана услуга или нет, то вероятнее всего, он начнёт спрашвать об этом у своих подчинённых. Это плохой знак, так как вероятнее всего информация будет сильно искажена. Лучше вас об этом никто не расскажет.

Кроме того, у клиента могут быть вопросы и замечания. Если вы пытаетесь получить подтверждение согласия с оказанными услугами, то значит вы можете отработать возможные возражения.

3. Клиент должен иметь техническую возможность оплатить

Самое банальное, но у него должен быть счёт на руках. Но какой счёт и на каких руках он должен быть?

В счёте должно быть именно то, что устраивает клиента с точки зрения его системы учёта. Если ваша услуга сформулирована как что-то такое, что налоговая не примет у клиента в затраты, то можно быть уверенным, что бухгалтерия запретит его оплачивать, даже если собственник клиента ваш лучший друг.

Ваш счёт также ждёт путешествие по запутанной системе согласования оплат у вашего клиента, по такой статье должны быть заложены деньги в бюджете, а нужные люди должны тыкнуть кнопку "согласовано". Если вы не знаете, как этот механизм устроен у вашего клиента, то при каждом шаге оплата будет застревать, а вы переделывать документы и ждать, либо мучать бедного клиента просьбами оплатить, из-за чего он будет с каждым разом всё дольше читать ваши сообщения и реже брать трубки.

Казалось бы, какая разница, как у него там идут внутренние процессы? Да никакой, сидите без денег)

А если серьёзно, то заранее зная особенности, вы сможете учесть их в ваших документах, правильно их отправить куда нужно и верным способом (кто-то принимает только печатные документы почтой). А значит, получить оплату во время.

4. Клиент должен помнить о вас

Если вы поставляете жизненно важный ресурс для вашего клиента, имеете над ним власть и контроль, то вам достаточно отрегулировать кредитную политику и запрещать отгрузку свыше определённого лимита автоматически. В таком случае, вы итак находитесь в фокусе внимания.

У любого бизнеса есть ключевые платежи: заработная плата, налоги, аренда, ключевые ресурсы. Всё прочее попадает в категорию "всё прочее".

Знаете, что я узнал, когда увидел, как финансовая служба принимает решения о том, кому из категории "всё прочее" сегодня заплатить? Собственник поставщика позвонил финансовому директору и сообщил, что не увидел оплату. Деньги ушли через 5 минут. Это многое объясняет.

Клиент заинтересован вам заплатить, но говорит, что сейчас нет денег. Сегодня ещё рано, ну а завтра уже поздно. Таких случаев не так много, поэтому здесь важно получить согласие клиента, раз он забывчив и изменчив, на то, что вы будете почаще ему звонить и писать. Пока оплата не случится.

5. У вас должен быть план Б

До этого пункта мы были максимально клиентоориентированы. Но есть граница, за которой это теряет смысл. Несмотря на то, что выше описано много действий и ситуаций, сама работа на самом деле не занимаете много времени, если процесс более менее систематизирован. Но если вы сделали всё и даже больше, чтобы собрать дебиторку, а денег так и не поступило, то хватит это терпеть.

У вас на руках должен быть подписанный договор, акт и акт сверки взаиморасчётов. С учётом того, что почти у всех есть ЭДО, получить эти документы не сложно. Этот набор вы несёте в суд, в полуавтоматическом режиме выигрываете дело, решение передают приставам, счёт клиента арестовывают и перечисляют вам деньги. Реально это чуть сложнее и дольше, но в целом сейчас это работает достаточно хорошо.

Ваш клиент и его юристы знают об этом. Поэтому, прежде, чем идти в суд, покажите своё намерение клиенту. Для этого отправляем официальное письмо на фирменном бланке о том, что просите клиента урегулировать долг. Можно сопроводить это письмо пугалками, можно в мягкой форме. Главное, чтобы клиент понял, что ваш процесс идёт к завершению и деньги всё равно придётся заплатить. Также это письмо с отметкой о получении пригодится в суде, когда он спросит у вас, как вы пытались урегулировать спор самостоятельно.

Многие знают о том, что я перечислил выше. Кстати, поделитесь пожалуйста в комментариях своими примерами, кто сталкивался с подобным!

Я пообщался со знакомыми предпринимателями на эту тему и оказалось, что несмотря на то, что они всё это знают и понимают, всё равно не делают!

А всё потому, что это трудоёмко, а когда бизнес небольшой и делегировать эту работу некому, то приходится заниматься самому. Этим просто не хочется заниматься, так как это не самая приятная работа.

Кстати, это объясняет, почему в интернете и в офлайн так мало говорят про дебиторку! С ней всё понятно, просто надо делать, а делать некогда.

Вот так и получается, что проблема есть, а решения нет.

В какой-то момент у меня стало не хватать денег для оплаты текущих обязательств. Я собрал всех своих клиентов, все услуги которые им оказываю, переработал и перезаключил часть договоров, переговорил с каждым из них. Деньги стали поступать, я смог рассчитаться.

Тогда я увидел закономерность - сборы дебиторки возрастают, когда я уделяю этому внимание. А уделяю внимание я тогда, когда внешние факторы меня заставляют.

Я подумал, что если что-то могло бы помочь мне сохранять фокус на проблеме с дебиторкой и на действиях по её сбору и профилактике.

Я понял: если это работает вручную, значит, можно создать инструмент, который облегчит мне задачу.

Я разработал MVP сервиса по управлению дебиторской задолженностью. Теперь я каждый день получаю информацию о текущих долгах и ближайших платежах, вижу, кто и сколько должен, могу в пару кликов отправить уведомление или счёт в мессенджер или на почту. По моим оценкам, сборы выросли примерно на 10%

Я бы хотел подключить к работе над решением проблемы управления дебиторкой в малом бизнесе как можно больше людей. Поэтому приглашаю попробовать поработать в моём прототипе, поделиться опытом, идеями и результатами.

Вот ссылка на сервис:

После простой регистрации вам будут доступны 14 дней на тестирование, но если вам потребуется больше - напишите в поддержку, я продлю на тот срок, который будет вам нужен. Буду рад любой обратной связи!