Как уничтожить производство: вредные советы для бизнеса

Привет. Меня зовут Андрей Костылев. С командой мы работаем над созданием облачной ERP-системы X24. Мы помогаем производству доводить процессы до совершенства. И несмотря на то, что в нашей системе автоматизации есть базовые модули, которые улучшают работу уже с первых часов, мы всегда делаем надстройку после того, как изучим нюансы процессов внутри конкретной компании.
Про то, какими правилами я руководствуюсь в своей работе, совсем недавно я рассказывал вот здесь:

На основании опыта последних лет, я составил ряд вредных советов. Они “помогут” любому предпринимателю закрыться в считанные сроки.

Совет первый: вести расчеты закупок сырья вручную. Желательно в Excel

Как ни парадоксально, складской учет некоторые частные производства и даже крупные заводы продолжают вести в таблицах Excel. Соответственно, в таких документах происходят и расчеты складских остатков, а значит закупки зависят от цифр, внесенных в таблицу вручную.

Не стоит думать, что таблицами грешат только кладовщики. Переносят данные от руки и сметчики, и экономисты, и логисты. Более того, наши наблюдения говорят о том, что в самой программе Excel сотрудники часто пользуются далеко не всеми функциями. Например, вместо листов в одном файле, создают разные документы. Это приводит к тому, что для расчетов переменные в формулы нужно переносить тоже вручную.

А теперь представьте, сколько возможностей сделать ошибку открывается перед каждым сотрудником при такой схеме работы!

Совет второй: дать доступ к функции “Удалить документ” всем сотрудникам компании

У производства сейчас есть два пути. Купить готовое решение — CRM или ERP, или же разработать систему под себя. В первом случае может возникнуть ряд проблем, так как в универсальных пакетах часто доступ к файлам распространяется одновременно на всех сотрудников. Особенно такой вариант опасен для тех компаний, где есть текучка. Молодая кровь случайно может “залить” данные, которые собирались годами, нажав не на ту кнопку. Поэтому всегда лучше сделать надстройку по уровням доступа. Другой вопрос, что в коробочных решениях связь с разработчиками может занимать месяц, два, а то и дольше.

Совет третий: выписывать все накладные и другие документы каждый раз заново

Сегодня время — самый ценный ресурс. Особенно он ценен в бизнесе, где документооборот не укладывается в 2-3 шаблона контрактов на услуги. На производстве это и накладные, и бумаги на поставку, и договоры, и бухгалтерская отчетность. Но в ряде случаев один документ от другого отличается лишь названием товара, его количеством и сведениями о поставщике/исполнителе. Кроме того, каждый заказ сопровождается определенным набором документов. Например, чтобы заказать сырье, нужен контракт на поставку; бумаги, которые подтверждают объем заказа, а для доставки — накладные. Представьте, сколько времени тратит человек, которые создает каждый раз эти документы вручную! Он не только устает от рутины, но и убивает изо дня в день ценные часы своего рабочего времени.

Совет четвертый: собирать тренинги по работе с CRM или ERP каждый раз, когда приходит новый сотрудник

Коробочные решения, о которых мы говорили выше, часто влекут за собой тренинги по обучению из-за сложного, интуитивно непонятного интерфейса и большого количества функций. Компании вынуждены каждый раз отвлекать сотрудников от работы, чтобы показать возможности системы.

Совет пятый: делать топ-менеджеров и бухгалтеров незаменимыми

Это, пожалуй, главная ошибка производств, которые не занимаются автоматизацией — ставка на конкретного человека. Конечно, доверие между директором и бухгалтером/юристом превыше всего. Однако. Любой человек может заболеть, переехать или просто сменить работу. Обычно после ухода коллеги другие сотрудники тратят уйму времени на поиск тех или иных документов, вызванивают бывшего коллегу, чтобы спросить номер телефона поставщика и так далее. Этого нельзя допустить. Когда система автоматизации знает, какие данные обязательно должны быть внесены, контролирует процесс выполнения той или иной задачи и формирует базу данных самостоятельно, незаменимыми становятся мозги и идеи по развитию, а не человек, который хорошо выполняет свою функцию.

Наша ERP-система X24 разрабатывалась с нуля, что помогает вносить настройки под конкретный бизнес в считанные дни. Система заменяет отдельные CRM и различные сервисы для управления складами и другими рабочими процессами. По факту это инструмент, который сокращает цикл производства, оптимизирует закупку сырья и логистику, минимизирует затраты. А главное — сокращает человеческий фактор.

Если есть вопросы и предложения, пишите в комменты или в телеграм: @andreykostylev.