Чем рисовать бизнес-схемы и как выбрать правильный инструмент: обзор для аналитиков, менеджеров и предпринимателей
Статья для тех, кому срочно надо разобраться, как нарисовать схему бизнес-процесса, но нет опыта. Или просто разложить процесс по полочкам, для каких-либо последующих манипуляций с ним: презентация, согласование, передача инфы или прочие поводы...
Для таких задач в большинстве случаев подойдет BPMN нотация, но конечно не в полном ее объеме, т.к. полное изучение займет немало времени. Но статья не совсем об этом, ведь нам надо быстро этому научиться.
Постараюсь выжать в статье только полезный максимум, без воды и громких слов!
И так, поехали:
Этап 1.
К вам пришла задача и надо отобразить процесс в нарисованном формате, можно использовать бумагу, но "сами понимаете".
Этап 2.
Напрашивается вопрос, где можно его нарисовать? Вот краткий обзор инструментов:
1. Draw.io (или Diagrams.net) - лучший стартовый вариант для всех.
Бесплатно, Простая работа с BPMN-элементами, блок-схемами, UML. Есть онлайн-версия, можно сохранять схемы в Google Drive или на диск. Интуитивный интерфейс.
⚠ Минус — иногда тяжело выровнять большие схемы, но для 90% задач подходит идеально, но можно ведь сразу ровно сделать, чтобы не выравнивать потом.
📍Мой ТОП, использую, когда нужно быстро нарисовать as is / to be, не подключая лишний софт.
2. Bizagi Modeler - инструмент для тех, кто хочет строго “по BPMN”.
Бесплатно (для моделирования). Поддерживает стандарты BPMN 2.0. Есть уровни детализации, можно делать “as is / to be” в одном файле. Отлично подходит для бизнес-процессов, где важны роли и взаимодействие
⚠ Минус — нет веб-версии, только десктоп (Windows).
⚠ Потребует немного времени на привыкание к интерфейсу.
📍Хорош для презентаций заказчикам и документирования процессов.
3. Lucidchart - онлайн-инструмент с крутым визуалом.
Удобно для командной работы. Есть шаблоны BPMN, UML, Customer Journey, оргструктур. Простая интеграция с Google Workspace, Slack, Confluence
⚠ Минус — платная подписка (но есть пробный период).
⚠ Сложнее кастомизировать, чем Draw.io.
📍Подходит, если нужно не просто рисовать, а совместно редактировать и презентовать схему команде, хотя в Draw.io тоже можно все совместно делать.
4. Miro - для тех, кто любит визуальное мышление.
Онлайн-доска, удобно делать “мозговые карты” и прототипы процессов. Совместная работа в реальном времени. Есть BPMN-шаблоны и куча готовых элементов
⚠ Минус — если нужна строгая нотация BPMN, придётся немного дорабатывать вручную.
📍Использую для воркшопов с заказчиком и командных обсуждений.
5. Microsoft Visio - классика для корпоративного сегмента.
Поддерживает все стандарты BPMN. Хорошо интегрируется с Microsoft 365. Удобен для больших схем и официальных документов
⚠ Минус — платный и довольно “тяжёлый”.
⚠ Новичкам может показаться сложным.
📍Использую, если проект требует строгой документации и формального оформления.
6. Notion / Whimsical / Figma (дополнительно)
Для быстрых визуализаций, схем логики, CJM или блок-схем. Не BPMN, но отлично подходят для объяснения идей на старте проекта.
Этап 3.
Допустим, исходя из моей рекомендации выбрали Draw.io, что дальше? А дальше, это старт работы:
Шаг 1: Авторизация
Рекомендую авторизовываться с помощью Gmail почты, чтобы ваш созданный проект сохранился в Google Drive.
Есть две версии draw.io, Desktop и Приложение, рекомендую работать из Desktop версии, т.к. в Desktop версии можно работать онлайн нескольким участникам в одном проекте, без переброски файлов между участниками.
Шаг 2: Настройка сервиса
1. После того, как авторизовались, создайте пустой лист для начала работы с сервисом, и вы попадете на пространство для рисования:
2. Далее в блоке "Диаграмма" в правой части пространства уберите галочки "Сетка", "Вид страницы" и проставить галочку "Цвет фона" (оставить белый по умолчанию).
Необходимо для того, чтобы был белый лист рабочего пространства, т.к. при сохранении файлов (PDF и прочих) нужен белый фон, без него схема будет визуально нечитабельной.
3. Для настройки и добавления элементов BPMN нотации в рабочее пространство, кликните на кнопку в левой панели "Больше фигур":
Далее уберите галки с "Базовые" и "Блок-схемы", они не нужны, будут только мешать:
После чего найдите пункт "BPMN 2.0" активируйте галку и нажмите кнопку "Применить":
В правой части рабочего пространства появились нужные нам элементы для работы:
Настройка пространства на этом закончена, можно приступать к отрисовке схем.
Этап 4.
Встает вопрос, что делать дальше с этими элементами? Для создания простых схем знать всю нотацию не нужно, поэтому расскажу про основной набор элементов:
Элемент 1: Начальное событие (круг)
Круг с тонкой обводкой, означает старт процесса, можно так и подписать его "Старт процесса" или как-то иначе. Я визуально еще раскрашиваю этот круг в зеленой цвет.
Элемент 2: Действие (прямоугольник)
Действия в BPMN принято обозначать в форме глагола в инфинитиве (например, "Отправить заказ" или "Одобрить заявку"), чтобы точно описать выполняемое действие. Это делает диаграмму более понятной и соответствует лучшим практикам нотации.
Элемент 3: Развилки (ромб)
Процесс может быть линейным, когда все блоки действий идут последовательно друг за другом, а может с развилками, вот основные:
- исключение "или" (пустой ромб или с крестиком), например: вопрос “Клиент подтвердил заказ?” - развилка "да/нет"
- параллели "и" (ромб с плюсом), например: "Подготовить КП и Счет" - развилка "и"
Элемент 4: Завершение процесса (круг)
Круг с толстой обводкой. Можно закрасить красным цветом. Элемент завершает процесс.
Элемент 5: Пул и дорожки
Если необходимо разделить процесс на конкретные роли, то лучше использовать пул и дорожки с подписями каждой роли (Менеджер, бухгалтер и т.д.)
Pool - название схемы процесса Line - название роли
Это самый минимальный и базовый набор элементов, чтобы сделать простую схему в короткие сроки, но, если хотите больше узнать об инструментах автоматизации, то заходите ко мне в тг канал "Бизнес и Дары аналитики", выкладываю много полезной информации, также, провожу консультации.