Я использую довольно широкий спектр механизмов.
Во-первых, это планирование. В конце недели я ставлю список задач на неделю. Затем раскидываю их по дням. После этого в течение недели отмечаю задачи, которые выполнены. Из всех задач есть те, которые можно сдвинуть, а есть те, которые трогать нельзя. Тут уже включается правило Паретто. Те что двигать можно, уходят на другой день, если не выполнены. 
В конце недели я собираю не выполненные задачи и составляю план с учётом доп. задач. 
Второй механизм, как я упомянул, правило Паретто. Я ставлю задачу главную, которая займёт больше всего времени и работаю над ней в первую очередь. Остальные потом. 
Третий блок: почта. Я не проверяю почту регулярно. 3-5 раз в день. И только важные папки. Остальные лишь при наличии времени. Утром почту пробега по диагонали, оценивая задачи, вопросы, которые могутсткорректироватьтплан работ. Вечером так же анализирую входящие. 
Четвёртый блок: записываю все, что должен сделать, сказать, спросить, что должен получить от других. 
Пятый блок: управление персоналом и их задачами идёт строго через систему запросов, которая позволяет фиксировать задачу, получать сигнал об обращении, назначать специалиста. Это позволяет мне не вникать в обращениия, назначая человека полуавтоматом. 
Шестой блок: слоны и лягушки. Куда без них. Задачи всегда делю. И неприятные тоже ставлю. Обязательно стараюсь закрывать их. 
Седьмой блок: использую максимум автоматизации для фиксации результатов работы или общения. Я не трачу время на разговоры, предпочитая мессенджеры : скайп, тимс, телеграмм, вотсапп. Последний, правда, недавно был исключён из числа надёжных. Это позволяет быстро ответить на короткий вопрос. 

Есть ещё множество прочих механизмов, типа электронной картонки дел, светофора задач и прочее. Но это уже вспомогательные системы. 

Самое главное правило: не трогай почту. Вот не смотри и все. Иначе утонешь в ней, как в соц.сетях, сорвешь сроки и пр.