Как пользоваться Todoist

Не смотря на то, что у сервиса Todoist качественный help, но во-первых — кто такие глупости читает, а во-вторых есть какие-то простые приёмы, которые не сразу очевидны. Я вижу как люди используют Todoist, мне становится жутко, поэтому решил написать статью.

Это не только к Todoist относится. Широко известные стадии принятия неизбежного:

• Отрицание
• Гнев
• Торг
• Депрессия
• Принятие

Зачем в них купаться? Если Facebook выкатил новый дизайн, не пытайтесь сторонними приблудами его поправить, Facebook не переиграть, если пришёл огромный счёт за коммунальные услуги — заплатите сразу, платить всё равно придётся, если приняли решение пользоваться сервисом — отбросьте сомнения, мучения, попытки как-то сбоку пристроиться. Не рубите хвост по частям, примите неизбежное и получайте от него удовольствие.

В идеале прохождение этих стадий должно занимать ровно минуту и не отвлекать от другого. Я знаю о чём говорю, было время когда я в этом купался месяцами. Хорошая новость — это можно изменить.

Поэтому: если Вы решили пользоваться Todoist, то поставьте его на телефон, компьютер, настройте оповещения, добавьте в закладки, избранное и т.д. Не сопротивляйтесь.

Нет мотивации — не будет результата. Вы должны понимать зачем вам вообще нужен этот сервис и для чего это. Если это «начальник сказал поставить», «хочу быть упорядоченным» — будет сложно. Это не очень чёткие задачи.

Вот именно для этого. Чтобы выкинуть все дела из головы и если вдруг захочется их поделать, то открыть сервис и поделать их. И ключевое слово «все»: там должны быть дела «написать статью», «покормить кошку», «привинтить порожек», «найти бухгалтера», «сменить фильтр у пылесоса». «Все» это буквально все. Например у меня там есть утренний душ и бритьё.

Важный момент — сервисы нужны для упрощения процесса, а не усложнения, если вы тратите на сервис больше времени, чем без него, то он не нужен. Todoist освобождает массу времени и места в голове. Больше ничего не надо помнить. Средний человек может держать в памяти одновременно 5-10 объектов, у меня в Тodoist десятки, а то и сотни дел. И запоминать их не нужно.

Ключевое правило организации, без него нельзя. Просто запомните — дел без срока не существует и у каждого дела должен быть статус важности.

Сразу исключение: если это не дело, а заметка, то у неё нет срока. Например я записываю в Todoist идеи, им срок не нужен. Или параметры испарителей для электронной сигареты, или размеры постельного белья, или жёсткость воды в квартире, или давление в шинах велосипеда. Информационным записям не нужны сроки. А вот всем остальным — обязательны.

Просто возьмите свой список дел и проставьте сроки всем делам. Всем-всем. А потом когда добавляете дело возьмите за привычку всегда писать ему срок выполнения.

Важность. В Todoist есть четыре приоритета:

Сразу вспоминается вот такая картинка:

Удобно вам так расставлять приоритеты — замечательно, пользуйтесь. Если путаетесь во всём этом «срочно, но важно», «не важно и не срочно» и т.д., то простейшая классификация:

• Белый — информация или дело которое можно отложить на месяц.
• Синий — нормальное неспешное дело, можно отложить на неделю.
• Оранжевый — хорошо бы сделать, максимум отложить на 2-3 дня.
• Красный — сделать немедленно, откладывать нельзя.

Большинство дел будут синими, информация белой, оранжевые изредка, а красный это или действительно что-то срочное, или требующее немедленного выполнения, например: «оплатить интернет» (а то его отключат).

С некоторых пор я увлёкся трендами минимализма в организации рабочего пространства и мне очень помогает попроектная организация.

В чём смысл: всякое дело должно быть отнесено к какому-то проекту. Это очень удобно, т.к. потом можно эти проекты двигать, перемещать, вкладывать один в другой и т.д.

Todoist позволяет создать огромную помойку из одного проекта и разметить её тегами, но лично я не рекомендую так делать: нет наглядности, нет заранее определённой сегментации, лишние телодвижения по сортировке и выборкам. И, самое важное, дела прекрасно укладываются в древовидную попроектную структуру, проверено многими годами практики. Теги это чудесно когда постоянно нужны произвольные выборки по множеству объектов, но тут не та история, т.к. если дел слишком много, то это значит только что вы их не почистили от мусора. Время жизни и количество рабочих часов ограничены, нельзя запихнуть туда бесконечное количество дел. Выкидывайте лишнее.

Поэтому всё запихиваем в проекты и подпроекты: делаем сайт — создаём проект «Сайт», подпроекты «Дизайн», «Тексты», «SEO», ну вы поняли принцип.

Существуют дела которые не особо хотят в какие-то проекты и кажется, что они к ним не относятся. Поделюсь своим опытом организации таких проектов:

• Текущее — сюда оправляются в основном бытовые дела, которые надо не забыть. Например: «Съездить за посылкой», «Уплотнить крючки на двери», «Заказать кофе с кофеином», «Разобрать счета квартиры», «Купить VPN».
• Идеи — сюда я любовно записываю идеи по сайтам, сервисам, бизнесам. Время от времени заглядываю, сортирую, выкидываю, раскладываю по подпапкам. Всё что я делаю по работе берётся отсюда.
• Информация — то, что нужно запомнить: размеры подушек, марка кроссовок, тип зубных щёток и т.д.
• Регулярное — повторяющиеся задачи. У проекта есть подпроект «Регулярное долгое». В регулярное попадает то, что нужно делать не реже раза в месяц: душ, бритьё, оплата интернет. В регулярное долгое — то, что делается реже: страховка на авто, трата с симки, годовой отчёт.
• Купить — вообще, было время когда я удалил этот проект, зачем он нужен? Надо купить — купи. Но жизнь вносит свои коррективы, ещё и коронавирус... пришлось его возвернуть. Тут всё просто — это список предстоящих покупок.
• Авто — заметки по автомобилю: давление шин, марка масла, размер щёток, следующее обслуживание. Это всё без дат, разумеется. Ну и если что сломалось.
• Административное — т.к. Todoist прекрасно подходит для совместной работы, а не всем хочется делиться, то появился такой раздел. Просто чтобы не задумываться, что я поделился с кем-то чем-то не тем.
• Мерзкие дела — на редкость нужное оказалось местечко, сюда я переношу то, что никак не идёт. В основном бытовые дела связанные с бюрократией. И оно стало двигаться.
• Блог — идеи для статей. Заметил, что этот раздел со временем протухает, если за 2-3 месяца не написал статью, то потом тема кажется скучной, писать на неё не интересно, приоритеты изменились. Стоит писать почти сразу и не тянуть скучные темы годами — вычищать.
• Будущее — планы на будущее.
• Всякое — сюда я записываю... всякое. Не знаю как объяснить, но мне очень понятно, что там должно быть, а чего нет. Например: я поспорил, но событие произойдёт через полгода — пишем сюда, у меня есть вопросы по предмету, а с собеседником я поговорю неизвестно когда — сюда, кто-то написал шокирующий коммент «Биткоин Дойдёт до 344 000. И потом в течении года упадёт на 100 000» и назвал сроки, записываем.

У вас может быть своя система проектов, разумеется. Я просто привёл примеры.

Мощнейший инструмент для повторяющихся дел. Обязательно прочитайте справку и используйте. Очень удобно.

Каждое утро мне на телефон приходит список дел на сегодня. И я вижу чем мне надо заняться, что-то могу перенести, настраиваюсь. Существует удобный виджет, можно выделить для него экран в телефоне.

Фактически она мне заменяет календарь, которым я не пользуюсь. Два великолепных раздела «Сегодня» и «Предстоящее» позволяют понять, что нужно делать сегодня, а что в ближайшем будущем.

Работать это будет только если у каждого дела есть дата, поэтому она и необходима.

Если дела нет в разделе «Сегодня», то его и не надо сегодня делать (а если дела нет в Todoist, то его вообще делать не надо. Возьмите это за правило.

Замечание: сюда не попадают дела назначенные другим и ограничены возможности редактирования, поэтому не создавайте дел в этих разделах, они для просмотра, а не для добавления.

Замечание про календари: хотя Todoist с ними отлично интегрируется, но мне кажется, что это масло масляное — если есть временная лента в Todoist, то зачем календарь? А если есть календарь с делами, то зачем Todoist? Но дело вкуса, конечно, кому-то, возможно, нужны оба представления.

• Названия дел — ох, сколько раз я писал что-то и потом не мог понять что это. Например: «живые самодельные комиксы» — про что это вообще? Не имею ни малейшего понятия. Записывайте дела понятно, развёрнуто, добавляйте ссылки.
• Мельчение (декомпозиция) — тут советов не даю, каждый подбирает под себя, но я способен выполнять достаточно общие и крупные задачи без тотального дробления. У меня оно только отнимает время и приводит к излишнему записыванию.
• Доска — некоторое время назад Todoist добавил канбан доски, но пока они сильно уступают по функционалу, удобству и интерфейсу тому же Trello. Поэтому можно попробовать, но для меня пока не очень подходящий инструмент.
• Теги — вроде бы прикольная штука, но если всё рассортировано по проектам, то оказываются не особо нужны.
• Комментарии — тут они не очень удобные, к сожалению. Использую для каких-то заметок, но в ограниченном объёме. Например: дело «Доменное имя», а в комментариях список имён. Реально переписываться в них не удобно. Ну мне, во всяком случае.
• Карма — наверное на многих действует, но на меня что-то не очень. Поставил себе цель одно дело в день и закрываю его утренним душем. Так я всегда великолепный красавчик сразу после того как помылся!
• Входящие — задумано, что я сюда буду добавлять несортированные дела, а потом их сортировать по проектам. На практике я сразу при добавлении сортирую, ставлю дату и приоритет и не знаю зачем мне этот раздел.
• Групповые операции — удобная функция, выделяем десяток и дел и меняем им срок выполнения, переносим в другой проект, ставим приоритет.

Друзья, это всё, конечно, не тянет на полноценное руководство, просто хотел поделиться с вами своим подходом к ведению списка дел. Кроме этого текст написан для людей которые со мной работают, чтобы им было легче освоить этот замечательный инструмент.

Всем любви и счастья, не забывайте подписываться на мой блог и нажимать колокольчик.