Самое дорогое решение собственника — срезать ИТ-бюджет. Считаю на пальцах
Я 9 лет в ИТ, последние годы — на стороне руководителя ИТ-отдела и технического директора. За это время повидал десятки «оптимизаций» ИТ-бюджета в розничных сетях, общепите, системной интеграции. Большая часть была неудачной — и неудачи там почти всегда одинаковые.
Расскажу четыре типичных сценария, что в них ломается на самом деле, и в конце — как делать правильно.
Сценарий 1. «Не продлеваем лицензии — перейдём на бесплатное»
Самая частая история. В компании были корпоративные лицензии: офисный пакет, антивирус, BI-инструмент, корпоративная почта, что угодно. Решение собственника: не продлеваем, переходим на «бесплатные альтернативы».
На бумаге — экономия 500 тысяч рублей в год. На бумаге очень красиво.
Что происходит через 3 месяца:
- Сотрудники тратят на 30% больше времени на простые операции, потому что новый инструмент менее удобен.
- В бесплатных альтернативах нет интеграций с другими системами — данные переносятся вручную.
- Появляются ошибки из-за ручных переносов. Бухгалтерия и склад в первую очередь.
- Часть процессов вообще отваливается: аналог не покрывает функционал.
Считаем реальную стоимость. Если в компании 50 человек со средней ставкой 80 000 рублей в месяц, и каждый теряет хотя бы час в день на «новый процесс», получается:
50 × 80 000 × 22 рабочих дня × (1 час из 8) ≈ 1 100 000 рублей в месяц
То есть сэкономили 40 тысяч в месяц на лицензии, потеряли миллион на рабочем времени. И ещё руководители теперь тратят время на разбор инцидентов с этими бесплатными инструментами.
Сценарий 2. «Серверам ещё пару лет хватит, обновление подождёт»
Серверам 7 лет. Резервный канал интернета не обновляли с открытия. Замену UPS отложили. План был — обновить в этом году, бюджет 800 тысяч. Решение: «подождём ещё год, не критично».
Через 4 месяца один из серверов падает в пятницу вечером. Резерва нет.
Что значит для бизнеса один день простоя для средней розничной сети:
- Касса не пробивает чеки → теряется выручка.
- Склад не отгружает → клиенты ждут.
- Бухгалтерия в простое → задержки по платежам.
- Менеджеры не могут смотреть остатки → продажи стоят.
Если средняя дневная выручка сети 3 миллиона рублей, и потеря составляет даже 60% (часть клиентов вернётся, часть не вернётся никогда), это 1,8 миллиона одного дня. И это без учёта репутационного эффекта — клиенты, которые в пятницу не смогли купить, помнят это долго.
За эти 1,8 миллиона можно было трижды обновить ту самую инфраструктуру, которую откладывали.
Сценарий 3. «Уволим инженера, передадим на аутсорс»
В штате был системный администратор, зарплата 80 000 в месяц. Решение: «уберём, передадим на аутсорс, будет дешевле».
На бумаге считаем так:
- Минус штатный инженер: −80 000 × 12 = −960 000 в год
- Плюс подрядчик: +60 000 × 12 = +720 000 в год
- Чистая экономия: 240 000 рублей в год
Красиво. Что происходит в реальности через 6 месяцев:
- Подрядчик считает каждую задачу отдельно. Аккаунт ширится: 60 → 80 → 100 → 120 тысяч в месяц.
- Время от обращения до решения вырастает в 3-4 раза. То, что внутренний инженер чинил за 15 минут, занимает 2-3 часа.
- Подрядчик не знает контекста бизнеса. Каждая задача требует постановки. Постановкой занимается руководитель — а его время стоит дороже подрядчика.
- Ночные и выходные инциденты — отдельный тариф либо «не наш профиль».
Через год реальные расходы оказываются выше, чем были при штатном инженере. Плюс ушло знание про инфраструктуру: что у вас стоит, где, кто это настраивал — никто внутри уже не помнит.
Я видел компании, которые через 18 месяцев таких отношений нанимали обратно штатного инженера. И сразу нескольких — потому что система за это время стала намного запутаннее, чем была.
Сценарий 4. «Зачем нам платить за мониторинг? Само увидим, если что»
Не увидите. Точнее, увидите, когда увидит клиент и пожалуется.
Мониторинг (тот же бесплатный Zabbix, нужно только заплатить за внедрение и поддержку) детектирует проблему за минуты. Без мониторинга проблема всплывает, когда уже накопился ущерб.
Простой пример: дисковое пространство на сервере заканчивается.
- С мониторингом: алерт за неделю до критического уровня. Расширяем спокойно в рабочий день.
- Без мониторинга: сервер падает в пятницу вечером. Инженер чинит ночью в авральном режиме (это дополнительный тариф). Бизнес не работает до понедельника.
Разница в стоимости устранения одного и того же инцидента — обычно в 5-10 раз. Плюс потеря выручки от простоя.
Где разница: «срезать» vs «убрать лишнее»
Это две принципиально разные вещи, которые часто путают.
«Срезать» — финансовое решение. Берётся текущий ИТ-бюджет, отрезается процент. На что — не важно. Финансист этого не знает, и не должен знать. Поэтому в первую очередь отрезается то, что меньше всего видно: лицензии, мониторинг, обучение, замены оборудования. То есть базовый запас прочности.
«Убрать лишнее» — техническое и управленческое решение. Берётся каждая статья ИТ-расходов, проверяется: работает ли она на бизнес сегодня. Что-то унаследовано от прошлых проектов, что-то — дубли, что-то — «исторически так сложилось». Это убирается. Базовая инфраструктура не трогается.
Первое делает финансист за день. Второе — технический руководитель за месяц. Второе обычно даёт результат больше, чем первое — но за счёт системности.
Где реально можно сэкономить — и существенно
В каждой компании, в которую я заходил с аудитом, было что убрать. Типичные находки:
- Дубли подписок. Когда сервисы выбирались разными людьми в разное время, часто оказывается, что то же самое уже куплено в другой системе. Проверка занимает день, экономия 10-30% годового ИТ-бюджета.
- «Зомби-серверы». Виртуальные машины, поднятые под проект, который давно закрылся. Никто их не выключил. У одного клиента таких машин было 40% от парка.
- Дорогой аутсорс, который можно вернуть в штат. Становится выгодно, если задач хватает на 1-2 ставки. Это считается за вечер.
- Лицензии, которыми никто не пользуется. Платится «как было». Аудит лицензий обычно режет 15-25%.
- Подрядчики на устаревших ставках. Договоры заключались 3 года назад, сейчас рынок дешевле, но никто не пересматривает.
Совокупно это даёт 20-40% экономии ИТ-бюджета без потери качества. Просто никто этим не занимается, потому что для этого нужно знать, на что вообще тратятся деньги.
Что делать собственнику
Если у вас «болит» финансовый отчёт и хочется уменьшить расходы на ИТ — не делайте этого финансовым решением.
Сначала аудит: кто-то, кто разбирается, идёт по статьям расходов и помечает, что работает на бизнес, что нет, что можно оптимизировать. И только потом — оптимизация.
Это окупается обычно за 2-3 месяца, потом продолжает экономить ещё долго. И, в отличие от «срезать», не приводит к инцидентам и потерянным дням работы через полгода.
Если узнали свою ситуацию в каком-то из сценариев — пишите в комментариях, разберём. Веду блог про реальную практику технического руководителя на personal-сайте, ссылка в профиле.