Захватить и удержать. Как организаторы событий вовлекают зрителей гибридных ивентов

Вокруг гибридных мероприятий, возможностей их организации, расходов, приёмов по привлечению внимания аудитории существует много мифов. Начиная с 2020 года ивент-специалисты ищут идеальный формат взаимодействия с аудиторией в гибриде. Но путь к идеалу долог и тернист, особенно учитывая, что само определение гибридного мероприятия появилось сравнительно недавно. Чтобы наконец поставить все точки над i, поговорили с режиссёром агентства STEM Ириной Разгулиной и директором по маркетингу Ириной Чуйковой. О трудностях определений, удержании внимания и идеальном гибриде – в нашей статье.

Строго говоря, гибридные мероприятия (речь пойдёт о деловых и бизнес-событиях) приобрели массовую популярность только с началом отмены ограничений, летом-осенью 2020 года. И этот формат так полюбился и организаторам, и заказчикам, что многие корпорации решили забрать его в 2021 год. («Последние опросы EventManager Blog свидетельствуют о том, что 67% организаторов считает, что будущее за гибридными событиями. По данным аналитиков Cvent, 76% организаторов планируют провести гибридное мероприятие в 2021 году, а 84% ассоциаций намерены сохранить гибридные и цифровые элементы в своих будущих конгрессах для роста посещаемости и увеличения охвата» https://corp.wtcmoscow.ru/services/international-partnership/actual/industriya-vystavok-i-ivent-itogi-prognozy/).

О том, сложно ли было перестроиться на формат гибридных мероприятий, наш режиссёр рассказывает подробно, разграничивая понятия: «Для начала стоит определиться, что такое гибрид. Лично для меня "гибрид" – это мероприятие, где зрители присутствуют и онлайн, и офлайн. А значит, неважно, как ты участвуешь в мероприятии. Важно, что ты можешь задать вопрос, подпевать артисту, в викторину сыграть. Ивенты, где для онлайна просто внедрены приложения или трансляции, где все очные участники отрываются, а остальные просто смотрят на это, для меня не являются гибридными.

Если говорить о переходе на новый формат, то перестроиться было несложно. Понимание пришло сразу. Несколько лет ты делаешь в основном офлайн, а потом год онлайн. А потом просто совмещаешь два формата, о которых уже всё знаешь».

Когда есть понимание определений и механики работы, появляется возможность выделить преимущества и недостатки формата. «Плюс ˗ увеличение географии и аудитории. Можно создать потрясающий эффект единения. Минус ˗ больше работы на этапе подготовки. Ещё один минус – сложно передать ощущения, которые возникают у зрителя в онлайн. Например, в реальности над вашими головами проплывает корабль, и вы чувствуете прохладу моря от холодного дыма. В онлайне же всё выглядит иначе. Но грамотная видеорежиссура и способы взаимодействия с участниками частично решают эту проблему. Просто в гибридах нельзя планировать мероприятие только с позиции организации очного или заочного формата, надо сразу понимать, что у вас две стороны одного проекта, и с этой мыслью прорабатывать все детали», ˗ честно отвечает Ира Разгулина. И её честность оправдана – самая большая и болезненная разница между традиционным очным форматом и гибридом именно в передаче впечатлений, и в этом гибрид, к сожалению, уступает. Об этом знают организаторы и это влияет на необходимость постоянно держать обе аудитории в тонусе, уделять внимание всем участникам, удерживая их вовлечённость.

Рынок трансформировался, а проблемы, которые решает конкретное мероприятие, – нет. Одна из таких проблем – взаимодействие с аудиторией, необходимость поделиться навыками и передать и знания, и эмоции. И здесь важность удержания внимания аудитории чётко показывает статистика: 49% (практически половина организаторов мероприятий) рассматривают вовлеченность аудитории как самый большой фактор успеха виртуального мероприятия. (https://eventtus.com/blog/virtual-event-statistics/)

Остановимся подробнее на методах привлечения внимания аудитории. Можно сколько угодно смотреть на красиво оформленную сцену, но если нет интерактивных вставок, неповторимой атмосферы, харизматичных спикеров, всё бессмысленно. О том, как конкретно удержать интерес обеих аудиторий, рассказывает Ирина Чуйкова: «Начнём с оборудования. Если раньше офлайн-мероприятие можно было снимать с одной точки, давая общий план тем, кто просто выкупил запись, то сейчас это недопустимо, потому что количество аудитории, которая находится за кадром, в разы больше. И становится важным наличие нескольких видеокамер. Плюс должно быть оборудование для трансляции, чтобы зритель за кадром получал картинку и звук телевизионного качества.

Второе – это спикер. Очень сложно работать одновременно и на аудиторию, и на камеру. Этим умением обладают в основном телевизионные специалисты, которые ведут прямые эфиры. В условиях гибридного мероприятия таких шикарных возможностей у спикера нет. Поэтому он должен всегда помнить, что его снимает камера, а значит, любое микродвижение становится заметным, а любой поворот в сторону или выпадение из кадра означает "запоротую" картинку. Отсюда вывод: репетиции – необходимость! Обязательно следует "прогнать" выступление со специалистом, который расскажет спикеру, когда и какая камера будет работать и разметит сцену.

Затем застройка и свет. Оформление пространства должно максимально соответствовать требованиям эфира и тех людей, которые снимают видео. Для очных участников это даже преимущество, ведь создаётся ощущение телевизионной студии: всё выглядит торжественно, парадно благодаря дополнительному сценическому освещению. Важно: для того, чтобы высветить спикеров или создать определённую картинку, потребуется больше светового оборудования.

Далее – модератор. Очень важно, чтобы для гибридного мероприятия был подготовлен не один модератор, а два или даже три. Первый модератор – это человек, который работает в офлайне с публикой. Ещё есть модератор, который работает непосредственно на той платформе, через которую ведётся трансляция. Его лица мы можем не видеть, но важен его контакт с аудиторией. Появляется он, если в офлайн-событии произошёл перерыв, а в онлайне людей надо удержать. И для этого включается онлайн-модератор. Мы видим его лицо, общаемся с ним, он держит аудиторию в тонусе, постоянно подпитывая её интерактивами. Ну и третий модератор работает в чатах. Чатов бывает несколько, потому что параллельно проходит несколько сессий. Модератор должен сам разбираться в теме, уметь быстро и оперативно ответить на вопросы в чате или знать, кому передать запрос.

Важный этап – оформление эфира. Это гибридное мероприятие, а значит существует общий брендинг события, легенда и её визуальное воплощение для создания нужной атмосферы. Эта атмосфера не может перейти полностью в онлайн, но она должна там поддерживаться. Например, если событие посвящено искусственному интеллекту, то и оформление должно соответствовать этой креативной концепции. Те, кто в онлайне смотрит мероприятие, сталкиваются с брендингом на ранних этапах, как и офлайнеры. То есть очный участник регистрируется, заходит и видит входную часть, соответствующую легенде. Последующее взаимодействие происходит в таком же стиле. Онлайн-участник с этой креативной идеей тоже знакомится на этапе регистрации, но в этом случае он побывает на лендинге события, затем на странице трансляции, которая будет оформлена в этом формате».

В заключение приведём ответ Ирины Разгулиной на вопрос о том, какой он – идеальный гибрид: «Идеальный гибрид – это два формата одновременно. И участники обоих форматов наделены одинаковыми возможностями».