Реальный пример небольшой, но важной оптимизации бизнес-процесса из личной практики.

Это реальный бизнес-процесс реальной компании, которая предоставляет услуги по подписке. А заключается он в том, что руководитель подразделения раз в месяц контролирует соответствие клиентов трем ключевым признакам A, B, C, и если клиент не соответствует, просит менеджера разобраться с этим. Я решил, что это может кому-то пригодиться.

Спешу напомнить, что моделировать БП для внутреннего использования вы можете как вам удобно, от руки, на коленке, без каких-либо общепринятых нотаций. Лишь бы вам было удобно и понятно. Ниже даю схемы изначального и финального бизнес-процесса для сравнения.

Ну и коротко опишу, что происходит:

1. Руководитель выгружает список клиентов из 1С в Excel;

2. Используя набор фильтров и сортировок A, создает новый Excel-файл A, отправляет менеджеру и ставит соответствующую задачу A;

3. Используя набор фильтров и сортировок B, создает новый Excel-файл B, отправляет менеджеру и ставит соответствующую задачу B;

4. Используя набор фильтров и сортировок C, создает новый Excel-файл C, отправляет менеджеру и ставит соответствующую задачу C;

5. Менеджер выполняет задачу A, сообщает руководителю о ее завершении, просит оплатить счет A.

6. Менеджер выполняет задачу B, сообщает руководителю о ее завершении, просит оплатить счет B.

7. Менеджер выполняет задачу C, сообщает руководителю о ее завершении. (оплата счетов не требуется).

8. Руководитель повторно выгружает список клиентов из 1С в Excel и проверяет результаты.

Из плюсов процесса можно отметить, что менеджер-таки отбивается о выполнении, а руководитель-таки проверяет общий результат в конце, что, знаете, тоже не всегда встречается в моей практике. Еще хорошо, что руководитель делает выгрузку из 1С только один раз в конце, а не после каждой отсечки менеджера по задачам. Все остальное здесь не очень.

Давайте представим себе уровень суеты с точки зрения исполнителя - менеджера:

Мне прислали файл, я взял его в работу, и пока обзванивал клиентов из этого файла, мне прилетел еще один файл, но я пока не обращаю на это внимания, работаю с первым файлом, и пока не обращаю внимания на второй файл, мне прилетает третий файл, Боже сколько файлов, потом я заканчиваю с первой задачей, прошу у партнеров счет, и несу счет руководителю на оплату, потом я берусь за вторую задачу, делаю вторую задачу, запрашиваю у партнеров счет по второй задаче, несу счет на оплату руководителю, а мне же еще делать третью задачу, потом я делаю третью задачу, а когда выполняю третью задачу, Боже сколько задач, мне хотя бы счет не надо оплачивать, и то хлеб, но руководителю сообщить о готовности надо все равно.

Вот такая организация работы, возможно, снилась в кошмарах Генри Форду, и поэтому чертяга изобрел конвейер.

Поскольку исполнитель у нас один, а задачи более-менее одинаковые - обзвонить всех клиентов в списке, и сделать так, чтобы они соответствовали критериям А, В, С, то никакого смысла ставить 3 задачи подряд - нет.

Ставим одну задачу, и перестаем раздергивать менеджера этим комком наваливающихся задач. Важно, что мы при этом и счета на оплату приносим сразу пачкой, и отбиваемся о готовности только 1 раз. Таким образом, мы перестаем раздергивать лишней суетой и руководителя.

Но и это еще не все.

Мы больше не делаем 3 отдельных файла! Мы делаем 3 отдельных листа в изначальном файле, и вместо 4 нажатий "сохранить как..." нажимаем один раз "сохранить", не захламляем почту, корзину и папку загрузок.

1. Руководитель выгружает список клиентов из 1С в Excel;

2. Используя набор фильтров A, создает ЛИСТ A; используя набор фильтров B, создает ЛИСТ B; используя набор фильтров C, создает ЛИСТ C;

3. Отправляет менеджеру файл и ставит соответствующую задачу;

4. Менеджер выполняет задачу, сообщает о готовности и передает в оплату счета A, B.

5. Руководитель повторно выгружает список клиентов из 1С в Excel и проверяет результаты.

Пу-пу-пу...

Такие дела.

Если вам было интересно, у меня есть целый цикл статей "Простые бизнес-процессы".