Управленческий учёт без дня сведения: чем мы заменили таблицу Excel и как посчитать, во что она обходится вам
С 2017 года управленческий учёт «Бизнес Интегратора» вёлся в одной таблице Excel. Теперь его ведёт наш собственный сервис: банк и Битрикс24 отдают данные сами, прибыль видна внутри месяца, цифры открываются с телефона.
Ниже — во что нам обходилась таблица, что пришло ей на смену, что осталось ручным, сколько стоит сделать так же и как прикинуть, стоит ли оно того в вашей компании.
Во что нам обходилась таблица
Прямые затраты времени были такими:
- полдня в месяц — свести таблицу: собрать данные из выписки банка, счетов в Битрикс24, записей по кассе и зарплатных ведомостей и разложить по ячейкам;
- час, трижды в месяц — занести зарплату: под каждую выплату в таблице была своя колонка.
Раскладка требовала держать в голове правила, которые нигде толком не записаны. Часть денег, поступивших в феврале, относилась к январю, потому что заработаны они в январе. Вознаграждение партнёра шло в предыдущий месяц. Какой платёж — пополнение кассы, а какой — изъятие прибыли, знал только тот, кто ведёт таблицу. Подсказки мы записали, но всё равно путались.
Но полдня в месяц — терпимая цена. Дороже обходилось другое:
- Прибыль за месяц была видна только в следующем. Брать новый проект или не потянем — решали по ощущению, потому что свежей цифры не было.
- Ошибка в формуле не видна. Формула, растянутая на строку меньше, чем нужно, просто даёт неверный итог. Его можно найти через полгода, а можно не найти.
- Цифру нельзя проверить. В ячейке «выручка за март», а из каких платежей она сложилась, помнит только тот, кто её собирал.
- На телефоне таблица бесполезна. Двенадцать колонок на маленьком экране не читаются, поэтому «сколько у нас сейчас денег» было отдельным выяснением.
Что сделали
Свой сервис управленческого учёта. Ключевое решение: сервис хранит операции, а не итоги за месяц. Каждая цифра отчёта — не число, когда-то вписанное в ячейку, а результат запроса к операциям. Поэтому любую цифру можно раскрыть до конкретных платежей, пересчитать заново в любой момент, и случайная правка её не испортит.
Сбор данных перестал быть работой. Платежи по расчётному счёту приходят из банка сами. Из Битрикс24 приходят оплаченные счета — так в учёт попадают выручка наличными и выручка через платёжный сервис, которых в банковской выписке нет. Оплаты на расчётный счёт из Битрикс24 не берутся, чтобы не посчитать их дважды.
Раскладку по ячейкам заменили правила разметки. Банк присылает сумму, контрагента и назначение платежа, а статью сервис подбирает сам: по ИНН — «1С-Битрикс» узнаётся по номеру, как бы ни было написано название, — или по словам в назначении: «аренда» — аренда, «оплата по реестру зачислений» — зарплатный проект. Точные признаки стоят выше приблизительных. Правила пишет владелец, на отдельной странице, без программиста. Неопознанный платёж не теряется и не угадывается: на главной видно, сколько операций ждут статьи. Поправили правило — одной кнопкой прогнали его по всем прошлым операциям.
Что видно в сервисе:
- сводная за год — пятнадцать строк от выручки до изъятой прибыли по месяцам; у каждой строки видно правило, по которому она собрана;
- месяц — подробно, с расшифровкой по статьям;
- выписка — все движения по счёту с фильтрами и правкой; у нас там же поступления делятся на УСН и ПСН для кассовой книги;
- касса — наличные отдельно от счёта, остаток считается из движений;
- зарплата — ведомости по сотрудникам: начислено, к выплате, разница — НДФЛ. Выплата наличными сама становится расходом кассы, поэтому касса и ведомость не расходятся;
- журнал — сверки, ошибки, недоступность банка;
- с телефона — один месяц и итог за год, месяцы листаются стрелками.
Цифры, названия компаний и фамилии на снимках заменены на тестовые, совпадения случайны.
Результат
- Дня сведения больше нет. Прибыль за месяц видна в этом же месяце, а не в следующем.
- Сколько денег на счёте и в кассе — две цифры на главной странице. Остаток на счёте сервис берёт у банка, он совпадает с интернет-банком.
- Около шестисот операций с запуска, любую находим за пару секунд и видим, куда она попала в отчёте.
- Договорённости записаны. Какой платёж считать кассой, какой изъятием, к какому месяцу относить вознаграждение партнёра — теперь правила в настройках, а не устная традиция.
Как это устроено технически
Банк Точка присылает сообщение о каждом платеже сразу после проведения, а раз в сутки сервис сам перечитывает выписку за последние дни — на случай, если сообщение потерялось; повторное чтение ничего не задваивает, платежи узнаются по идентификатору банка. Битрикс24 сообщает, когда счёт переходит в стадию «Успех», и сервис сам дочитывает счёт: сумму, способ оплаты, дату. Адрес для сообщений открыт в интернет, поэтому сообщениям сервис не верит: они только повод перечитать первоисточник, и поддельное в худшем случае заставит лишний раз запросить выписку. Доступ к банку — только на чтение, платежи из сервиса не отправляются. На телефон сервис ставится как приложение из браузера, без магазинов приложений; год загружается целиком, поэтому месяцы переключаются мгновенно.
Что осталось ручным и чего сервис не делает
- Касса ведётся руками: банк о наличных не знает.
- Зарплатные ведомости заводятся руками: банк списывает весь зарплатный проект одним платежом, без фамилий. В ближайших планах — распознавание выписки из 1С.
- Спорные операции размечает человек: новый контрагент или новый тип оплаты может не определиться, тогда дописывается правило.
- Это не бухгалтерия. Сервис отвечает на вопрос «сколько мы заработали», а не «что сдавать в налоговую». Первичка, декларации и проводки остаются в 1С и у бухгалтера.
- История до запуска учтена не полностью. Прошлые годы мы сознательно не поднимали: свели текущие остатки и считаем дальше.
Сколько стоит и сроки
Такой сервис разрабатывается и запускается примерно за неделю. Стоимость — от 50 до 100 тысяч рублей: разработку мы ведём с ИИ, и это заметно дешевле обычной. Точная цифра — после бесплатного разбора задачи.
Отдельный сервис нужен не всем. Мы писали своё, потому что хорошо знали собственный учёт и хотели пройти задачу сами. Многим компаниям хватает меньшего:
- Настроить выгрузку из банка в Битрикс24.
- Собрать отчётность на смарт-процессах.
- Автоматизировать один участок — например, зарплатный реестр или сверку оплат.
На разборе станет понятно, какой вариант ваш.
Посчитайте, во что таблица обходится вам
Возьмите прошлый месяц и выпишите четыре числа:
- Сколько часов ушло на сведение — собрать выписку, оплаты из CRM, кассу, ведомости и разложить по таблице.
- Сколько раз в месяц и по сколько минут в таблицу что-то заносят руками — зарплату, наличные, оплаты.
- Сколько минут в неделю уходит на вопросы «сколько у нас сейчас денег» и «откуда эта цифра» — у того, кто спрашивает, и у того, кто ищет ответ.
- Сколько стоит час того, кто ведёт таблицу, — зарплата с налогами за месяц, делённая на рабочие часы. Если таблицу ведёте вы сами, возьмите стоимость своего часа.
Дальше арифметика:
- часы в месяц = часы на сведение + (раз в месяц × минуты) ÷ 60 + (минуты в неделю × 4) ÷ 60;
- деньги в год = часы в месяц × стоимость часа × 12.
Сравните с разовой стоимостью из раздела выше. Скажу честно: у нас время было не главным — полдня на свод и час трижды в месяц можно пережить. Мешало другое: прибыль, которую видно только в следующем месяце, и цифры, которые не раскрыть до конкретных платежей. Цену решения «брать ли проект», принятого без свежей цифры, формулой не посчитать, но вы знаете свои проекты лучше нас. Если же часов выходит мало и решения от свежей прибыли не зависят — скорее всего, хватит настройки Битрикс24, и на разборе мы так и скажем.
На сайте — разбор целиком: обе схемы, все разделы сервиса со снимками экрана, как он выглядит на телефоне, и форма заявки. Расскажите в ней, как у вас устроен учёт и из каких систем вы переносите цифры, — покажем, что можно перестать переносить руками. Как мы перевели управленческий учёт из Excel в свой сервис — разбор на сайте