LEGO-ретроспектива: Как конструктор помог собрать идеи и улучшить проект

Ретроспектива – традиционное важное мероприятие для проектных команд. Можно остановиться и посмотреть на эффективность процессов, определить зоны роста и развития. Ещё мы стараемся добавлять в свои «ретро» элементы геймификации и превращать их в полноценные тимбилдинги.

Особенно это помогает получать новые инсайты, если проект долгосрочный. Как наша работа над приложением DMV Genie, которая продолжается уже больше 6 лет. На последней ретроспективе мы решили поиграть в LEGO. Зачем и что из этого вышло, рассказала руководитель проекта Саша Гаврильева.

Отчасти от того, как менеджер проекта проведет подготовительную работу до «ретро», зависит успех всего мероприятия. Прежде всего, нужно четко определить конкретные и актуальные для вашей команды и проекта цели. К примеру, что хотели сделать мы:

• Усовершенствовать процесс работы на проекте DMV Genie;
• Обсудить взаимодействие с заказчиком и между командами;
• Устранение возникающих проблем и сложностей;
• Обсудить дальнейшие планы по проекту.

Кроме того, у вас должен быть четкий план вашего мероприятия, который может включать как стандартные для ретроспектив пункты, так и ваши собственные.

Во многом формат и структура ретроспективы зависят от состава и размера команды, а у нас она была довольно большая. Со всеми дизайнерами, разработчиками, тестировщиками, аналитиками и менеджерами нас набралось 12 человек. Это значило, что на «ретро» нужно закладывать достаточное количество времени, а его структуру делать такой, чтобы люди переключались между разными форматами обсуждения и не перегорели.

Оптимальное время для обычного ретро намного меньше, если учитывать, что оно проводится по стандарту в финале каждого спринта. В случае этого проекта, который длится уже довольно долго и многие его особенности мы уже неоднократно разбирали, было решено делать это реже, но масштабнее – такой глобальный ретро-брейншторм.

Еще один важный момент – смена обстановки. Проводить такое эпохальное «ретро» в офисе не самая лучшая идея, потому что привычная атмосфера добавляет +100 к обыденности, даже если само «ретро» очень активное и разножанровое. Поэтому мы всей командой почти на целый день переехали в уютный коворкинг.

Кроме того, еще перед «ретро» я провела анонимный опрос, чтобы узнать, чего ждёт от него сама команда. На основе ответов ребят были сформированы цели – в основном все хотели обсудить:

• Процессы работы;
• Процессы взаимодействия внутри команды и с заказчиком;
• Дальнейшие планы по проекту.

На мероприятиях с большим количеством участников очень важна вовлеченность и мотивация каждого. Ну и конечно – дружелюбная и позитивная атмосфера, чтобы все могли честно высказать свое мнение и не боялись того, что подумают другие.

Чтобы заинтересовать команду и настроить всех на продуктивную работу я придумала использовать конструктор LEGO и собрала все детальки, которые были у меня дома (более 2000 штук!).

Суть упражнения заключалась в следующем. Поскольку каждый из нас видит проект по-разному, через призму своего опыта, роли на проекте и задач, всем участникам ретроспективы было предложено собрать из кубиков LEGO проект DMV Genie. У каждого была возможность проявить свою творческую натуру и с помощью конструктора показать, каким он видит продукт и проект.

На задание было выделено 20 минут, после чего каждый участник презентовал свое творение и рассказывал, почему он именно так представляет себе проект. У каждого получилась уникальная фигурка из LEGO, которая описывала проект.

Пусть мы и не можем рассказать обо всех конкретных проблемах и путях их решения, но нужно отметить, что всего через две недели после «ретро» мы решили почти десять важных вопросов, которые были там озвучены и которые мы могли бы не выявить в ходе ежедневной работы, посчитав их либо не особо важными, либо лежащими слишком глубоко.

Это говорит о том, что такие мероприятия помогают улучшать процессы работы и надо обязательно периодически проводить их вместе со всей командой. Приведем несколько конкретных примеров вопросов и их решения:

По итогам этой ретроспективы и этого материала хочется выделить основные рекомендации для тех, кто пойдет по пути проведения таких нестандартных мероприятий с большим количеством участников и каким-либо интересным форматом.

Что важно не забыть:

• Заранее сообщаем команде о целях мероприятия, собираем ожидания;
• Новое место проведения ретро (смена обстановки - повышает продуктивность мероприятия);
• Создаем дружелюбную атмосферу перед основной частью;
• На каждый этап выделяем фиксированное время и следим за таймингами;
• Фиксируем все высказывания команды;
• После выработки решения по проблеме назначаем ответственных за выполнение;
• Собираем фидбэк от команды.