Кейс: Как портал помог сэкономить более $1 млн организаторам конкурса для молодежи

Почти каждый из нас мечтает изменить этот мир в лучшую сторону: сделать наконец дороги без ям, установить больше пандусов, научить бабушку пользоваться компьютером и т.д. Поэтому когда мы увидели конкурс на разработку портала для проекта “Развитие молодежного корпуса Казахстана”, сразу решили участвовать.

Проект был создан Всемирным банком и Министерством образования и науки РК, и охватил весь Казахстан. Молодежи дали возможность продвинуть социально значимые идеи и получить грант на их реализацию.

Мы курировали портал два года, с апреля 2017 до февраля 2019 годов.

Принять участие мог любой житель Казахстана от 18 до 29 лет. Главное — описать свою социальную идею на портале, который мы разрабатывали. Лучшие идеи получали гранты на реализацию — 1 000 000 тенге (более $2 тыс.), а также ежемесячную стипендию в размере более $130 для студентов вузов и колледжей и $59 — для всех остальных. На реализацию проекта было выделено $20 млн.

Желающие оставляли заявки на сайте, описывали идею, а жюри ее оценивало с точки зрения социальной значимости.

Мы — студия Sailet. Занимаемся web-разработкой, разработкой приложений автоматизацией бизнес-процессов и аутсорсом.

Почему сайт? Заказчик хотел получить полную прозрачность процесса согласования заявок, сократить бумажный документооборот, дать возможность участвовать в проекте молодежи из областей, а также автоматизировать процессы и наладить работу в режиме онлайн.

Так как портал государственный, нужно было учесть многие моменты, в том числе:

Нужно было сделать так, чтобы механика распространения грантов была простой и понятной. На нем проводился учет экспертных оценок, менторской программы, формирование команд и т.д.

Функционал портала zhasproject:

Пользователи могут пройти регистрацию на разных уровнях доступа: Гость, Партнер, Администратор и т.д. Администратор может добавлять, удалять или редактировать статьи, новости, анонсы и описания проектов, а сотрудники могут добавлять и удалять разделы, вносить доработки.

Мы обеспечили безопасность сайта, подключали резервное копирование: раз в день, раз в неделю и раз в месяц. После провели поисковую оптимизацию, и уже через два месяца вывели портал на первое место в поисковиках при запросе “проект развития молодежного корпуса”.

3 раза сервер был недоступен из-за DDOS атак. Но проблему устранили оперативно, поэтому среднее время неработоспособности составило всего 89 секунд.

На наших плечах лежало и продвижение проекта. Мы организовали работу мобильных промо-точек, заказали визитки, листовки, буклеты, постеры, которые впоследствии расклеивали и раздавали промоутеры. А еще мы задействовали баннеры, телевидение, интернет-СМИ, общественный транспорт, SMM-продвижение (ВКонтакте, FaceBook, Instagram), запустили контекстную, таргетированную рекламу и рекламу в пабликах. В общем, о проекте слышали везде.

Дизайн соответствует всем требованиям минимализма: один основной цвет — синий и оранжевый в дополнение.

На сайте есть разделы:

Ниже — линейка с этапами проекта, краткая информация о проекте, новости, видео и фото галереи и истории ребят, которым удалось выиграть грант.

Например, трогательная история молодого человека с ограниченными возможностями, который благодаря программе, смог установить 11 пандусов в жилых домах, где проживают или работают люди с такой же проблемой, как у него.

Внутри сайт состоит из документооборота, CRM системы, грантового портала, тикет-система .

Участники могут:

Для сотрудников агентства:

Мы полностью автоматизировали процесс обработки заявок, практически до нуля снизили бумажный документооборот, обеспечили полную прозрачность процессов и исключили возможность коррупции.

Помогли сэкономить проекту почти $300 тыс. в год на отправке заказных писем и дополнительном штате сотрудников, который мог бы понадобиться, если бы не было портала.

Портал обработал почти 8,5 млн успешных обращений и обслуживал более 80 000 уникальных пользователей. Мы обеспечивали круглосуточную техническую поддержку сайта. Обработали более 6000 обращений от участников (смена контактных данных, разрешение на редактирование и т.д.). Мощность сервера и количество трафика портала были увеличены в четыре раза.

Достойные идеи были вознаграждены, молодые люди получили грант на реализацию их идей. По итогу конкурса в 2018 году грантовую поддержку получили 589 молодежных инициатив. Всего, за период реализации проекта, гранты получили 2668 социальных проектов. А мы получили благодарственное письмо от организаторов проекта.

Сайт проекта: zhasproject.kz.

P.S.

В статье, мы описали кейс максимально просто. Но, это нужно было прожить. Только ролей внутри проекта 19, не считая различных механик оценки проектов, автоматизации внутренних процессов и прочих запросов. Сроков указано не было, потому что периодически проект дорабатывался. Основной костяк команды разработки - 11 человек.