От полного хаоса к порядку: как создать эффективную удаленную команду

Меня зовут Ган Михаил, на данный момент я занимаюсь развитием дизайн-студии Beach с полностью удаленной командой численностью более 30 человек.

Эта статья - полезная инструкция с лайфхаками для предпринимателей и фрилансеров, которая поможет построить слаженно работающую удаленную команду за счет внедрения 6 сервисов.

Когда я только начинал, я каждый раз сталкивался с большим количеством проблем в работе со своими подрядчиками по проектам.

• Я не знал, что сейчас делают мои сотрудники и сколько времени они тратят на задачи.
• Не понимал на сколько хорошо они себя чувствуют и стоит ли им дать лишний выходной.
  
• Не ориентировался в проектах, все файлы лежали непонятно где по перепискам которые терялись и забывались.
  

Таким образом, очень много ресурсов тратилось на разведывание всех этих вопросов, но я понимал, что эта проблема решаема и автоматизировать все эти процессы можно.

Поиск и бесшовное внедрение постепенно разработанной экосистемы заняло у меня год! В этой статье я раскрою вам все карты за 5 минут)

Для начала я распределил для себя, какие показатели я хочу видеть:

• Иметь доступ ко всем накопленным знаниям, проектам и архивам
• Не терять переписки, держать их в рабочей среде
  
• Какие задачи есть у каждого сотрудника
  
• Знать как дела у сотрудников каждый день и как они себя чувствуют
  
• Какие задачи в процессе
  
• Какие результаты нужно согласовать
  
• Сколько времени потрачено на каждую задачу
  

Важно было автоматизировать каждый этот пункт, чтобы я зашел, посмотрел, предпринял действия. Никого не тревожил и не отрывал от дел.

Notion - это очень гибкая база знаний, по сути приложение похоже на обычные заметки, но только на первый взгляд.

В Notion можно:

• Создавать бесконечное количество страниц
• Делать таблицы
  
• Создавать чек-листы
  
• Вести календари
  
• Прикреплять файлы
  
• Редактировать дизайн
  
• И т.д.
  

Каждый сотрудник сохраняет в свой Notion референсы, ссылки и прочие материалы которые могут понадобиться ему в будущем. Также тут мы храним материалы по всем проектам, что позволяет нам найти, например, запись видео созвона, который был 6 лет назад.

Slack решил вопрос общения в команде.

Важно разделять пространства отдыха и работы, в привычном телеграме у людей много спамерских групп и чаще всего отключены уведомления. Поэтому использовать корпоративный мессенджер критически важно.

У нас принято правило выставлять статус касательно того, чем ты сейчас занят и можно ли тебе писать. Также указывается период твоей занятости. Эти мелочи позволяют работать более эффективно.

Slack позволяет интегрировать в себя другие сервисы. Например, если мне оставляют какие-то комменты в фигме - мне приходит уведомление, и также если в Trello мне ставят задачу - мне приходит уведомление. Таким образом из одного мессенджера я вижу, что происходит в команде.

Standuply - еще одна интеграция в Slack. Этот сервис позволяет нам каждый день делать ревью эффективности и состояния сотрудников.

Каждый день в 6 часов вечера каждому члену команды, в зависимости от его часового пояса, приходят по очереди вопросы:

• Что было сделано сегодня?
• Что сделаю завтра?
  
• Что сделаю завтра лучше чем сегодня?
  
• Инсайт дня
  
• Эмоциональное состояние от 1 до 10
  

Обязательный обряд в конце рабочего дня позволяет рефлексировать над собой, понимать красавчик ты или нет и предпринимать шаги завтра.

Я при этом понимаю, кого стоит наградить, а кому дать отдохнуть.

Trello - трекинг задач. Очень удобный и простой инструмент с понятной механикой. 4 столбика:

• Все задачи
• В процессе
  
• Согласование
  
• Готово
  

У каждого сотрудника своя доска - все имеют доступ ко всем и могут между собой ставить задачи и узнавать статус выполнения без многочисленных распросов.

Для удобства повествования я сделал импровизированную карточку задачи:

Toggle - интеграция в Trello, которая позволяет трекать время выполнения задачи. Для чего это нужно? Если сотрудник выполнял задачу слишком долго, можно дать ему фидбэк, обсудить и понять причины возникших трудностей, чтобы в будущем он качественнее работал.

Для кого-то это может показаться тотальной слежкой, но если преподнести это как помощь, а не контроль, то восприятие меняется.

Мы нашли и объединили кучу сервисов и сделали их удобными для использования. НО!

Встал вопрос того, что делать, когда приходят новые сотрудники. Объяснять и показывать каждому, как пользоваться всеми этими сервисами, было бы крайне не эффективно.

Можно нанять отдельного ассистента для этой задачи. Можно просить других членов команды объяснять новичкам.

Поэтому было решено автоматизировать процесс обучения тоже.

Для решения этой задачи мы сделали телеграм бота, через которого новичок получает всю базу знаний, он просматривает каждую тему по очереди, читает текст и получает видео, где все подробно описано.

Мы нашли подходящее помещение с достаточно белым фоном и записали видео-обучения

Теперь все вопросы оказались решенными. Появилось понимание процессов в компании и куча свободного времени для более приоритетных задач.

Берите себе на вооружение и делитесь в комментариях своим мнением)