Кейс: внедрение аналитики финансов из 1С

Оцифровали данные по нескольким компаниям, сформировали единую базу данных, собрали отчеты по движениям денежных средств, продажам и дебиторке.

К нам обратилась одна коммерческая организация по техобслуживанию многоквартирных домов. Название мы не называем по просьбе клиента. Организация учреждена четырьмя юрлицами и включает в себя четыре компании разного профиля. Запрос был вполне понятный: собрать и свести все данные по результатам деятельности организации.

Тут нужно отметить, что по каждому профилю велась своя бухгалтерия в разных базах 1С. Так как базы разные, совокупность всех действий оставалось неясной. Владельцы компаний не могли оперативно понять, что происходит в бизнесе.

Еще одна проблема – долгое время получения отчетности. Все это обслуживал лишь один бухгалтер. Закрытия квартала, начинается многоходовочка: после сдачи финансовой отчетности следуют сборы еще и управленческой. По сути, этот функционал должен выполняться параллельно. На деле же на это уходило гораздо больше времени, потому как бухгалтер несет ответственность в первую очередь за бухгалтерию и налоги, а только потом берется за управленческую отчетность.

Определив все проблемы, приступили к технической реализации.

Вариант выгрузки был только один – через OData. Но инструмент этот сам по себе медленный. В придачу шел оооочень медленный сервер на котором крутились 4 базы организаций. В этом случае реализация выходила не только долгая, но и дорогая.

Решили привлечь к работе 1С-разработчика, который написал отдельный скрипт для выгрузки данных. Вместе с этим написали отдельный скрипт для гугл-доков. Какие задачи должен был решать этот механизм:

Дальше подключились к гугл-таблицам через Power BI и сформировали всю отчетность.

Всего было сформировано четыре отчета. Давайте посмотрим на примерах.

Отчет дебиторки, где видим счета, реализацию и поступления. Между реализацией и поступлением считаем долг и понимаем, кто сколько должен и по какому договору.

Внедрили новый вариант визуализации данных – тепловую карту. Например, смотришь отчеты по пяти компаниям, в каждой – по 12 столбиков данных, а вместе – 60 столбцов. И вот разберись здесь, кто и где сработал хорошо, а кто – плохо. Благодаря тепловой карте, четко видно, когда были хорошие показатели, а когда нужно оперативно среагировать на проблему.

Вторая часть дебиторского отчета. Если до этого мы смотрели итоговый отчет, то здесь - информация по конкретным клиентам. Видно, кто когда платил и в какой сегмент долга заходит. Отчет помогает контролировать эти показатели и реагировать, если контрагент затянул с оплатой. Также отчет помогает отслеживать статусы долга: частичная ли задолженность или полная.

PNL отчет или отчет о прибылях и убытках. Помогает контролировать чистую прибыль, выручку, расходы по каждой организации. Кроме того, тепловая карта направлена на рентабельность. Теперь клиент может отследить рентабельность по каждому направлению в любой период.

Отчет о продажах по каждой организации. Добавили показатели среднего чека и отношение к предыдущему месяцу. Этот отчет полезен для оценки, кому и на какую сумму совершаются продажи.

Поступления и списания по каждой организации. Можно развернуть каждый показатель и посмотреть постатейно, из чего он складывается. Тепловая карта показывает остаток денежных средств на счетах каждой из компаний.

С готовыми отчетами клиент имеет полную информацию о своем бизнесе и контролирует финансовые показатели. Но как проверить, откуда эти цифры? Например, на налоги ушло 300 тысяч, но не совсем понятно, откуда такая сумма. Для этого у каждого показателя движения денег есть реестр, из которого он сформирован. Можно отследить платежи по периодам, датам и назначению. Эдакий журнал расходов, по которому можно все посмотреть.

«Раньше наш учет велся в Эксель. Мне как ответственном улицу приходилось раз в месяц брать 2 рабочих дня для заполнения управленческого учета пяти компаний. По мере возрастания количества операций возросла и вероятность ошибки. Я стала смотреть в сторону CRM-систем и программ учета.

Так в августе 2020 года было решено внедрять аналитику. В ходе работы всплывали многие моменты, которые мы не учитывали при старом методе ведения учета. Я даже восстановила учет за весь прошедший год.

Было сложно, но со временем все привыкли. И собственники, и я пользуемся отчетностью ежедневно. Бывают какие-то технические вопросы, но они решаются быстро, самостоятельно или с помощью Романа.

Вложенные деньги полностью себя оправдали. Теперь мы в полном объеме владеем информацией о состоянии бизнеса и контролируем расходы компаний. Появилась возможность оперативно принимать решения, связанные с деятельностью компаний. В режиме реального времени можно оценить работу всех структурных единиц компании. И, наверное, самое ценное для меня – время. Освободившись от ежемесячного ведения таблиц, я могу акцентировать внимание на других делах, за которые я отвечаю в компании.»