Календарь Битрикс24: мой способ успевать всё и не выгорать

В этой статье расскажу, как с помощью Календаря Битрикс24 всё успеваю — при этом остаюсь в ресурсе. Поделюсь полезными инструментами и советами, которые помогают управлять временем и могут быть полезными вам.

Меня зовут Евгений Демин, я руковожу IT-компанией Smart Бизнес и более 10 лет занимаюсь автоматизацией процессов компаний в сферах производства, продаж и услуг.

Мой рабочий день - это встречи с командой, переговоры с клиентами и управление компанией.

Как не потеряться в этом потоке и избежать выгорания?

Мой ответ - использовать Календарь Битрикс24. Он помогает эффективно управлять временем, выстраивать работу с клиентами и коллегами и оставлять место для личной жизни.

В роли директора я слежу за тем, чтобы команда двигалась в одном направлении. Собрания, дедлайны по проектам, стратегические сессии — всё это требует четкой координации. Здесь мне помогает Календарь компании в Битрикс24.

Каждую неделю я провожу митинг с разработчиками и менеджерами. Открываю планировщик времени в Битрикс24, вижу, кто свободен, и выбираю удобный для всех слот.

Например, недавно мы готовились к запуску нового продукта. Я создал событие в Календаре компании, добавил ключевых сотрудников и указал дедлайн для подготовки. Все получили уведомления, и мы обошлись без лишних чатов и путаницы.

Календарь интегрируется с задачами в Битрикс24, что экономит мне массу времени. Я вижу, какие проекты требуют моего внимания, и сразу планирую встречи по ним.

Например, если у нас горит дедлайн по разработке проекта, в задаче я создаю событие (встречу) для обсуждения и решения срочных вопросов. Это дает мне уверенность, что ничего не упущено, и снимает стресс от постоянного контроля. Теперь я могу сосредоточиться на стратегии, а не на микроменеджменте.

От того, насколько я организован в общении с клиентами, зависит их доверие к нашей компании. Календарь Битрикс24 помогает мне быть надежным партнером.

Я использую Календарь в CRM для планирования встреч с клиентами.

Недавно был звонок с клиентом и мы договорились о встрече. Я открыл планировщик прямо в карточке CRM во время звонка, выбрал время, удобное для обеих сторон, и добавил встречу в календарь. Эта встреча уже отображается в моем календаре, я ее не пропущу и не забуду.

Чтобы поддерживать регулярный контакт, я настроил повторяющиеся ежемесячные созвоны. Теперь каждый месяц Битрикс24 напоминает мне о встрече, и я успеваю подготовиться — изучить прогресс по проекту, собрать вопросы.

Клиент видит, что мы держим всё под контролем, и это укрепляет наше сотрудничество.

Быть руководителем — это не только про работу. Если не заботиться о себе, выгорание “тут как тут”. Поэтому я использую Мой календарь в Битрикс24 и выделяю время на личные дела.

Календарь Битрикс24 синхронизируется с моим Google календарем, так что я всегда могу контролировать рабочее расписание и личные дела. Все события, которые я вношу через Google календарь, автоматически отображаются в календаре Битрикс24.

Каждое утро я начинаю с пробежки — это мой способ перезагрузиться. В календаре я забронировал для этого час, с 7 до 8 утра, и Битрикс24 всегда напоминает мне об этом.

Я также планирую в календаре время с семьей. Звучит просто, но именно такие моменты дают мне энергию для новых рабочих недель.

Календарь освобождает мою голову от необходимости держать всё в уме — я знаю, всё под контролем, и могу расслабиться.

Календарь Битрикс24 — это набор функций, которые делают работу и жизнь проще.

Далее расскажу об их особенностях, в чем польза и как это поможет вам правильно распорядиться своим временем.

В разделе Календарь, по умолчанию, есть Мой календарь, Календарь компании и Занятость переговорных.

Мой календарь. Создаются важные события сотрудника, чтобы правильно распределить время и не пропускать важной информации.

Пример использования: время на проекты и задачи, встреча с клиентом, встреча с коллегой, личные дела.

Календарь компании. Создаются события, связанные с несколькими людьми в компании.

Пример использования: планерки, групповые обсуждения проекта и встречи с клиентами.

Занятость переговорных. Бронируются места для проведения офлайн встреч и событий.

Подходит крупным компаниям, где есть много переговорных.

В Битрикс24 можно создать несколько календарей (папок) в личном календаре сотрудника или в календаре компании (основных папках) — каждый для своей цели: проекты, задачи, отпуска или встречи.

Эти календари отличаются названием, цветом и группировкой по главным календарям (папкам) раздела.

Создать событие можно из разных мест: в разделе Календарь, из задачи или карточки CRM.

Способы добавления:

Событие можно настроить с определенными условиями для удобства пользователя.

Название и важность. Укажите понятное название. Если событие важное — отметьте галочкой «Важно» — оно будет выделено ярким цветом.

Описание. Добавьте детали: текст, файл или документ. Можно сгенерировать описание с помощью AI CoPilot.

Время. Укажите дату и время начала и завершения. Можно отметить как «Весь день» и выбрать ваш часовой пояс.

Напоминание. Настройте уведомление — за час, за день или в другое удобное время, чтобы не пропустить событие.

Привязка к календарю. Выберите, к какому календарю (личному, командному, проектному) привязать событие.

Повторяемость. Сделайте событие регулярным: ежедневно, еженедельно, ежемесячно и т.д.

Место проведения. Укажите физическое место (например, переговорную комнату) или онлайн-платформу (Zoom, Google Meet и др.). Можно заранее настроить популярные варианты для быстрого выбора.

Участники. Добавьте коллег в событие — вы увидите их занятость на таймлайне и сможете подобрать удобное время. При необходимости дату и время можно скорректировать.

Чтобы отслеживать подтверждение участия, включите опцию «Оповещать о подтверждении/отказе участников» — вы получите обратную связь от каждого.

Цвет события. По умолчанию цвет берется из выбранного календаря, но его можно изменить вручную для лучшей визуальной ориентации.

Статус занятости. Выберите, как событие повлияет на ваш график для других:

Частное событие. Поставьте галочку, чтобы скрыть детали события от коллег. В календаре будет отображаться только событие красным цветом и надпись “Занят”, “Частное событие”.

Элементы CRM. Привяжите к событию сделку, лид, контакт или компанию из CRM — чтобы всё по встрече оставалось в одном месте.

В моем календаре можно посмотреть события по дню, неделе, месяцу.

Можно открыть расписание по всем событиям, за все время.

Также можно посмотреть Приглашения - это список событий, где требуется ваше подтверждение.

Если вам не хочется работать мышкой, вы можете переключить нужный срок календаря с помощью горячих клавиш.

D - день

W - неделя

M - месяц

A - расписание

Можно найти любое событие по готовым фильтрам. Можно также настроить фильтры под себя.

В разделе Мой календарь вы можете настроить параметры отображения и поведения вашего расписания.

Часовой пояс. Укажите часовой пояс для каждого календаря — особенно удобно при работе с международными командами или в командировках.

Календарь для приглашений. Выберите, в какой календарь будут добавляться события, на которые вас приглашают.

CRM-календарь. Все события из CRM (встречи, звонки, дела по сделкам) автоматически отображаются здесь. Можно включить или отключить отображение.

E-mail для приглашений. Укажите почтовый ящик, на который будут приходить приглашения на мероприятия. Это может быть ваш личный или корпоративный email.

Параметры рабочего времени. Укажите рабочие дни и часы — чтобы коллеги могли добавлять вас в события только в удобное время.

Есть поддержка гибкого графика, включая нерабочие дни и индивидуальные перерывы.

Права доступа к календарям. Настройте детальные права доступа: определите, кто и к каким календарям может получать доступ — к общим, командным и личным.

Вы можете ограничить просмотр или разрешить редактирование, обеспечив конфиденциальность и контроль над данными.

Синхронизация календарей. Подключите внешние календари (Google Calendar, Outlook и другие) к Битрикс24 и синхронизируйте события в обоих направлениях.

Все встречи и задачи будут всегда в одном месте — никакой путаницы и пропущенных сроков.

Свободные слоты - это временные интервалы в вашем календаре, выделенные для встреч.

Поделитесь своим расписанием — участники смогут выбрать удобное время для события самостоятельно.

При этом они увидят только доступные и занятые слоты. Детали других встреч — кто участвует и о чём они — остаются скрытыми. Конфиденциальность соблюдена.

С календарем Битрикс24 я не просто планирую день — я управляю своей энергией и фокусом. Каждый митинг, созвон с клиентом или час для утренней пробежки теперь на своем месте, и это дает невероятное чувство свободы и уверенности.

Попробуйте календарь Битрикс24 прямо сейчас — он доступен в бесплатной версии.

Если нужна помощь в настройке календаря Битрикс24 под ваши задачи, напишите мне в личку Telegram

Сайт Smart Бизнес