Сколько на самом деле стоит печать в офисе: честный расчет
Реальная стоимость офисной печати на 30-50% выше, чем просто цена картриджей и бумаги. В нее входят скрытые расходы: срочный ремонт МФУ, время IT-специалистов, простои в работе и риски информационной безопасности. Полная оптимизация расходов на печать начинается с аудита всех этих факторов.
Давайте на простом примере посчитаем реальную стоимость владения небольшим парком из 5 МФУ (например, HP и Kyocera) в московском офисе.
1. Прямые расходы (то, что лежит на поверхности)
Это затраты, которые легко отследить в бухгалтерии.
- Расходные материалы: Закупка оригинальных или совместимых картриджей. ~ 45 000 ₽/месяц.
- Бумага: Несколько коробок офисной бумаги. ~ 10 000 ₽/месяц.
Итого видимых трат: ~55 000 ₽ в месяц. На этом этапе большинство компаний прекращают подсчеты, и это их главная ошибка.
2. Скрытые расходы (то, что "съедает" бюджет)
Это самые коварные затраты, которые не видны в отчетах, но сильно влияют на итоговую сумму.
- Ремонт и обслуживание: Принтер сломался — нужно вызвать инженера. Срочный выезд для диагностики и ремонта принтеров в Москве стоит от 3 000 до 5 000 ₽, не считая запчастей. Даже если техника ломается раз в квартал, в среднем это еще ~ 5 000 ₽/месяц.
- Время IT-специалистов и менеджеров: Ваш сотрудник вместо выполнения задач тратит часы на замену картриджей, установку драйверов и решение проблем с печатью. Это еще ~ 15 000 ₽/месяц из его зарплаты, которые тратятся неэффективно.
- Риски информационной безопасности: Документ с конфиденциальными данными, забытый в лотке МФУ, — это прямой путь к утечке информации. А попадание случайного документа из кадрового отдела или бухгалтерии не в те руки легко может грозить серьезным корпоративным конфликтом и падением эффективности.
Реальная стоимость и готовое решение
Складываем всё вместе: 55 000 (прямые) + 5 000 (ремонт) + 15 000 (IT-отдел) + риски = от 75 000 ₽ в месяц.
Разница между ожиданием и реальностью — 20 000 ₽ ежемесячно, или 240 000 ₽ в год.
Решение — переход на аутсорсинг печати от Леком. Эта модель превращает хаос из десятков счетов и задач в один прозрачный платеж.
В стоимость услуг входит:
- Профилактическое техническое обслуживание и оперативный ремонт принтеров в нашем собственном сервисном центре.
- Автоматизация поставки картриджей через систему цифрового мониторинга печати.
- Консультации по повышению информационной безопасности документооборота.
«Леком» с 1992 года помогает компаниям в Москве провести полную оптимизацию расходов на печать. Мы обслуживаем не только офисные МФУ, но и специализированное оборудование для широкоформатной печати, а также поставляем шредеры HSM для безопасного уничтожения документов.
Хотите получить точный расчет скрытых расходов для вашей компании? Закажите аудит печатной техники от Леком.