Учет запасов на производстве: как не заморозить миллионы в складе
Недавно разговаривали с директором завода по производству металлоконструкций. Выручка за год — 280 млн рублей, чистая прибыль по отчётам — 18 млн. Казалось бы, всё отлично. Но на расчётном счёте постоянный дефицит, зарплату переносим, с поставщиками расплачиваемся в рассрочку.
Мы попросили показать остатки на складе. Оказалось, что на 47 миллионов рублей металла и комплектующих просто лежит. Причём треть этого металла закупили полтора года назад. Ещё 12 млн — запчасти и расходники, половина которых уже не используется в текущем производстве.
Прибыль была на бумаге. Деньги застряли в железе на складе.
И это не уникальная история. Каждый второй производственник, с которым работаем, сидит на 30-50% замороженного капитала в запасах, при этом искренне не понимая, куда делись деньги.
ТОП-10 мест в CRM, где менеджеры сливают ваши лиды (вы об этом не знаете)
Себестоимость и запасы: связь, которую не видит 1С
Вот в чём дьявол: любая проданная единица товара тянет за собой историю своих закупок. Именно товарные остатки определяют, по какой цене товар будет списан в себестоимость — независимо от того, по какой цене вы его продаёте.
Представьте: год назад вы закупили металл по 85 тыс. руб. за тонну. Сейчас цена упала до 72 тыс. Но на складе всё ещё лежит тот старый металл. И когда вы продаёте изделие сегодня, в себестоимость уходит цена прошлогодней закупки — 85 тыс.
Результат? На бумаге маржинальность проседает. По факту — у вас на складе заморожено на 13 тыс. больше, чем нужно, с каждой тонны. А таких тонн 200. Это 2,6 млн рублей, которые могли бы быть в обороте.
И наоборот: если закупочные цены растут, а у вас избыточные остатки старого дешёвого сырья, вы временно показываете высокую рентабельность. Но это мираж. Как только старые запасы кончатся, реальная себестоимость взлетит, и вы внезапно окажетесь в минусе.
Бухгалтерия этого не покажет. Потому что там всё «по плану». А реальность — в управленческом учёте.
Три классических ловушки производственного учёта
1. Закупки «оптом дешевле»
Снабженец гордится: договорился на скидку 8% при покупке металла на квартал вперёд. Сэкономили 640 тыс. рублей!
На самом деле: заморозили 8 миллионов на три месяца. Проценты по кредиту за эти деньги — 12% годовых, то есть 240 тыс. за квартал. Плюс аренда дополнительных площадей на складе — ещё 180 тыс. Итого сэкономили 640, потеряли 420.
Реальная экономия: 220 тыс. вместо обещанных 640.
А если металл за этот квартал упадёт в цене? Или поставка сорвётся и потребуется срочно закупать что-то другое? Деньги-то уже в железе лежат.
2. «Пусть будет на складе, вдруг пригодится»
На складе лежит 180 позиций запчастей и расходников. Половина не использовалась больше 6 месяцев. Некоторые — вообще год. Но никто не решается списать.
«А вдруг понадобится!» — говорит завскладом.
Понадобится раз в 3 года. А 4,5 млн рублей в этих «вдруг» просто выпадают из оборота. Ежегодно. Навсегда.
Если считать по-честному, эти деньги можно было бы: направить на модернизацию оборудования, вложить в маркетинг для привлечения новых заказов, погасить долги и снизить процентные расходы.
Вместо этого они покрываются пылью в дальнем углу склада.
3. НЗП (незавершённое производство) — чёрная дыра учёта
В бухгалтерии НЗП учитывается по нормативной или фактической себестоимости. Звучит профессионально. На практике это означает: никто не знает, сколько денег застряло в недоделанных изделиях.
Пример из нашей практики: производство металлических ферм. Цикл изготовления — 18 дней. На любой момент времени в цехах находится продукция на разных стадиях готовности: нарезанный металл, сваренные узлы, изделия на покраске.
Директор думает: «Ну, это же работа в процессе, это нормально». А на самом деле в НЗП заморожено 9,2 млн рублей, потому что не настроен пооперационный учёт. Никто не знает, сколько реально стоит полуфабрикат, который уже прошёл 70% операций, и когда он превратится в деньги.
Результат: производство показывает прибыль, но денег нет. Потому что они в процессе. Месяцами.
Управленческий учёт против бухгалтерского: где правда
Бухгалтерия живёт по регламентам Минфина и налоговой. Её задача — правильно заполнить декларацию и баланс. Она НЕ покажет вам:
- Сколько денег заморожено в неликвидных запасах
- Какова реальная оборачиваемость по каждой группе материалов
- Какие остатки «мёртвые», а какие работают
- Как меняется себестоимость в зависимости от движения запасов
Для этого нужен управленческий контур учёта. Отдельный от бухгалтерии.
Вот что должно быть настроено:
1. Учёт запасов с детализацией по дате поступления. Не просто «металл 20 тонн», а «металл партия от 12.08.2024 — 8 тонн, от 03.10.2024 — 12 тонн». С привязкой цены к каждой партии.
2. АВС-анализ складских остатков. Разделить все запасы на группы:
- А — важные, быстрооборачиваемые (контроль ежедневно)
- B — средние по значимости (контроль еженедельно)
- C — низкооборачиваемые (кандидаты на списание)
3. Отчёт «Товары без движения». Автоматический фильтр: все позиции, которые лежат больше 90 дней без движения. Вы увидите, сколько денег заморожено в том, что реально не нужно.
4. Контроль НЗП по стадиям готовности. Если у вас серийное или позаказное производство — нужен учёт по каждому этапу: сколько вложено в заготовки, сколько в сборке, сколько в покраске. Иначе вы не понимаете, где застряли ваши деньги.
5. Прогноз потребности в запасах. Сколько нужно материалов на следующий месяц исходя из портфеля заказов? Если закупаете больше — замораживаете лишнее. Если меньше — рискуете остановкой производства.
Всё это есть в современных ERP-системах вроде Freedom.BI — там управленка настраивается отдельно от бухучёта, и вы видите реальную картину по деньгам, а не бумажную прибыль.
Что делать прямо сейчас
Если вы узнали в этом тексте свою компанию — не паникуйте. Но и не откладывайте.
Шаг 1. Запросите у главбуха оборотно-сальдовую ведомость по счетам 10 (материалы) и 20 (основное производство) за последние 12 месяцев. Посмотрите динамику остатков.
Шаг 2. Попросите выгрузить список всех позиций на складе с датой последнего движения. Отфильтруйте всё, что лежит больше 90 дней.
Шаг 3. Посчитайте, сколько это в деньгах. Умножьте на ставку вашего кредита (или на упущенную выгоду). Это и есть реальная цена «пусть полежит».
Шаг 4. Если сумма замороженных денег превышает 20% от месячной выручки — вам срочно нужна настройка управленческого учёта запасов.
Без управленческого учёта запасов вы теряете деньги каждый месяц
Даже если бухгалтерия показывает прибыль.
Даже если производство работает.
Даже если «у нас всё под контролем».
Контроль — это не ощущение. Это цифры в отчётах.