Что дают интеграции сервисов компаниям и как мы их настраиваем: опыт UCMS Group

Зачем компании автоматизируют обмен данными между системами — и как это сокращает рутинную работу.

Платформы для кадрового делопроизводства и расчета зарплаты, например 1С, уже сами по себе решают множество задач: учет рабочего времени и табелей, ведение графиков отпусков и больничных, расчет премий и бонусов, формирование отчетности для налоговой. Но их возможности можно расширить, если связать с другими сервисами: порталом командировок, обучающей или корпоративной платформой. Благодаря этому компании получают еще более удобную и эффективную комплексную систему.

Именно с такими запросами приходят к нам клиенты — связать системы и настроить всё так, чтобы данные с одного портала можно было легко выгружать в другой, и еще лучше, чтобы это происходило автоматически. Для компаний это большой плюс: процессы ускоряются, сотрудники тратят меньше времени на рутину, а информация всегда остается актуальной.

В этой статье расскажем и покажем на наших кейсах, какие бывают интеграции и как мы их настраиваем.

Запрос на интеграцию обычно формируется постепенно. Первый вопрос, который мы задаем: «Что и куда нужно выгружать?». Клиент формулирует задачу в общих чертах. Например:

• «Нужно выгрузить всех сотрудников и структуру подчиненности».

• «Нужно выгрузить только работающих сотрудников и остатки по каждому виду отпусков на текущую дату и на конец года».

Когда запрос понятен, мы вместе с клиентом уточняем детали задачи: какие именно данные необходимо передать, в каком виде. Иногда заказчик приносит файл с описанием данных, но не всегда знает, как их передать или как системы можно связать. На этом этапе наша задача — разобраться в требованиях и предложить подходящий способ интеграции.

Есть несколько важных вещей, которые мы уточняем в самом начале.

Если API есть, мы можем настроить прямую передачу данных. Если нет — подбираем альтернативные способы.

Например, иногда требуется рассчитать дополнительные дни отпусков по формуле: пять лет работы — один день, десять лет — два дня. Такие детали важно учитывать заранее, чтобы не столкнуться с доработками позже.

Стоимость интеграции зависит от объема данных, количества систем, которые нужно связать, сложности настроек. Например, простая выгрузка нескольких полей занимает минимум времени, а сложные проекты с несколькими источниками требуют моделирования процессов, тестов и нескольких этапов согласований.

Есть несколько способов, как наша команда организует передачу данных.

Это самый удобный вариант — когда обе системы умеют обмениваться данными напрямую. 1C подключается к сервису по API, и информация уходит автоматически. Такой подход экономит время и снижает риск ошибок: данные сразу попадают в нужный сервис без промежуточных файлов и ручной работы. Прямые интеграции особенно хороши для регулярных выгрузок — например, ежедневного обновления списка сотрудников.

Иногда сторонняя система сама предлагает готовый код для обмена данными. В этом случае наша команда только настраивает обработку и помогает клиенту проверить результат. Такой вариант самый быстрый, потому что большая часть интеграции уже продумана разработчиками сервиса.

Не все платформы поддерживают API или могут предложить готовый код. В таких случаях мы используем промежуточные решения. Данные выгружаются из 1C на SFTP-сервер, облачное хранилище или специальную папку. Оттуда их забирает другая система.

Этот сценарий требует больше настроек и тестов, зато работает даже с закрытыми сервисами. Если такой вариант используется, важно предусматривать расписание выгрузок и проверку файлов, чтобы данные обновлялись без сбоев.

После согласования задачи наши специалисты оценивают объем работы. Обычно на техническую часть, которую выполняет наша команда, уходит от 40 часов работы.

Общий срок зависит не только от нас, но и от принимающей стороны: ее специалисты проверяют данные, дают обратную связь и согласуют результаты. Есть интеграции, которые занимают минимум времени, — например, нужно выгрузить несколько полей в файл для одного сервиса. Но встречаются и масштабные проекты. Бывает, что нужно выгрузить всю структуру компании или реализовать расчет дополнительных отпусков по сложным формулам. Вся интеграция обычно занимает от нескольких недель до пары месяцев.

Наши специалисты уточняют, какие данные нужно передать, в каком виде, с какой периодичностью и каким способом. На этом этапе важно зафиксировать все нюансы: структуру данных, формулы, правила расчета полей и ограничения целевой системы.

Здесь команда выбирает оптимальный вариант интеграции: через API, готовые обработки или посредника вроде SFTP и облачных хранилищ.

На этом этапе наши специалисты настраивают интеграцию, формируют тестовые выгрузки и передают их принимающей стороне. Клиент проверяет файлы или результаты загрузки в своей системе, а наша команда учитывает замечания. Иногда цикл тестов проходит несколько раз — это нормальный процесс при сложных данных или нескольких источниках.

Когда интеграция отрабатывает корректно, заказчик принимает решение, что всё готово к запуску. Мы вносим финальные правки, настраиваем расписание обменов и передаем проект в эксплуатацию.

Smartway — дочерняя компания 1С, сервис для бронирования и согласования командировок. Он позволяет кадровикам и руководителям быстро создавать и проверять заявки, а сотрудникам — оформлять командировки без лишней бумажной работы. Нам нужно было сделать интеграцию Smartway для машиностроительного завода.

Чтобы подключить сервис, необходимо оплатить аккаунт, создать пользователя в системе и получить логин с паролем. В 1С активируется настройка «интеграция со Smartway», указываются логин и пароль — и базы связываются. После этого настраивается обмен данными: 1С получает из Smartway сотрудников, информацию о командировках, приказы и другие типовые данные.

В этом кейсе интеграция была типовой: обе системы поддерживают API и умеют обмениваться данными напрямую. Но нам нужно было доработать решение под требования клиента.

• Добавили фильтр, чтобы в Smartway выгружались только сотрудники с корпоративной почтой.

• Перенесли создание и согласование командировок в Smartway. Когда сотрудник оформляет заявку в Smartway, система автоматически создает документы в 1С. Если заявка меняется — данные в 1C обновляются.

Кадровики компании теперь могут работать только с готовыми командировочными документами — им не нужно вручную переносить заявки и сверять данные. Приказы стали приходить сотрудникам автоматически — на почту.

Websoft — это российская платформа для автоматизации HR-процессов: адаптации сотрудников, обучения, оценки эффективности и управления компетенциями. Для одного из наших клиентов — крупного производителя продуктов питания — мы настроили интеграцию с 1С, чтобы автоматически передавать данные о сотрудниках в Websoft.

Процесс интеграции с Websoft был несколько сложнее, так как требовалось использовать промежуточное хранилище данных. Передачу данных мы настроили следующим образом:

• Данные выгружаются из 1С и формируются в два файла в формате XML — «Сотрудники» и «Подразделения».

• Файлы автоматически загружаются в Yandex Cloud.

• Websoft забирает их оттуда.

Интеграция полностью автоматическая. Каждый день в 00:30 система обновляет данные: добавляет новых сотрудников, фиксирует увольнения, обновляет структуру подразделений.

Система Websoft теперь автоматически получает актуальные данные из 1С, что значительно сокращает время на обработку информации и исключает ошибки, связанные с ручным вводом. HR-отделу больше не нужно вручную обновлять информацию о сотрудниках — она всегда актуальна.

Интеграции помогают упростить работу и сделать процессы в компании быстрее и точнее. Когда данные из разных систем легко передаются друг другу, сотрудники тратят меньше времени на рутинные задачи, а информация всегда остается актуальной. UCMS Group помогает компаниям наладить интеграции, получать и передавать данные без ошибок и лишней работы.

Если вам нужно выгружать данные в стороннюю систему, но вы не знаете, как это сделать, или приходится делать это вручную — напишите нам. Также подписывайтесь на Telegram-канал UCMS Group — в нем мы делимся кейсами и новостями из мира аутсорсинга.