Как обнаружить недостачу на складах маркетплейсов

На маркетплейсах легко потерять деньги из-за недостачи на складе. Вроде бы вы всё отправили, продажи идут, а финансовый прогноз не сходится с реальностью. Рассказываю, как мы отслеживаем количество товаров и разбираемся в расхождениях со складом Озона.

Первое, что нужно сделать — это собрать базу данных. Мы выгружаем все доступные отчёты из личного кабинета продавца:

о реализации,

о компенсациях,

о возмещении убытков,

об остатках на складе,

акты приёмки и утилизации,

заявки на вывоз со стока.

Далее объединяем всё в одну систему. Здесь пригодится знание Excel: сводные таблицы, Power Query, Power BI.

Автоматизировать этот процесс сложно. Мы пробовали, но всё равно приходится регулярно проверять вручную. Что точно стоит сделать — это выстроить работу:скачивать отчёты каждый день,собрать в таблице сравнение отгрузки и остатков,настраивать формулы проверки,сразу запускать процедуру выяснения, если цифры не сходятся.

Рабочая формула, которую мы используем:

Приняли по АПП − продажи − возвраты − утилизация = 0

Если итоговое число не равно 0, начинаем сравнивать отчёты.

Часть алгоритма я уже рассказывал в других постах. Проблема с недостачей отличается тем, что здесь для доказательств нужно в разы больше таблиц и отчётов. Какие у нас были шаги:

1. Скачали все отчёты и выстроили в систему.

2. Сделали сводные таблицы, сравнили все данные и нашли расхождение.

3. Написали в поддержку и прислали ссылку со всей аналитикой, которую загрузили на Яндекс Диск.

4. Поняли, что через поддержку всё вернуть не получится

5. Отправили досудебную претензию.

Иногда деньги возвращают уже на этом этапе. Главное — собрать доказательства и уважительно относиться ко всем участникам спора. Если дойдёт до суда — чёткая система аналитики и документов будет большим плюсом в вашу пользу.

Работа с маркетплейсами — это постоянный учёт. Поэтому приходится брать на себя ещё и роль аналитика.

Больше историй и полезных постов в моём тг-канале «Жгучие маркетплейсы» — подписывайтесь.