Без лишних церемоний: как мы запустили Russian Drupal Awards
Опыт организаторов, переработанный в универсальные советы: на чём построить концепцию конкурса, о чём нельзя забыть, чего не надо бояться и как обойтись без громкой офлайн-церемонии с фуршетом на 300 человек.
Оригинал статьи опубликован на сайте CMS Magazine.
В 2021 году компания ADCI Solutions организовала конкурс среди русскоязычных Drupal-сайтов Russian Drupal Awards. Его идея не была взята с потолка, а эволюционировала из маркетинговой активности компании и показалась нам очень перспективной. Мы подумали, что наш опыт пригодится тем, кому хочется или уже просто пора ворваться в ивент-менеджмент, но непонятно, как такие проекты устроены изнутри. Но мы горячо приветствуем комментарии и от опытных организаторов мероприятий.
Врываемся на российский рынок: контент-маркетинг действительно работает
Мы занялись профессиональной веб-разработкой в 2007 году. В качестве движка для создания сайтов мы выбрали систему управления контентом Drupal и с тех пор позиционируем себя как Drupal-студию. На момент нашего старта эта система была молодой, но интуиция подсказала — и оказалась права — что на фоне конкурентов её ждёт хорошее будущее.
Чуть менее чем полностью наше портфолио состоит из проектов для зарубежных клиентов. Маркетинг тоже долгое время был направлен на тех, кто читает и пишет на английском, а в России нас представлял только паблик ВКонтакте, который решал и решает, по большей части, HR-задачи. Проекты для отечественных заказчиков были, скорее, исключением. Но в начале 2020 года мы бросили часть сил на то, чтобы обратить на себя внимание клиентов-соотечественников.
Контент-маркетинг как часть стратегии был внедрён сразу и уже к концу года дал результаты, но не совсем те, что мы ожидали. Статьи не собирали десятки тысяч просмотров, не разжигали скандалы в комментариях и не генерировали лидов. Зато у ряда статей была одна характерная особенность: они рассказывали о возможностях Drupal на примере работ российских студий и с привлечением российских экспертов в этой области.
Публикации дали нам знакомства со студиями и их работами, с российским Drupal-сообществом и его лидерами мнений, а в целом — создали предпосылки к формированию у нас имиджа российских популяризаторов Drupal. Идеально усилить и закрепить его, на наш взгляд, мог конкурс среди Drupal-сайтов.
Мы ни в коем случае не подаём конкурс сайтов как что-то уникальное. «Золотой сайт», «Премия Рунета», Tagline Awards — эти и другие IT-конкурсы и премии были и до нас. Однако никто до нас не взялся присуждать награды именно за разработку на Drupal. Отсюда — следующий совет.
Оргкомитет конкурса — это сколько человек?
Наша команда состояла из пяти человек.
За разработку концепции отвечал куратор. Он сформулировал и оформил в документы:
позиционирование, ценности и tone of voice конкурса;
правила;
методологию оценки подаваемых работ;
технические задания дизайнерам и веб-разработчикам для разработки лендинга;
тексты для имейл-рассылки;
пресс-релизы для СМИ;
тексты для постов в соцсетях;
- спонсорские пакеты;
- сценарий церемонии награждения.
Кроме концепции, куратор почти полностью взял на себя общение со всеми заинтересованными сторонами в лице участников, членов жюри, спонсоров и инфопартнёров.
Можно подумать, что один человек способен вытянуть на себе всё — нужно всего-то вообразить конкурс как торт, разрезать его и увидеть, из чего он состоит. Но настанет момент, а потом второй и пятый, когда вы больно наступите на потерянные мелкие детали и не пролезете в узкие места.
Впрочем, мы всё равно кое на что наступили и не пролезли (об этом ниже), но в наших силах было подстелить себе соломки. Поэтому куратора страховала команда: все документы уходили на суд и критику главному маркетологу нашей компании, а выполнение этапов контролировал менеджер, составивший таймлайн конкурса в виде диаграммы Ганта. Ещё один человек отвечал за настройку таргетированной рекламы. Все вместе, включая пятого члена оргкомитета в лице генерального директора, давали куратору обратную связь.
Ниже — часть нашего таймлайна, оформленная в гугл-таблице. По вертикали идут этапы, разбитые на более мелкие задачи, а по горизонтали — месяцы и недели. Цветные линии показывают планируемую продолжительность задачи. Как видно, работа над конкурсом — это не пошаговое перемещение от пункта A к пункту B и далее; многие задачи решаются параллельно, что экономит время.
Впрочем, оговоримся: нашлись задачи, исполнение которых пришлось разделить между несколькими людьми, чтобы не взваливать всё на одного человека. Главное качество таких задач — максимум рутины и минимум творчества, и это не даст нескольким амбициозным докторам Франкенштейнам слепить чудовище. К таким задачам относились:
- поиск участников, жюри, спонсоров, призового и информационных партнёров;
- общение со всеми сторонами процесса;
- постинг новостей о конкурсе в соцсети;
- имейл-рассылка.
Не входящие в оргкомитет, но необходимые специалисты — дизайнеры, фронтенд и бэкенд-разработчики. Бэкенд необходим, потому что лендинг работает не только как визитка конкурса с правилами и этапами проведения, но и собирает личные данные через форму обратной связи.
Лендинг
Это будет представительство вашего конкурса в интернете и точка входа для участников. В минимальное количество задач лендинга входят:
- Сбор заявок. Обычно в конце лендинга ставят форму для сбора, а по ходу продвижения сверху вниз разбрасывают кнопки для быстрого перехода к ней. Не переусердствуйте — двух-трёх таких кнопок вполне хватит. И, поскольку форма собирает персональные данные, предусмотрите на форме чекбокс для галочки, одобряющей их обработку, и напишите политику конфиденциальности. Всплывающая плашка с предупреждением о сборе кук — это тоже к вопросу о сборе персональных данных, без неё сегодня никак.
Описание концепции конкурса: для кого он и каким целям и ценностям служит, какие условия предъявляются к подаваемым работам.
Таймлайн с этапами конкурса.
Перечисление членов жюри с указанием места их работы, спонсоров и партнёров.
Небольшой рассказ о себе как об организаторе.
Хранение документов в формате .pdf: правил, политики конфиденциальности, спонсорских пакетов.
- Ссылки на соцсети организатора или конкурса и кнопки для расшаривания лендинга в соцсетях.
Есть куча CMS и конструкторов, на которых можно сделать лендинг, но мы не были бы организаторами конкурса Drupal-сайтов, если бы не сделали его на Drupal — оцените результат. Но что бы вы ни выбрали, не забудьте про адаптивный дизайн.
Поиск участников
Целевая аудитория нашего конкурса — маркетологи и гендиректоры Drupal-студий, разработчики (как сотрудники студий, так и самозанятые), предприниматели и представители организаций с сайтом на Drupal. Мы искали их контакты через рейтинг Drupal-разработчиков на «Рейтинге Рунета», русскоязычное Drupal-сообщество с двумя точками концентрации — сайтом и телеграм-каналом, сайт международного Drupal-сообщества drupal.org, галерею Drupal-сайтов Drupalogy, рейтинг Clutch и несколько чуть менее существенных каналов.
Поиск жюри
Главным требованием к нашим членам жюри была экспертиза в области интернет-проектов. Остальное имело второстепенное значение, поэтому в состав вошли и руководители Drupal-студий, и разработчики мобильных и веб-интерфейсов, и UX-редакторы, и главреды тематических онлайн-изданий.
Хорошо, но не обязательно быть знакомыми с экспертами лично или дружить в соцсетях — вы же (будем считать это по умолчанию) читаете статьи, посещаете конференции по вашей тематике и отмечаете среди выступающих тех, чьему профессионализму доверяете. Остаётся выйти с ними на связь.
Как с публичными людьми с ними можно наладить контакт через несколько точек — от соцсетей до имейла. И чем менее тесны отношения между вами, тем более деликатным должно быть обращение. В первую очередь помните, что это вам нужна их экспертиза, и это они подарят вам и вашему конкурсу своё время и внимание, а не наоборот. Особенно если вы не оплачиваете их работу, и она, действительно, становится в определённом смысле подарком. Цените его.
Зачем человеку тратить время на оценку чужой работы, если это никак не вознаграждается? Ну, вообще-то, символический капитал — это тоже капитал. Оценка и комментирование конкурсных работ поднимает экспертность и осведомлённость о рынке, продвигает эксперта и организацию, в которой он работает, и формирует новые профессиональные связи. В конце концов, человек может искренне болеть за свою отрасль и поддерживать любые связанные с ней инициативы. И не забывайте про банальное честолюбие. Впрочем, честолюбивы не все: с отказами или игнором вы наверняка столкнётесь чаще, чем с согласиями.
Мы выставили для себя некую оптимальную планку по числу членов жюри, достигнув которой, свернули активную стадию их поиска и занялись другими делами. Но ничто не мешает привлекать экспертов в пассивном режиме: оставьте рядом со списком жюри имейл для связи с вами, и пусть желающие пополнить список обращаются к вам сами.
Поиск спонсоров
Организация любых мероприятий — это расходы: на призы, на дорогу иногородним и зарубежным спикерам, на рекламу, на аренду помещения, на еду и алкоголь, на стикеры и прочую памятную раздатку. Вряд ли щедрый жест в виде покрытия всех расходов из вашего кармана будет кем-то оценен и — внимание! — вообще пойдёт на пользу мероприятию. Ведь такое событие — это повод для профессионалов индустрии поговорить о наболевшем, перенять чужой опыт, завязать деловые отношения и найти людей, с которыми можно запустить новые полезные проекты.
Спонсоры — компании, организации, бренды — это понимают, поэтому охотно отводят часть своего маркетингового бюджета под какую-нибудь движуху, которая нацелена на их потенциальную аудиторию и может сыграть в плюс их имиджу. Так что спонсорство — это не удовлетворение организаторской меркантильности, а вполне обоюдовыгодное сотрудничество.
Наш конкурс закономерно поддержали коллеги по Drupal-цеху. Но помимо них мы обращались к хостинг-провайдерам, образовательным платформам, торговым сетям по продаже бытовой электроники, онлайн-кинотеатрам — в общем, к тем, кто мог, по нашему мнению, увидеть для себя пользу в таком сотрудничестве. При этом мысли обратиться к производителю бытовой химии у нас даже не возникло. Деньги-то у них водятся, но на имидж друг друга мы бы явно не играли.
Поиск информационных партнёров
Роль таких партнёров — публиковать на своих площадках новости о вашем конкурсе. В отношении выбора таких партнёров действует такое же правило, что и в отношении спонсоров: схожие темы, ценности и аудитория.
Договорившись с инфопартнёрами, подготовьте пресс-релиз о своём мероприятии. Инструктаж о том, как его писать, не входит в задачи этой статьи, но если кратко, то он должен быть написан строго по делу. Некоторые советуют оставить в нём толику недосказанности, чтобы редактор площадки — если только его не заменяет PR-менеджер или администратор сайта, который просто скопирует ваш текст и вставит на страницу — выяснил у вас пару-другую эксклюзивных деталей.
Каждый из этапов конкурса поддерживал свой пресс-релиз: запустили сбор заявок — написали пресс-релиз, закончили сбор заявок — написали пресс-релиз, жюри закончило оценивать работы — написали пресс-релиз, перенесли объявление результатов — в общем, вы поняли. Итогом будет пост-релиз, в котором подводятся результаты.
Спонсорские пакеты
Хотя спонсорство и привлекает, не все компании способны заплатить организаторам одну и ту же сумму. Поэтому когда-то давным-давно первопроходцы ивент-индустрии ввели градацию: генеральные спонсоры, просто спонсоры, золотые, серебряные и бронзовые спонсоры и т. п.
Генеральный спонсор может быть только один — он делает самый большой вклад в ваше мероприятие, но и справедливо рассчитывает на большее количество ответных опций с вашей стороны. Такими опциями могут быть, например, бесплатный проход на церемонию для сотрудников спонсора, вступительное слово, размещение стенда в общем зале, брендированные аксессуары.
Поэтому перед тем, как начать поиски спонсоров, подготовьте спонсорские пакеты. Структура этого документа проста: набор опций — размер спонсорского взноса, набор опций поскромнее — размер взноса также поскромнее. В качестве примера пакетов можем показать свои.
Церемония награждения — или то, чем её можно заменить
Классический формат таких церемоний можно представить: арендуется большой зал, накрываются столы, победители выходят на сцену за наградами, проводится афтепати — в общем, ярко, громко, торжественно. Мы не стали подписываться на такое, но не только из-за непредсказуемого течения пандемии, которая вынуждала ивентмейкеров переносить уже запланированное.
Публичная церемония как бы обязывает поставить конкурс на регулярные рельсы. Но очевидно, что в нашей работе это новое направление, и предсказать его судьбу трудно. Мы не стали делать замах на рубль и брать ношу не по себе. Можно было впасть в другую крайность и выпустить сухой пост-релиз с именами победителей, но хорошим компромиссом нам показалась съёмка небольшого видео.
Мы — не киностудия, поэтому привлекли видеографа с оборудованием, навыками монтажа и насмотренностью. Мастерство импровизации на камеру — это тоже пока не про нас, так что без структурированного сценария с мало-мальской интригой было не обойтись. Для себя мы решили, что в видео точно должны быть:
представление победителей — это главная задача ролика, так что без комментариев;
- небольшая самопрезентация — хотя компании 14 лет, на российском рынке про нас знают мало;
- рассказ о методологии, по которой оценивались подаваемые работы — хотелось поделиться болью и продемонстрировать прозрачность нашей инициативы;
- промо-блок с упоминанием спонсоров, информационных партнёров и призового парнтёра — это и часть того самого спонсорского пакета, и банальный знак уважения к тем, кто помог нам сделать событие возможным;
- провести розыгрыш для зрителей — гулять так гулять, тем более для этой цели мы собрали отличный мерч-пак от разных омских творческих ребят;
опенинг и отбивки между разделами видео — для ритма.
Результат нас устроил.
Ошибки
Помните, как в главе про оргкомитет мы сказали, что ошибок не миновать, сколько от них ни страхуйся? Вот самые памятные из наших:
- Мы не закончили некоторые задачи в срок. А впрочем, это классический просчёт, который можно классически же избежать — просто увеличить оценку, если задача вами прежде не решалась или её выполнение завязано на людей, привлечённых со стороны.
- Мы забыли обвешать счётчиками и utm-метками всё что только можно и прикрутить к лендингу теплокарту. В итоге нам не совсем понятно, откуда пришли некоторые участники, на каких разделах лендинга посетители задерживались дольше, а какие были вообще не интересны.
- Мы вовремя не подумали о личном кабинете для жюри и участников. Первые бы голосовали в нём за проекты, вторые — смотрели, кто и какие оценки и комментари к работе оставил (оставил ли вообще). Помогло элегантное решение в виде Google-таблиц.
Чего не надо бояться
Сложно спорить с тем, что отраслевой конкурс нагружает ответственностью перед кучей людей и может вогнать в панику. Но не бойтесь:
- Любой критики, даже не самой адекватной и справедливой — она прямо укажет или подсветит концептуальные и организаторские просчёты и в итоге сделает конкурс лучше. А лучше напроситесь на критику сами и соберите со всех обратную связь. Мы использовали для этого Google-форму. Настоятельно рекомендуем спросить кроме прочего, что получилось хорошо, что можно улучшить и какую пользу извлёк участник, член жюри или спонсор из конкурса.
- Сделать что-нибудь не так. Вспоминая классика, опыт — сын ошибок трудных, и сделать всё безукоризненно с первого раза трудно. С самого начала нас волновал вопрос о том, как не подвести наших партнёров, и что нам будет, если это всё же случится. Поэтому мы решили проконсультироваться у Анатолия Денисова, чей опыт работы в «Рейтинге Рунета» вряд ли бы оставил наш вопрос без ответа.
В общем, пострадавшим спонсорам будет дешевле и эффективнее разнести по городам и весям про нерадивого ивентмейкера, нежели запускать судебный процесс — зачем судиться, если можно сделать больно по-другому? Поэтому вместо замалчивания и надежд на то, что авось пронесёт и никто ничего не заметит, скажите о своей ошибке прямо и предложите способы её исправить.
- Переносить сроки завершения тех или иных этапов. Мы переносили объявление победителей дважды — первый раз из-за ошибок в планировании, второй раз из-за, скажем так, непредсказуемости человеческого фактора. Да, иногда такое бывает. Каждый перенос сопровождался пресс-релизами, постами в соцсетях и личными письмами уже подогретым участникам.
Заключение
Конкурсы — это весело и полезно. Они объединяют людей, обращают внимание на участников и их продукты, помогают в продвижении, закладывают стандарты качества и выявляют лучших из лучших. Все стороны процесса от участников до жюри могут построить на этой активности кто личный бренд, а кто долгосрочную маркетинговую стратегию. Надеемся, наш опыт поможет вам в запуске своего мероприятия.
В этой огромной статье вы не нашли ответы на свои вопросы? Задайте их в комментариях, а мы ответим.
На Symfony то там перешли в итоге?
Вы о ком-то конкретно?
А есть список всех участников с рейтингом?
Список всех участников открыт только для членов жюри и самих участников, а распределять их по рейтингу задачи не было - выявлась только тройка лидеров.
Спасибо что напомнили о себе, отписался.