Простые бизнес-процессы. Часть 1. Зачем они вам и какие реальные проблемы могут решить?

Вокруг словно помешательство на бизнес-процессах. На рынке огромный спрос и предложение. Моделирование, анализ, оптимизация, ре-инжиниринг. Всем это надо, но я постоянно сталкиваюсь с тем, что заказчики очень слабо понимают, для чего это все.

Каждому предприятию необходимо знать свои бизнес-процессы в лицо, но текущая ситуация на рынке к этому не располагает, а наоборот, отталкивает. Бизнес-аналитики стало очень много, и вся она так рьяно пытается себя продать, что походит на втюхивание.

А между тем, моделирование бизнес-процессов - это не корпоративная мода, и не rocket science. Это необходимость, и закрывается она гораздо проще, быстрее и дешевле, чем навязывает рынок. Ну а главное, нормальный современный руководитель просто должен быть в теме.

Попробуйте провести опрос среди сотрудников и попросите ответить на один вопрос: что вам НЕ нравится в работе? Я делал это много раз в разных компаниях, поэтому поделюсь самыми популярными ответами. Сравните свои результаты с этими:

- Какой-то бардак все время, надоело!

- Нам приходится делать X, но X - это вообще не наша работа!

- Y постоянно не передают нам Z вовремя!

- Мы не знаем, где взять информацию, приходится выдумывать самим.

- Вообще непонятно, как пользоваться этим "Битриксом" (или любым другим таск-менеджером)!

Удивительно, но ваши люди ответили то же самое. Ну надо же.

А теперь давайте посмотрим, что не нравится руководителям. Может быть, я снова угадаю?

1. Мы уже не стартап, несколько лет на рынке, а производство у нас все равно какое-то несерьезное, гаражное. Иной раз клиентов в гости пригласить стыдно.

2. Вечно все теряется - товары, документы, информация, и даже люди. Причем, невозможно даже разобраться, кто именно потерял!

3. Все какие-то вечно уставшие, безынициативные, как будто ходят на работу из-под палки. Никакая мотивация не помогает.

4. Эйчары постоянно воюют с бухгалтерией и ходят жаловаться друг на друга. Просто надоело.

5. Не хочется даже лишний раз из кабинета выходить, потому что постоянно пристают с какими-то мелкими проблемами, хотя могли бы решить их сами.

Сколько совпало? Моделирование и оптимизация бизнес-процессов снимают разом все эти проблемы и сотрудников, и руководителей.

Дело в том, что они почти все сквозные, то есть прошивают несколько подразделений компании. Например, в процессе закупки МТЦ участвуют и снабженцы, и логисты, и бухгалтерия, и склад. Вот там, на стыках, зарыты почти все конфликты в коллективе, и очень многие проблемы в принципе.

Если смежные в рамках одного бизнес-процесса подразделения плохо сшиты, там будут конфликты, там постоянно будет что-то теряться и будут возникать вопросы что делать. Поэтому и начинаются жалобы на то, что приходится делать чужую работуе. У меня есть отдельная статья о том, почему так часто случаются конфликты именно с бухгалтерами.

Зачастую мы на словах стремимся к большей свободе, но на самом деле страдаем без четкой структуры и порядка. Отношение к работе и к компании становится несерьезным, потому что в компании бардак, и сама она несерьезная.

Это следствие как раз-таки хаотичных бизнес-процессов, которые есть только в голове у людей - то есть, они все работают по наитию, без четко-закрепленных регламентов.

Мало смоделировать бизнес-процесс. Он не представляет самостоятельной ценности, это лишь инструмент, и важно воспользоваться им правильно:

1. Разделить обязанности смежных подразделений, четко закрепив границу - где заканчивается работа одних, и начинается работа других.

2. Оптимизировать, и убрать лишние телодвижения, дублирующиеся действия и бюрократию.

3. Разработать на основе БП инструкции, регламенты и чек-листы. Это позволит сотрудникам четко знать, что делать и откуда брать информацию.

4. А это, в свою очередь, сокращает еще и время и расходы на обучение и адаптацию нового персонала.

5. Организовать на основе БП канбан-доски в таск-менеджере. Да-да, ваши сотрудники не пользуются "битриксом" не потому, что он такой плохой, а потому что скорее всего там у вас доски не соответствуют бизнес-процессам.

6. Наконец, есть такие инструменты, как воронка продаж, путь клиента, пользовательские истории, которые тоже нужны бизнесу, а я рассматриваю их как частный случай бизнес-процесса. Просто так удобнее, когда у тебя есть одна базовая концепция, в рамках которой ты рассматриваешь все остальное. Все становится намного проще и понятнее.

Да хоть как. Способы моделирования называются нотациями, и их много разных, но самые популярные это BPMN и IDE0F. Это сложные схемы, со своей терминологией, символикой, синтаксисом, а также куча специализированного софта, что ставит профессию бизнес-аналитика на грань между, собственно, аналитикой и айти.

Однако мы говорим о регулярной последовательности действий какого-то подразделения. У небольшой компании штатом в 20-30 человек есть ли потребность в специальном ПО, нотациях и сложных схемах?

Да никакой. На рынке бизнес-аналитики чересчур много маркетинга. А по факту, для моделирования бизнес-процесса вам нужны листок бумаги и ручка. И совсем кайф, если есть завалящая ЭВМ с электронными таблицами.

Поэтому ошибочно думать, что бизнес-процессы это что-то невероятно сложное, равно как и полагать, что их моделирование само по себе представляет какую-то ценность.

Если вы решили укрепить эту часть своего управления компанией, надо четко видеть перед собой конечную цель - что вы хотите потом с этими бизнес-процессами делать, какие проблемы вы будете решать.

Именно по этой причине не стоит думать, что бизнес-процессы можно просто так взять и поручить рандомному сотруднику. Начинать надо с головы: если руководитель ничего в них не соображает, то и толку никакого не будет. Потому что даже доверив работу профессионалам, он вымотает их своими исковерканными суждениями, и результата не получит.

Во второй части рассмотрим как раз эту ситуацию, когда руководитель, который ничего не смыслит в бизнес-процессах, поручает "нарисовать их" такому же сотруднику. Просто посмотрите, какой объем знаний вам потребуется.