Не нужно нанимать линейный персонал! Лучше отдать это на аутсорс. Объясняем на цифрах, почему

Знаете, что общего у складского работника и Штирлица? И тот, и другой в нужный момент может исчезнуть, не оставив и следа.

Если вы управляете складом, сетью магазинов, логистическим центром или производственным бизнесом, то наверняка для вас эта шутка вовсе и не шутка никакая.

Вроде наняли людей, все работают. А потом в один момент — хоп, и нехватка персонала. Один — уволился, второй — запил, третий просто не вышел на смену. И вы снова начинаете искать людей. При чем чаще всего собственными силами. Не подозревая, сколько на самом деле переплачиваете: на налогах, социальных взносах, компенсациях, оплате HR и прочих затратах, связанных с поиском рабочих рук.

В этой статье расскажем, почему владельцу бизнеса не нужно нанимать линейный персонал самому. А лучше делегировать этот процесс на аутсорс. Покажем, сколько экономят компании, которые отказались от самостоятельного найма.

Поэтому тут будет только практический опыт!

На бумаге всё выглядит просто: Разместили вакансию, нашли кандидата, подписали договор — человек выходит на смену, работает, получает свои деньги. А вы, как работодатель, платите ровно ту сумму, что указана в вакансии. Ну, может быть, плюс тысяча-другая на оформление.

Спойлер: это иллюзия. И она дорого обходится. Одна из самых частых ошибок бизнеса — думать, что ставка 300 ₽ в час = «мои расходы — 300 ₽ в час». На деле к этой ставке прибавляются:

– налоговые отчисления, – соцвзносы, – больничные, – отпускные, – оформление, – простои, – переработки, – обучение, – текучка,

Во-вторых, найм — это не финал, а начало. Человек может не выйти в первую смену. Может выйти — но уйти на второй день. Может работать через раз. И каждый такой случай — это не просто раздражение. Это сдвинутые сроки, срыв логистики, задержка отгрузки, штрафы от контрагентов.

Ниже подробный расчет расходов бизнеса на содержание одного сотрудника.

Для расчет взят 2024 год. В 2024 году — 248 рабочих дней, или 1984 часа при графике 5/2 по 8 часов в день.

Вот сухая арифметика по одному сотруднику с зарплатой 65 000 руб./мес. в штате за год:

Итого: 1 488 854 ₽ в год — только на самого сотрудника.

ЗП кадровика и бухгалтера (по 1 000 ₽/мес на каждого сотрудника) — 24 000 ₽/год

Найм: объявления, собеседования, оформление — 8 000 ₽ на одного сотрудника в год

Итоговая сумма: 1 520 854 ₽ в год или 767 ₽ за каждый час работы сотрудника.

767 ₽ в час вместо 387 ₽. Вы хотели платить сотруднику 65 000 ₽ в месяц, а по факту платите почти вдвое больше. Причём даже без гарантии, что он завтра выйдет. В реальности Вы платите за:

– вакансии, которые никто не открывает, – обучение тех, кто уволится через 3 дня, – смены, которые приходится закрывать самим, – налоги, от которых нельзя отказаться, – и HR-отдел, который из «ресурса роста» превращается в отдел «экстренного реагирования».

Что сотрудники появляются сами, выходят вовремя, работают. Если кто-то не вышел, замена находится сразу же. А Вы просто получаете результат. В срок. В нужном количестве. Без потерь.

Да, такое возможно. Это называется аутсорсинг персонала.

Один из главных аргументов против аутсорса: “Мы лучше знаем свой бизнес, мы и наймем”.Но вот какая штука: подбор линейного персонала — это не про знание бизнеса. Это про массовую, рутинную и часто убыточную операционку. Причём с рисками, которые бизнес не всегда считает.

Что как правило включает в себя аутсорс-модель?

– Поиск и найм: сотрудники приходят не “из воздуха”. Кто-то должен написать вакансию, прозвонить, встретиться, проверить документы. – Оформление: налоги, взносы, трудовое законодательство, медосмотры, миграционные нюансы. – Гарантии выхода: мало нанять – нужно чтобы человек работал – Обновление резерва: текучка — это не “если”, это “когда”. И кто-то должен заранее иметь замену. – Контроль и дисциплина: опоздал, ошибся, не справился — нужен механизм обратной связи и замены. А еще аусорс финансово предсказуем: один договор, фиксированная ставка. Без надбавок и сюрпризов.

ЗП на руки: 65 000 рублей.

При самостоятельном найме компания тратит: 767 ₽ в час (реальные цифры с учётом налогов, отпусков, админрасходов и текучки)Если отдать на аутсорс, это будет стоить 596 ₽ в час (Рассчитали данные в нашем калькуляторе расчета стоимости аутсорса)

Разница — 171 ₽ в час. Вроде немного.

Но если посчитать: 1984 рабочих часа × 171 ₽ = 339 264 ₽ в год — на одного сотрудника. А сотрудник, как правило, не один.

Да, на рынке можно найти и предложения по 500 ₽, и даже по 450 ₽ в час. Но здесь важно понимать, что именно вы получите за эти деньги.

Дешевый аутсорс — это как правило случайные люди без отбора.Там большая текучка. Отсутствие резерва: не вышел сотрудник — не вышел никто. Они работают по принципу “вывести хоть кого-нибудь”, а не “решить задачу”.

Это как раз та схема, из-за которой у аутсорса когда-то испортилась репутация.

Когда вы выбираете подрядчика, важно смотреть не только на цену в счёте, но и на то, что стоит за этими цифрами. Вот несколько простых вопросов, которые помогут быстро отличить качественный аутсорс от массовой “перегонки людей”:

У хорошей компании: – Есть входной фильтр: не берут всех подряд, – Кандидаты проходят собеседование, проверку документов, – Есть чёткие требования по опыту и адекватности.

У плохой: – Приняли — значит, годен. – Главное — довести до смены, а там как получится. – Ни инструктор, ни координатор вообще не знают, кто вышел.

Если у агентства все новые каждую неделю — это тревожный сигнал.У нормального подрядчика есть “ядро” — сотрудники, которые работают годами. Они знают процессы, у них выше КПД.

Сотрудник у вас на объекте — значит, ответственность за него тоже может оказаться на вас, даже если он оформлен через подрядчика.И вот здесь как раз видно, с кем вы работаете: с надёжным партнёром или с посредником, который “соскочит при первом звонке из инспекции”.

– Не оформляет людей официально, либо использует мутные схемы– При проверке не выходит на связь, ссылается на субподрядчика, не предоставляет пояснений.– В договоре нет гарантий — при нарушениях платите вы, а подрядчик просто исчезает.

– Со всеми сотрудниками заключены официальные договоры. Документы, учёт и все обязательства по ним — на стороне подрядчика. – При проверке сам взаимодействует с проверяющими,и берет все вопросы на себя.

И ещё одно: если вам обещают вывести 20 человек “завтра с утра” — это почти всегда тревожный звоночек. Так не бывает без потери качества. Либо это “человеко-поток”, либо вас просто собираются закрыть кем угодно, чтобы не потерять клиента.

Поэтому, когда смотрите на цену — смотрите, что в неё входит. 500 ₽ без фильтра, замены, контроля и стабильности может обойтись гораздо дороже, чем 600 ₽ за предсказуемый результат.

Если аутсорсинг так хорош, возникает логичный вопрос: а почему тогда не все бизнесы используют эту схему?

Ответ простой: аутсорс — это не волшебная таблетка. И он подходит не всем. Вот ситуации, когда он, скорее всего, не нужен или неэффективен:

У вас узкая, специфическая сфера Если сотрудник должен несколько месяцев вникать в процессы, знать продукт, пройти внутреннюю сертификацию и общаться с клиентами — проще вырастить его внутри компании.

У вас всего 1–2 сотрудника В маленьком составе проще платить «как есть», чем передавать задачи через внешнего подрядчика. Особенно если нагрузка нестабильна: сегодня надо, завтра нет.

Но во всех остальных случаях — когда нужно быстро, гибко, без текучки и штрафов — аутсорс закрывает задачу кратно дешевле.

Мы можем бесплатно рассчитать ваш проект — сравним текущие затраты на штат с потенциальной экономией при аутсорсе, с учётом количества сотрудников, графика и специфики задач.