Почему все обычно конфликтуют именно с бухгалтерией и как это победить?

Классика. В какую компанию ни приди, всегда одно и то же: никто их не любит. Там противные высокомерные тетеньки, на короткой ноге с директором, вечно всем недовольны, что-то требуют, а сами косячат налево-направо. Ну, так обычно говорят остальные сотрудники.

Считается, что бухгалтерия - это исключительно женский коллектив, и потому там всегда сплетни, склоки, интриги, как между собой, так и наружу. Я видел это десятки раз в самых разных компаниях, и всегда все одно и то же. Сегодня разберемся, почему так.

Начать, наверное, надо с супер-короткой справки о деятельности бухгалтерии. Вот чем она занимается:

1. Бухучет - учет всех расходов и доходов, и распределение их по бухгалтерским счетам. Бухгалтерский счет - это не счет в банке, а строго регламентированные государством виды платежей.

2. Исчисление налогов и отчетность - бухгалтеры на основании данных бухучета вычисляют налоги к оплате, а также подают отчеты о финансовой деятельности предприятия.

3. Регулярные платежи - это зарплаты, отпускные, коммунальные платежи, интернет, ГСМ, аренда, и все прочее обязательное постоянное.

4. Оплата текущих расходов - купили новый принтер в офис, закупили металл под проект, оплатили услуги самозанятого бизнес-аналитика.

Это бизнес-процессы самой бухгалтерии. А теперь давайте рассмотрим несколько типовых бизнес-процессов других подразделений, которые я накидаю крупными штрихами:

А теперь давайте посмотрим, с кем обычно взаимодействуют внутри компании эти подразделения в этих бизнес-процессах.

Снабжение: инженеры/производство, бухгалтерия (дважды), склад;

Эйчары: руководители подразделений, бухгалтерия (дважды).

Склад: бухгалтерия (дважды)

Отдел продаж: бухгалтерия (дважды)

О чем это говорит? Поскольку любая компания ведет финансовую деятельность, бухгалтерия фигурирует в огромном числе бизнес-процессов, а это означает огромное же количество коммуникаций с другими подразделениями, ведь многие БП - сквозные. За что бы мы ни взялись, для выполнения любой работы нужны ресурсы, а основной ресурс - это деньги. Надо кого-то нанять? Так надо оплатить размещение объявления. Надо что-то отвезти? Значит, надо оплатить доставку. И вот так во всем.

Так откуда все эти конфликты.

1. Стыки смежных подразделений в сквозных БП - это всегда концентратор напряжений. Плохие, неотрегулированные стыки всегда порождают конфликты. Типичный случай: почему мы должны делать X, это не наша работа. Например, такое бывает если эйчарам не дали доступ в 1С. Они просят бухгалтерию забить туда новичка, а те резонно отвечают, что это не их работа. Да, не их. Кадровый учет - это вообще работа отдела кадров, но в небольших компаниях его, как правило, нет, поэтому эйчары воюют с бухгалтерией.

2. Несмотря на обилие бухгалтерии в "чужих" БП, можно заметить, что вся их работа там сводится к выдаче или получению какой-нибудь одной-двух бумажек. Как правило, это счет, УПД, договор и акт. Проблема в том, что эти бумажки нужны им самим для бухучета, и бухгалтерам клиента нужны для тоже бухучета. И если какой-нибудь водитель никак не возьмет в толк, почему от него требуют не копить УПД в машине неделями, а отдавать день-в-день, то ему следует объяснить, что этим он тормозит работу бухгалтеров. Представьте, как это обидно, когда кто-то косячит, а ты из-за этого не можешь выполнить свою часть дела.

3. Как правило, бухгалтерия подчиняется Генеральному директору. Есть крупные компании, где рядовые инженеры с трудом знают ФИО генерального, потому что когда-то заявление на его имя писали, но знать не знают, как он выглядит. А бухгалтерия с ним на связи постоянно. Это, с одной стороны, повышенное внимание к их работе, потому что они перед ним как рыбы в аквариуме, а с другой - это высочайшая ответственность и стресс. Близость к директору здесь вряд ли привилегия. Не надо думать, что они его любимчики, и что если насчитают пару сотен тысяч лишних налогов, он им слова плохого не скажет. Другие сотрудники просто не видят, как им достается, и потому думают, что им не достается вовсе.

4. Наконец, далеко не каждому подразделению компании приходится иметь дело с государственными органами. Как правило, это случается только в случае каких-то инцидентов или в сильно зарегламентированных отраслях типа строительства. А ведь сдать отчеты - это не просто. Это головняк, часто налоговая требует разъяснений, на которые надо быстро готовить ответ, ездить к инспектору, подавать уточненные отчеты, и все это при участии недовольного директора, которому в этот момент может грозить штраф, да или даже просто повышенный налог с ущербом в сотни тысяч рублей.

5. Отдельно упомяну и строительство как пример зарегламентированной отрасли. Если, допустим, в обычной производственной компании инженеры могут особо с бухгалтерией и не пересекаться, то в строительных компаниях есть производственно-технический отдел (ПТО), в котором инженеры разрабатывают исполнительную документацию, чтобы доказать выполненные объемы работ заказчику. Эти люди одной рукой чертят в автокаде, а другой делают расчеты в экселе. Так вот, инженеры ПТО ходят в бухгалтерию, и причем несколько раз в день. Это связано с тем, что в стройке постоянные дебиторские задолженности (работу сделали полгода назад, а нам до сих пор не заплатили). А это увеличивает и число стыков по бизнес-процессам, взаимодействий, и нагрузку, и ответственность.

6. Есть еще такие люди, как экономисты, которые, традиционно, находятся в непосредственном контакте с бухгалтерами, и тоже делают разные отчеты для директора. Например, синтетический анализ по синтетическим же бухгалтерским счетам. Для обычного уха это звучит-то страшно, а люди с этим работают. Их работа тоже зависит от бухгалтеров, и может тормозиться из-за бухгалтера, работа которого тормозится из-за того, что кто-то там бумажку несчастную не может принести. Либо экономиста просто нет, и бухгалтер берет на себя еще и этот функционал. Короче, не круто.

Еще раз, коротко:

- Бухгалтерия задействована в наибольшем количестве бизнес-процессов компании;

- У бухгалтерии наибольшее количество коммуникаций;

- Бухгалтерия постоянно на виду у директора;

- Бухгалтерия взаимодействует с госорганами.

Ну и при всем при этом они должны вести непрерывный учет финансовой деятельности предприятия; не косячить в цифрах и датах; своевременно все оплачивать. И хорошо, если у вас целый отдел, а если один главбух? Или один главбух и "девочка на первичку"?

Да, везде во всех компаниях все воюют с бухгалтерией, но вам-то не обязательно:

1. Смоделируйте по возможности все БП, где фигурирует бухгалтерия, и отделите ее участие четко прописанными информационными входами и выходами. Определите грань, где заканчивается их работа, и начинается не их.

2. Напишите и раздайте всем "смежникам" (по БП) четкие инструкции, регламенты или просто чек-листы с обязательным пунктом про вернуть УПД (договор, акт и т.д.) в бухгалтерию.

3. Если у вас только один бухгалтер, возможно, таки стоит взять "девочку на первичку", а то и экономиста.

4. Определите, кто у вас занимается кадровым делопроизводством. эйчары или бухгалтеры. По сути, это в любом случае, работа ни тех, ни других. Это работа отдела кадров. Если пока не можете себе его позволить, то четко закрепите эту обязанность за кем-то конкретным.

5. По возможности, доводите остальным сотрудникам информацию о важности и сложности работы бухгалтеров. Бухгалтер бывает кусачий только от жизни бухгалтерячьей. Если он... эм... бухгалтерьер. Простите, не удержался)

6. Но и не давайте бухгалтерам задирать нос. Да, их работа важная и нужная, и она обеспечивает надежную работу всей компании, но если вы не занимаетесь предоставлением бухгалтерских услуг, то ценность компании и ее продукта создают все же другие ребята.

Ну и да, еще все говорят, что не ходят на работу развлекаться, но вам-то необязательно)