Волшебники АХО: как „мелочь“ и фокусы съедают миллионы

Волшебники водятся не только в сказках. Иногда они работают офис-менеджерами или в АХО. И фокусы у них покруче, чем у Копперфильда - могут заставить исчезнуть бюджет на хозяйственное обслуживание, превратив его в свои личные доходы.

Пока ваша СБ упорно ищет откатные схемы на миллионных тендерах, в «тихом омуте» хозяйственного обеспечения кипит своя жизнь. Через АХО проходит до 30% операционного бюджета компании. И называется это: «Мелочь, суета».

Спойлер: из этой мелочи складываются очень приличные суммы.

Фокус первый: расход, которого не существует

Вода для кулера, батарейки, бумага. Казалось бы, копейки. Но по факту - золотая жила. Сметы «мелким шрифтом» в тысячу наименований никто не читает, этим и пользуются. Также в ТЗ указывают качественный товар, а на объект везут самое дешёвое, разницу забирая себе.

Плюс классика - «мёртвые души». По ТЗ на объекте круглосуточно убирают 5 человек от подрядчика, а по факту ходят двое. Разницу, понятное дело, пилят.

Как это рубим: не верим красивым актам. Берём изначальное ТЗ, выгружаем реальный объём и идём сверять с фактом. Из практики: один жёсткий пересмотр обоснования этих затрат режет бюджет АХО минимум на 20%. Просто отпиливаем откровенный навар, не трогая качество жизни офиса.

Фокус второй: авария по расписанию

Эксплуатация зданий и инженерка. Тут волшебники выкручиваются на полную.

Ваша компания может годами добросовестно отапливать соседнее арендное помещение за свой счёт. Или менять «вышедший из строя» кондиционер, который на самом деле рабочий и уже продан на барахолке.

Самый фокус-покус - акты скрытых работ. В бумагах красиво: «демонтаж 50 метров старой проводки». В реальности этой проводки никогда не существовало.

Как это рубим: инвентарный учёт и склад. Если в акте написано «замена кондиционера» - идём смотреть старый. Если его нет - требуем акт утилизации с фотофиксацией. Если и акта нет - задаём неудобные вопросы. А заодно проверяем, не всплыл ли этот «сломанный» кондиционер через месяц на Авито у того самого подрядчика.

Фокус третий: корпоративный all-inclusive

Внутренние сервисы и мелкие расходы, на которые никто не смотрит. Корпоративное такси, которое упорно возит детей сотрудника по выходным. Фейковые командировки, где человек якобы в другом городе решает вопросы, но геолокация корпоративного ноутбука показывает, что он сидит дома.

Как это рубим: метод прост как валенок - сводим данные СКУД, геотрекинг устройств и авансовые отчёты. Математика не умеет врать.

Мораль:

Экономическая безопасность, которая смотрит только на крупные сделки - это сторож с ружьём, который охраняет пустой сарай, пока из окон выносят мебель.

Перестаньте закрывать глаза на «бытовуху». Именно в этих «серых зонах» прячется самый лёгкий и неучтённый кэш.

Коллеги, какие «фокусы» находили в АХО и хозяйственном бюджете? Делитесь в комментариях!

Следующий выпуск - «Когда друг оказался вдруг: СБ не проведёшь».