60 дней фильмов
и сериалов
18+
Условия подписки Плюс
Мульти: clck.ru/YMaCq
VC60
Забрать

Как мы автоматизировали работу с документами

Работа с документами мало кого радует. А когда их становится очень много — это ад для любого специалиста. Бесконечное перекладывание бумаг из стопки в стопку, проверка, поиск недостающих документов, пересылка из одной точки в другую, третью… Но что если этот процесс автоматизировать и собирать весь пакет документов через сайт? Рассказывает руководитель проектного офиса ИнтернетУрока Марат Велиханов.

Домашняя школа «ИнтернетУрок» — это полноценная экосистема для получения школьного образования дистанционно. Наши ученики смотрят видеоуроки, читают конспекты, выполняют тесты и домашние задания, консультируются с учителями и получают оценки и рекомендации по своей работе. Можно не ходить в обычную школу, а зачислиться к нам — и после успешной сдачи экзаменов получить аттестат.

Официальное зачисление мы ввели в 2017 году — мы начали сотрудничать со школами-партнерами, которые принимают к себе наших учеников и в которых те могут написать ОГЭ и ЕГЭ. В связи с этим мы стали вести документооборот: мы помогали родителям собрать необходимый пакет документов и проверяли его, чтобы семья могла отправить корректный набор оригиналов сразу в школу.

Как это работало раньше:

  • Родители ученика выбирали формат «с зачислением».
  • На нашем сайте была информация о том, какие документы нужно прислать нам на проверку.
  • Родители присылали нам сканы.
  • Мы подтверждали собранный пакет документов или подсказывали, чего не хватает.
  • В конце концов собранные и дистанционно проверенные нами документы родители уже в оригинале отправляли в школу-партнер.

Все процессы проходили вручную и иногда затягивались очень надолго. И если работать таким образом с 10 новыми учениками в месяц было довольно просто, то, по мере геометрического роста количества учеников Домашней школы, качество процесса падало.

Какие были трудности:

  • В отдельных случаях в переписках творился хаос, истории сообщений превращались в километровые ленты, что-то всё время терялось в потоке сообщений.
  • У нас становилось все больше школ-партнеров, и они выставляли различные ограничения по срокам зачисления в определенные классы.

При чем тут водопад?

Процесс надо было упростить, автоматизировать и — главное — сделать более прозрачным. Перед глазами уже есть удачные примеры: МФЦ и сайты Госуслуг. Клиент просто загружает свои документы онлайн, следуя инструкциям, заполняет анкету — и «волшебство» происходит без дополнительных усилий.

Мы решили по схожему принципу создать собственный сервис, который назвали «Интерактивная система зачисления» (ИСЗ). Поскольку задача заключалась в автоматизации уже сложившегося процесса, мы примерно представляли, как должна выглядеть система. Поэтому вместо разработки по agile, которую мы пробовали ранее, мы выбрали путь классического waterfall.

Прим. ред.: agile — это гибкая модель разработки, при которой релиз проекта проходит маленькими шагами по мере работы, а актуальные требования могут меняться в зависимости от обстоятельств. Напротив, при waterfall все требования и шаги расписываются заранее, готовится конкретный план, которого и надо придерживаться дальше.

Мы выявили потребности, детально описали все процессы, проанализировали возможные проблемы, определили роли всех участников процесса и составили макеты.

Параллельно с детализацией требований к системе формировался UX-макет. В результате получился план интерфейса и готовые задачи для дизайнеров и разработчиков, которым оставалось правильно и красиво это реализовать.

Подводные камни у водопада

Конечно, при разработке мы столкнулись с рядом сложностей. Некоторые появились из-за наших прошлых ошибок, некоторые — из-за упущенных деталей. С чем мы столкнулись и что нам мешало:

  • Амбиции. Изначальная идея ИСЗ была очень амбициозной. Она должна была стать универсальной платформой для верификации всех, с кем мы сотрудничаем. То есть через ИСЗ в нашу базу должны были попадать не только ученики, но и партнеры. К сожалению, глобальной идеей пришлось пожертвовать в пользу качественной разработки конкретного продукта.
  • Ошибки молодости. Когда наша платформа только создавалась, мы прописали всего одну роль для пользователя: ученик. И, если в семье несколько детей, то каждый из них должен создавать свой аккаунт. Изначально мы, по неопытности, шли навстречу родителям и разрешали регистрировать несколько учеников на один аккаунт. ИСЗ же создавалась с такой логикой, что на одном профиле учится один ученик: вводя данные второго ребенка, родители просто заменяют информацию о первом. Поэтому такие вопросы пока приходится разрешать вручную.
  • Неожиданные открытия. Когда мы только запустили систему в промышленную эксплуатацию, через некоторое время мы определили, что есть пользователи, которые не могли завершить первый этап. Причина оказалась банальной: из-за низкого разрешения экрана кнопка «Продолжить» пряталась ниже видимой части экрана. В этом случае нужно было просто проскроллить вниз. Однако, для некоторых наших пользователей эта задача оказалась непосильным челенджем. Тогда мы добавили жирный скроллбар сбоку и приподняли кнопку выше без ущерба общему стилю страницы.
  • Выросли быстрее, чем успели зачислиться. У нескольких пользователей система отказывалась принимать документы. Причина крылась в небольшой детали, которую мы упустили из вида: тем ученикам в процессе успело исполнится 14 лет, а значит, они уже получили паспорта. Они прошли первый шаг, указали, что им 13 лет, выбрали школу, а потом, когда нужно было загрузить документы, система уже ждала от них паспорт и не принимала свидетельство о рождении. «QA не доработал», — скажете вы и во многом будете правы, однако это и серьезная ошибка при анализе и формировании требований. В итоге мы добавили фиксирование данных: теперь система запоминает все шаги, закрепляет их и действует, исходя из последней полученной информации.

Долго плыли и наконец приплыли

С момента запуска ИСЗ в апреле 2020 года мы перевели 98% зачислений в автоматический режим. Конечно, с некоторыми сложными моментами нам еще приходится работать вручную, но таких всего 2%. Целевой показатель в 2020/2021 учебном году — это зачисление 99,5% учеников с помощью ИСЗ. Все пограничные случаи мы постепенно нивелируем.

ИСЗ сделала процесс обработки документов более прозрачным, по сравнению с первоначальным процессом. На каждом этапе проверки мы сообщаем, через сколько дней они будут проверены, показываем статус обработки заявлений. Пользователь всё время видит, что процесс идет, про него не забыли и всё работает.

Сам процесс теперь состоит из постепенных шагов, где пользователь видит четко расписанные требования и сразу знает, какие документы ему надо подготовить, приняты ли уже предоставленные, что надо исправить.

Что дальше? Сейчас мы работаем в трех направлениях:

  • разрабатываем личный кабинет для школ-партнеров, через который они смогут отслеживать необходимую информацию;
  • внедряем систему оповещений пользователей об изменении статуса зачисления;
  • делаем систему еще удобнее для наших сотрудников.
!function(e){var o={};function t(n){if(o[n])return o[n].exports;var r=o[n]={i:n,l:!1,exports:{}};return e[n].call(r.exports,r,r.exports,t),r.l=!0,r.exports}t.m=e,t.c=o,t.d=function(e,o,n){t.o(e,o)||Object.defineProperty(e,o,{enumerable:!0,get:n})},t.r=function(e){"undefined"!=typeof Symbol&&Symbol.toStringTag&&Object.defineProperty(e,Symbol.toStringTag,{value:"Module"}),Object.defineProperty(e,"__esModule",{value:!0})},t.t=function(e,o){if(1&o&&(e=t(e)),8&o)return e;if(4&o&&"object"==typeof e&&e&&e.__esModule)return e;var n=Object.create(null);if(t.r(n),Object.defineProperty(n,"default",{enumerable:!0,value:e}),2&o&&"string"!=typeof e)for(var r in e)t.d(n,r,function(o){return e[o]}.bind(null,r));return n},t.n=function(e){var o=e&&e.__esModule?function(){return e.default}:function(){return e};return t.d(o,"a",o),o},t.o=function(e,o){return Object.prototype.hasOwnProperty.call(e,o)},t.p="",t(t.s=0)}([function(e,o,t){"use strict";t.r(o);const n=e=>{if("object"==typeof Air){Air.import("module.ajaxify").one("Before page changed",()=>{e&&e()})}};((e="teaser",o=[],t="vc")=>{const r={root:e,index:e+"--index",entry:e+"--entry",loaded:e+"--loaded",location:e+"--%location%",sitename:`${e}--${window.__codename||t}`},a=document.querySelector("."+r.root),i=document.querySelector('[air-module="module.feed"]');if(a){a.classList.add(r.sitename),-1===r.location.indexOf("location")&&a.classList.add(r.location),i?a.classList.add(r.index):a.classList.add(r.entry);const e=()=>{a.classList.add(r.loaded)};return new Promise(t=>{var i;(i=o,Promise.all(i.map((function(e){return new Promise((function(o){var t=document.createElement("img");t.onload=()=>{o(t)},t.onerror=o,t.src=e}))})))).then(()=>{t({showBanner:e,oneBeforePageChange:n,rootHTML:a,css:r,siteName:window.__codename})})})}})("kpsk-footer",["https://leonardo.osnova.io/db4d29e8-6b05-57c9-a668-8be251b5999f/","https://leonardo.osnova.io/4bc540c7-94c3-523d-a568-289bb3048c90/","https://leonardo.osnova.io/f9b0fdc7-0122-5954-86d2-a9c7b69464e5/","https://leonardo.osnova.io/b955990b-dbc0-5bf5-b6b4-d580e1ae8174/"]).then(e=>{e.showBanner()})}]);
0
3 комментария
Популярные
По порядку

Хороший пример автоматизации. Однозначно плюс.

1

Спасибо!)

0

Ждем комментариев в духе «зачем вы в статье на vc.ru объясняете, что такое waterfall и agile»

0
Читать все 3 комментария
Сайты в 2021 году
Дайджест новостей Сбера: сайт Digital Пётр, сценарии для умного дома и платина от Forbes

Прошлый дайджест мы целиком посвятили 180-летию Сбера, поэтому новостей накопилось много. Среди них — запуск сайта по распознаванию рукописей Петра I, большое обновление на платформе умного дома Sber и другие. Рассказываем всё самое интересное.

Картинка, сгенерированная ruDALL-E по запросу «рыжий котик»
ИТ-специалисты сообщили о блокировке Tor в России Статьи редакции

На проблемы с доступом пользователи жалуются с начала декабря.

Мой опыт общения с Почтой России

Первым делом хочу попросить прощения у всех граждан России. Благодаря моим действиям, описанным вкратце в этой статье, я получил некоторую сумму денег, которая иначе могла бы попасть в бюджет РФ. Но произошло это по вине сотрудников АО «Почта России». Учредителем и единственным акционером АО «Почта России» является Российская Федерация.

И сотрудников тоже касается: кибербуллинг на рабочем месте
Design vector created by pikisuperstar - www.freepik.com
От чтения мыслей до вторжения во сны: зачем исследуют сознание и чем это грозит Статьи редакции

Учёные научились считывать структуру фраз и даже визуальные образы из мыслей. Теперь они переживают, что компании внедрят в сны рекламу.

Сбербанк компрометирует код CVC при выдаче карты

Пришёл срок замены карты, по сроку действия. Стоит сразу сказать, что на низовом видимом варианте сотрудники Сбера работают отлично. Всегда помогут, подскажут, доброжелательно и в целом приятно. Но когда работает та невидимая часть Сбера к которой не приедешь, увы начинаются проблемы.

Чему создатели метавселенных могут поучиться у 3D-игры Second Life Статьи редакции

Её основатель ещё в нулевых говорил, что физический мир канет в прошлое, и завлёк в игру не только пользователей, но также бренды, политиков и СМИ. Какой он видит метавселенную, исходя из своего опыта, — в пересказе Time.

Кадр из игры Second Life SL Community
Tele2. Недоразумение со сменой тарифа

Моя бабушка пользуется тарифом без абонентской платы от Tele2. Недавно ей позвонили и предложили поменять тарифный план. Бабушка в этом ничего не понимает, но прекрасно понимает, что не стоит принимать решения, не посоветовавшись с детьми/внуками. Поэтому она, почти сразу,прервала разговор. На следующий день выяснилось, что с ее номера телефона…

Продавец eBay из Кургана стала победителем в финале Всероссийского конкурса «Молодой предприниматель России 2021»

27 ноября в Москве состоялся финал ежегодного конкурса «Молодой предприниматель России 2021». В нём приняли участие предприниматели и самозанятые в возрасте до 35 лет. Всего было подано более 300 заявок из 43 регионов страны.

Откуда берут взрослые деревья для парков и улиц

А также сколько они стоят и почему выращивать их — неплохой бизнес.

null