Кейс: Как портал помог сэкономить более $1 млн организаторам конкурса для молодежи

Почти каждый из нас мечтает изменить этот мир в лучшую сторону: сделать наконец дороги без ям, установить больше пандусов, научить бабушку пользоваться компьютером и т.д. Поэтому когда мы увидели конкурс на разработку портала для проекта “Развитие молодежного корпуса Казахстана”, сразу решили участвовать.

Проект был создан Всемирным банком и Министерством образования и науки РК, и охватил весь Казахстан. Молодежи дали возможность продвинуть социально значимые идеи и получить грант на их реализацию.

Мы курировали портал два года, с апреля 2017 до февраля 2019 годов.

Швейный мини-цех Zolotaya в Жанааркинском районе
Швейный мини-цех Zolotaya в Жанааркинском районе

Подробнее о проекте

Принять участие мог любой житель Казахстана от 18 до 29 лет. Главное — описать свою социальную идею на портале, который мы разрабатывали. Лучшие идеи получали гранты на реализацию — 1 000 000 тенге (более $2 тыс.), а также ежемесячную стипендию в размере более $130 для студентов вузов и колледжей и $59 — для всех остальных. На реализацию проекта было выделено $20 млн.

Желающие оставляли заявки на сайте, описывали идею, а жюри ее оценивало с точки зрения социальной значимости.

Кто мы такие

Мы — студия Sailet. Занимаемся web-разработкой, разработкой приложений автоматизацией бизнес-процессов и аутсорсом.

  • создаем корпоративные и государственные порталы;
  • веб-системы с разнообразными интеграциями;
  • SAAS-сервисы;
  • мобильные приложения на системах Android и IOS.

Работа над проектом

Почему сайт? Заказчик хотел получить полную прозрачность процесса согласования заявок, сократить бумажный документооборот, дать возможность участвовать в проекте молодежи из областей, а также автоматизировать процессы и наладить работу в режиме онлайн.

Так как портал государственный, нужно было учесть многие моменты, в том числе:

  • версия для слабовидящих;
  • дизайн сайта должен быть выдержанным и очень простым, никаких мигающих баннеров или агрессивных цветовых сочетаний;
  • мы должны были обеспечить бесперебойную работу портала.
Кейс: Как портал помог сэкономить более $1 млн организаторам конкурса для молодежи

Нужно было сделать так, чтобы механика распространения грантов была простой и понятной. На нем проводился учет экспертных оценок, менторской программы, формирование команд и т.д.

Функционал портала zhasproject:

  • Предоставление информации о реализации Проекта “Развитие молодежного корпуса”;
  • Получение онлайн-заявок на финансирование молодежных грантов;
  • Проведение этапов отбора предложений;
  • Предоставление информации о реализации молодежных подпроектов;
  • Реализация Механизма обратной связи и разрешения проблем путем сбора онлайн-жалоб и комментариев на портале;
  • Получение онлайн-отчетов об осуществлении подпроектов, работе менторов;
  • Обеспечение функционирования интерактивной базы данных бенефициаров, менторов, подпроектов и выпускников.

Пользователи могут пройти регистрацию на разных уровнях доступа: Гость, Партнер, Администратор и т.д. Администратор может добавлять, удалять или редактировать статьи, новости, анонсы и описания проектов, а сотрудники могут добавлять и удалять разделы, вносить доработки.

Мы обеспечили безопасность сайта, подключали резервное копирование: раз в день, раз в неделю и раз в месяц. После провели поисковую оптимизацию, и уже через два месяца вывели портал на первое место в поисковиках при запросе “проект развития молодежного корпуса”.

3 раза сервер был недоступен из-за DDOS атак. Но проблему устранили оперативно, поэтому среднее время неработоспособности составило всего 89 секунд.

На наших плечах лежало и продвижение проекта. Мы организовали работу мобильных промо-точек, заказали визитки, листовки, буклеты, постеры, которые впоследствии расклеивали и раздавали промоутеры. А еще мы задействовали баннеры, телевидение, интернет-СМИ, общественный транспорт, SMM-продвижение (ВКонтакте, FaceBook, Instagram), запустили контекстную, таргетированную рекламу и рекламу в пабликах. В общем, о проекте слышали везде.

Дизайн и наполнение сайта

Дизайн соответствует всем требованиям минимализма: один основной цвет — синий и оранжевый в дополнение.

На сайте есть разделы:

  • о нас;
  • участники;
  • менторы;
  • принимающие организации;
  • молодежные проекты;
  • эцп;
  • вопросы и ответы;
  • контакты.

Ниже — линейка с этапами проекта, краткая информация о проекте, новости, видео и фото галереи и истории ребят, которым удалось выиграть грант.

Например, трогательная история молодого человека с ограниченными возможностями, который благодаря программе, смог установить 11 пандусов в жилых домах, где проживают или работают люди с такой же проблемой, как у него.

Внутри сайт состоит из документооборота, CRM системы, грантового портала, тикет-система .

Участники могут:

  • работать с документами;
  • сдавать отчетность;
  • подписывать договоры;
  • подавать заявки в режиме онлайн.

Для сотрудников агентства:

  • система приема и обработки заявок;
  • отбор заявок комиссией на конкурсной основе;
  • подписание договоров;
  • развернутая система отчетности;
  • админ панель для управления контентом, пользователями и ролями.
Часть дизайна публичной версии сайта
Часть дизайна публичной версии сайта
Часть дизайна кабинетов
Часть дизайна кабинетов

Результат

Мы полностью автоматизировали процесс обработки заявок, практически до нуля снизили бумажный документооборот, обеспечили полную прозрачность процессов и исключили возможность коррупции.

Помогли сэкономить проекту почти $300 тыс. в год на отправке заказных писем и дополнительном штате сотрудников, который мог бы понадобиться, если бы не было портала.

Портал обработал почти 8,5 млн успешных обращений и обслуживал более 80 000 уникальных пользователей. Мы обеспечивали круглосуточную техническую поддержку сайта. Обработали более 6000 обращений от участников (смена контактных данных, разрешение на редактирование и т.д.). Мощность сервера и количество трафика портала были увеличены в четыре раза.

Достойные идеи были вознаграждены, молодые люди получили грант на реализацию их идей. По итогу конкурса в 2018 году грантовую поддержку получили 589 молодежных инициатив. Всего, за период реализации проекта, гранты получили 2668 социальных проектов. А мы получили благодарственное письмо от организаторов проекта.

Сайт проекта: zhasproject.kz.

P.S.

В статье, мы описали кейс максимально просто. Но, это нужно было прожить. Только ролей внутри проекта 19, не считая различных механик оценки проектов, автоматизации внутренних процессов и прочих запросов. Сроков указано не было, потому что периодически проект дорабатывался. Основной костяк команды разработки - 11 человек.

2
Начать дискуссию