Заказчик требует развернутый отчет после мероприятия, что делать?

В данном случае проблемы может быть две:

• Договор составлен, все подписано и обговорено: перечень работ, часы, даты, условия. Но заказчик просит отразить в отчете другие данные. Возможно, у компании появилось финансирование на другие даты или им необходимо закрыть отчет, но это тонкости, в которые я не вмешиваюсь.
• Мероприятие прошло, все хорошо, но потом заказчик запросил отчет, о котором ранее не договаривались, следовательно, исполнитель не зафиксировал часы работ, тайминг, условия оказания услуг и другие данные.

Есть ли однозначное решение?

Как не странно, но решений тоже два:

1. Можно пойти на уступки и проявить лояльность к заказчику, в этом нет ничего критичного. Если нужно указать другие данные, я укажу и согласую. Однако, если вы переживаете, то можно составить дополнительное соглашение к договору.

Например, если мероприятие прошло раньше или позже указанных в договоре дат, то дополнительное соглашение с указанием новых дат снимает с вас все претензии с юридической стороны.

2. В своих договорах я прописываю все услуги и данные, например: какое мероприятие, в какие даты, какой результат планируется. Следовательно, когда мы согласовываем договор, то содержание и программу услуг тоже. Вдобавок, до заключения договора, я всегда оговариваю форму отчета и включаю это в договор. Это дает возможность, заблаговременно понимать какую именно информацию нужно подготовить к завершению работы.

Как на практике?

Однажды я составляла рамочный договор на год, в котором был указан фиксированный бюджет, план работы и перечень различных услуг, которыми заказчик может воспользоваться или не воспользоваться. Мы его подписали и начали вести работы, в один момент заказчик попросил провести тренинг, которого нет в перечне услуг. Тренинг, конечно, провели, но как указать его в отчете не понятно. В таком случае бухгалтерия не примет документы и не даст финансирование.

Как я вышла из ситуации:

В договоре указан перечень тренингов с фиксированной ценой и там же прописаны часовые ставки (коуч-часы). Внеплановый тренинг провели на 150 тысяч и, чтобы у бухгалтерии не было вопросов, я записала его, как коуч-часы.

Тут главное то, что при этом обе стороны остались довольны: я получила деньги, а заказчик тренинг, который он запрашивал.

Что можно попробовать еще?

Как один из вариантов, расскажите заказчику о программе, в которую можно заносить все детали исполнения услуг и фиксировать отчет. Так как данную информацию могут запросить в любой момент, сделать это будет в разы легче.

Отчет легко выгружается, и вы можете сверять и следить за данными в любой период времени. Однажды я сотрудничала с компанией, которая использовала для этого программу Toggl.

Док-мастер Ольга Ганобина