Опередили требования законодательства на год – внедряем «цифру». Интеграция электронных путевых листов и 1С: ERP в ООО «ИПЦ»

Меня зовут Ольга Айдуганова. Я директор ООО «Инженерно- производственного центра» (ИПЦ).

Как руководитель, не приемлю неэффективность и рутину. Мой принцип — искать системные решения, чтобы исключить повторяющиеся, трудоемкие задачи, особенно те, которые до сих пор выполняются «на бумаге».

В нашей компании возникла критическая ситуация: наш бухгалтер тратил колоссальное количество времени — порядка 80% рабочего дня — исключительно на ручное внесение данных о расходе горюче-смазочных материалов (ГСМ) в программу учёта. Эти данные извлекались из заполненных вручную бумажных путевых листов. Мы поняли, что это нерациональная трата ресурсов и необходимо найти способ автоматизировать процесс.

Инициатива по переходу на электронные перевозочные документы (ЭПД) была также продиктована общим трендом и законодательными изменениями. С 1 сентября 2026 года в России, согласно Федеральному закону №140- ФЗ, вводится обязательный электронный документооборот в транспортной отрасли, в том числе для путевых листов. Это нововведение касается всех участников грузоперевозок — грузоотправителей, грузополучателей, перевозчиков и экспедиторов.

Готовность предприятия к переходу на ЭПД стала стратегически важным решением, позволяющим не просто соответствовать нормативам, но и оптимизировать внутренние процессы.

Внедрение происходило поэтапно, «мелкими шажками, спотыкаясь», в тесном сотрудничестве с IT-специалистами. Партнером стала компания «Тензор», а непосредственную помощь в реализации оказывал сотрудник компании Ярослав Нечупаев. Первым этапом стало внедрение самих электронных путевых листов, что также заняло немало времени и усилий.

Для начала мы решили устранить ручной ввод данных о топливе. Начальник автотранспортного участка предложил использовать модуль «Управление автотранспортом» (УАТ), который можно интегрировать с нашей основной корпоративной системой 1С: ERP. Этот модуль позволяет автоматизировать учет и списание ГСМ.С технической стороны это выглядело так: все наши транспортные средства оснащены датчиками слежения ГЛОНАСС. Эти датчики собирают объективную информацию о пробеге, маршруте и реальном расходе топлива, которая, в свою очередь, автоматически интегрируется в модуль УАТ.

Данные по заправке топливом механически загружаются в модуль УАТ, благодаря интеграции топливных карт системы ППР (передовые платежные решения) с модулем УАТ. Программа УАТ, используя эти данные, сразу же формирует путевой лист.

Самое важное, что все эти данные — о том, какая машина, сколько ГСМ использовала и по какому маршруту ехала — без участия человека передаются в нашу систему 1С: ERP. Она, получив эти сведения, автоматически списывает ГСМ. Таким образом, мы полностью исключили необходимость для бухгалтера вручную заносить эти сведения.

Логическим продолжением стала задача полностью уйти от бумаги, внедрив электронные путевые листы (ЭПЛ). «Инженерно- производственный центр» присоединился к пилотному проекту совместно с компанией «Тензор».

Однако на первых порах мы столкнулись с проблемой дублирования:

1. Путевой лист продолжал формироваться в нашем внутреннем модуле УАТ/1С: ERP

2. Отдельно мы выписывали ЭПЛ в системе Saby ESD.

3. И, к сожалению, мы были вынуждены сохранять бумажный путевой лист. Причина проста: инспекторы ГИБДД в регионах не всегда оснащены устройствами для считывания QR-кодов, поэтому для проверки на дороге требовался бумажный документ.

Я обратила внимание, что мы, стремясь к упрощению, получили три параллельные системы! Это было неприемлемо.

Мы вернулись к разработчикам Saby ESD с запросом на полную интеграцию. Результатом стал новый, уникальный пилотный проект, который позволил нам добиться сквозной автоматизации: Теперь данные, которые наш сотрудник вносит в модуль УАТ (внутри 1С: ERP) для формирования внутреннего путевого листа, моментально и автоматически передаются в систему Saby ESD для формирования юридически значимого Электронного путевого листа (ЭПЛ).

Водитель получает этот ЭПЛ в специальном мобильном приложении на своем телефоне и может предъявить его при необходимости. Мы добились того, что информация вводится только один раз и сразу используется в двух ключевых системах.

Наиболее сложным, не техническим, а организационным моментом, стала интеграция с обязательным предрейсовым медицинским осмотром. Электронный путевой лист требует, чтобы медицинская организация, проводящая осмотр водителя, была подключена к федеральной информационной системе.

В нашем городе Бугульме только Центральная районная больница имела такую возможность, но долго не могла наладить техническое подключение к системе. Наш начальник автотранспортного участка Рамиль Шарапов проявил здесь исключительную настойчивость. Он связался со специалистами компании «Тензор» и помог медучреждению разобраться в требованиях и провести необходимую интеграцию.

Благодаря его усилиям, ООО «ИПЦ» не только стало первой компанией в Бугульме, начавшей использовать ЭПЛ, но и фактически помогло Центральной районной больнице интегрироваться в эту государственную систему. Это был настоящий прорыв, Шарапов Рамиль, который прошёл через все эти технические и организационные трудности, заслуживает огромной похвалы. Проект полностью реализован и успешно функционирует.

Рамиль Шарапов: «Самое главное для меня это сокращение времени на создание и закрытие электронного путевого листа. Учитывая, что ежедневно оформляется около семи-десяти ЭПЛ, экономия времени становится огромной.

Если раньше на оформление одного листа уходило до получаса (с учетом возможных зависаний программы), то теперь – всего одна минута. Программа интегрирована! Внедрение ЭПЛ – это лишь первый шаг. Предприятие уже планирует следующий этап цифровизации – интеграцию с отделом центрального склада. Цель — автоматизировать процесс получения заявок на перевозку».

ООО «ИПЦ» более 35 лет разрабатывает и внедряет технологии защиты трубопроводов от коррозии. На счету компании — свыше 140 патентов и сотни реализованных проектов в России и СНГ. Продукция ИПЦ эксплуатируется в магистральных газо- и нефтепроводах, ЖКХ, на ТЭЦ, в химической и пищевой промышленности. Более 700 изделий НЭМС работают в безаварийном режиме, а первые трубопроводы с нашей защитой служат уже более трёх десятилетий.

#производство #автоматизация #erp #erpсистема #erpобучение #путевыелисты #завод #малыйбизнес #малыйбизнесроссия #бугульма