Без Slack и стендапов: Как мы работаем над mental-health приложением InnerSense
Большая часть моей работы — это работа над мобильным приложением Innersense в компании, где я основатель. Также часть своего времени я консультирую другие компании в области бизнеса и управления продуктом.
В этой статье я хочу зафиксировать опыт применения разных инструментов и методологий в своей работе и поделиться тем набором, к которому я пришел к 2022 году.
Приоритетами в выборе инструментов для меня стали несколько принципов:
- стремление к независимости
- сокращение разнообразия инструментов
- ориентация на человеческое взаимодействие и осмысленное общение
- минимум администрирования
Расскажу подробнее о каждом из пунктов.
Стремление к независимости
Минимум инструментов от «гигантов» и «экосистем». Преимущество отдается независимым компаниям и отдельным инструментам — если, конечно, они удовлетворяют остальным требованиям.
Сокращение разнообразия
Если есть универсальный инструмент, который решает несколько проблем, выбираем его вместо трех отдельных идеальных инструментов.
Большое количество инструментов приводит к тому, что время на их интеграцию превышает выгоду от «идеальности». Управление десятком корпоративных подписок и аккаунтов в них тоже занимает время и ресурс.
Ориентация на человеческое взаимодействие и осмысленное общение
С начала XX века теория менеджмента пыталась автоматизировать максимальное количество процессов управления. В среде разработки программного обеспечения любят идею, что можно автоматизировать все менеджерские рутины: инженерам нравится автоматизировать, менеджерам не нравится работать — то идеальное сочетание для того, чтобы заменить общение на рутины и автоматизацию.
Слишком совершенные инструменты для менеджмента приводят к тому, что автоматизации становится слишком много, а гибкости — мало. Мы же занимаемся творчеством, а в творчестве рутина — это смерть.
Минимум администрирования
Мы хотим заниматься каждый своим делом и не отвлекаться на инструменты: не управлять сложными настройками доступов и подписками, не тратить время на «доработку под себя», не закапываться в процесс, оставляя за рамками результат. Также с нами работает много внешних исполнителей, от художников-иллюстраторов до режиссеров и операторов, и наша коммуникация с ними должна быть простой для обеих сторон: мы не должны погружать их в наши инструменты, а они нас — в свои.
Инструменты
No Slack Attached
Я постоянно исследую средства коммуникации, и моя история с рабочими чатами началась с Campfire и Hipchat (кто-то здесь помнит такие?), я пробовал Discord, Teams, но долгие годы именно Slack был моим верным спутником. Много лет назад я был драйвером внедрения Slack в компании, где работал — с тех пор он прочно укрепился там и стал стандартом для внутренней коммуникации.
Тем не менее будучи «большим боссом» я все реже заглядывал туда, в десятки чатов, в которых постоянно что-то происходит, а реагировать стоит только на личные сообщения. С ростом энтропии все важные личные сообщения стали приходить в личный Телеграм.
В итоге Slack — это еще одна почта, в которую сыплются нотификации, рабочие вопросы и общие рассылки. При этом он не может стать полноценной заменой почты, так как на почту приходят уведомления от разных сервисов, регистрируются аккаунты и так далее.
Кроме того, Slack провоцирует писать обрывочные сообщения. Если при составлении письма человек хоть сколько-то думает над формой, то в мессенджерах все рассчитывают на моментальную коммуникацию и на то, что любой вопрос можно уточнить уже по ходу диалога. А если непонятно в чате — надо созвать митинг.
Сам по себе Slack не виноват, это проблемы, свойственные любому корпоративному мессенджеру — живя в Китае, где Slack заблокирован, я использовал Microsoft Teams для китайского и русского офиса, и сталкивался с тем же.
Кроме того, как софт Slack и прочие корпоративные чаты работают куда медленнее и хуже, чем тот же Телеграм. В итоге на общем голосовании мы пришли к тому, что Slack нам не нужен — достаточно двух чатов в Телеграме и почты. Если бы я и смотрел в сторону общего мессенджера сейчас, я бы скорее выбрал Discord.
I Have a Notion on That
Вторым добрым другом был Trello. Он пробыл со мной куда дольше чем Slack, я пользовался им для персональных и рабочих проектов. Для меня он был оптимальной серединой между Jira, которую у меня просили разработчики, и моим «антимеханистичным» подходом, который ставит коммуникацию и мысль впереди методологии.
За всю карьеру, будучи энтузиастом, я сталкивался, наверное, со всеми трекерами. От Redmine или такой экзотики как Fogbugz до TargetProcess и Jira. Я до сих пор считаю Trello прекрасным инструментом, но мне не хватало небольшой wiki. В итоге получалось, что для организации полноценной работы нужны Google Docs или другой wiki для небольших команд. Для личных задач и заметок я год назад ушел в Notion, который не идеально но реализует большую часть из потребностей: корпоративного портала, канбан-доски и средства управления проектами и документации/wiki.
Альтернативой мог бы быть Trello + Nuclino (или аналоги), или Trello + Google Docs, хотя для структурирования информации нет ничего хуже чем Google Docs. Даже наш небольшой корпоративный сайт мы сделали как публичную страницу Notion благодаря Fruition Site.
I Wanna Say You Hey
Отказ от Slack требовал удобной почты. Обычный инбокс это мусор на 90%: рассылки, уведомления, чеки. Даже свежая корпоративная почта через год превращается в мусорку. Slack стал в этой среде «над-мусоркой», то есть почтой в которой меньше мусора.
Поддержание чистоты требует либо сознательных усилий аля применения принципа Zero Inbox, либо нового подхода к папке Входящие, который как раз и привнес Hey. Разделение на три папки и возможность отказаться от почты, которую не хочешь получать (а именно whitelisting входящих адресов) для меня сделали почту снова великой. Теперь это единственная точка входа для внутренней и внешней коммуникации, свободная от мусора и бесконечных нотификаций. Отдельно стоит упомянуть удобное соединение личной и корпоративной почты в единую папку "Входящие" без постоянно раздражающих окон авторизации, как у Gmail.
За свою жизнь я успел воспользоваться почтами Mail.ru, Yandex.Mail, Gmail, Fastmail, Microsoft 365, ProtonMail и бесчисленным количеством разнообразных почтовых клиентов.
Ma, Look at My Figma
Figma уже несколько лет как стандарт для проектирования цифровых продуктов. Впрочем, заменить с появлением Figjam Miro как средство сбора информации, доски для удаленных обсуждений и места для хаоса, который затем обретает структуру в документах, у Figma не получилось. Оба этих инструмента используются у меня во всех проектах
До Figma я прототипировал интерфейсы в Moqups, Sketch мне абсолютно не зашел, а рисовать графику я никогда не умел. Miro я пользовался периодически еще со времен, когда он назывался RealTimeBoard, но полноценным регулярным инструментом он стал для меня только в последние пару лет.
No More Daily Routine
Стендапы, cитапы, релиз-циклы, бесконечные синки невыносимы без «синьки». Все эти «инструменты» менеджера — не более чем попытка отвлечься от бесконечной экзистенциальной тоски, одиночества и беспомощности, проблем, которые ритуалы и методологии никак не могут решить.
В 2021 году я пришел к системе заключения договоренностей между людьми, раздал сотрудникам акции и забил на идею, что я, великий и гениальный менеджер, могу повлиять на что-то, кроме своих прямых компетенций: придумывать и улучшать продукт, работать над созданием общего культурного пространства, искать деньги, нанимать и расставаться с людьми и помогать коллегам в их работе, если они об этом просят.
Поэтому все привычные мне ритуалы и методологии — стендапы, двухнедельный релиз цикл, планирование и груминг задач, ежемесячные демо — я отменил и прошу просто выполнять договоренности и следовать миссии и принципам. Из обязательных ритуалов остались:
- Оформление договоренностей раз в квартал с последующей корректировкой раз в месяц.
- Ежемесячные статьи в Notion о том, что удалось сделать.
В своей жизни я успел поработать в разных системах управления: Waterfall, хозрасчет, Agile, Agile+Scrum, Scrumban, LeSS, SAFe 5.
Этот список не абсолютный, ведь мне интересно исследовать новые инструменты и возможно еще через пару лет в нем что-то изменится. А какие инструменты больше всего повлияли на вас и на то, как вы работаете за последние пару лет?
Подписывайтесь на мой телеграмм канал @dailykuznetsov где я публикую короткие заметки о финансах, обществе и цифровых продуктах
Статью подготовили Иван Кузнецов и Надежда Коротченко.
Не совсем понял про отсутствие стендапов / синков. Можно поподробнее? Как каждый член команды получает актуальные апдейты о состоянии проекта, чтобы по ошибке не сделать двойную работу, или, например, чтобы в нужный момент вкинуть идею, узнав об апдейтах коллег?
Сейчас большая часть апдейтов идут в телеге, в общем чате как hearbeat команды. Есть чат для важных сообщений, есть просто лента. Постепенно все апдейты уводим в карточки задач. Апдейт больше двух строк это документ в ноушене. Если есть идея, пиши и присылай ссылку в чат или карточку в бэклог сразу, если она стоящая, вытащим. Будет больше людей, сделаем доску для идей.
Не очень понял про двойную работу, у каждого свои задачи, они помечены на доске и в принципе знают какой скоуп раюоты впереди. Если человек не знает, он спрашивает.
Комментарий недоступен
Энжой май пёрфект ынглиш, биииич
Я примерно такой же фанат всяких сервисов.
В итоге на сейчас:
Почта Gmail + Диск + Документы. Ну просто потому, что альтернатив особо нет, Гугл-документы это пока стандарт и ничего другого не намечается, нравится мне или нет, но вот так. То же самое с Gmail, я пользуюсь лидерами просто потому, что больше всего интеграций, всем понятно и т.д.
Входящие у меня всегда пустые. Где-то писал об этом. Это принцип во всех сервисах, не накапливать помойку, а сразу распределять по проектам, папкам, тегам и т.д.
С Trello тоже ушёл. И, интересно звучит, но вообще отказался от канбан досок, хотя много лет пользовался и вроде бы их люблю.
Сейчас у меня Todoist + Twist и при кажущейся простоте конструкции — это огонь. Очень спокойная работа, очень. И как-то само всё делается и удобно. Не знаю как объяснить, но мне нравится, какой-то другой ритм получается.
Пока есть Телеграм, но думаю, что в следующем проекте исключу его, в Twist есть сообщения.
Пробовали внедрить Slite, который мне очень нравится, но что-то он дублирует функции Диска и Twist, не нужен, лишний.
Ну и по мелочам, типа Bitwarden или TeamSync Bookmarks, может ещё что забыл.
Twist выглядит симпатично. Не встречал его раньше Надо будет попробовать ради интереса. Slite тоже прикольная wiki.
Гугл диском как онлайн-диском пользоваться невозможно. Мне до сих пор нравятся документы, потому что все сошли с ума и делают блочные редакторы, но с текстами работать в блочном редакторе очень неудобно, поэтому до сих пор все статьи мы делаем в google docs. Spreadsheets мне тоже нравятся. Но как устроен drive это жесть, у меня на главной странице постоянно какие-то документы которые не открывались н-лет и без ручной сортировки и поиска это полный mess. Поэтому свалить с sheets и docs я не могу, от диска я отказался потому что файлы можно шарить в notion да и файлы такая редкость сейчас.
Иван, спасибо, интересная статья! Есть два вопроса:
1. Использовал ли ты когда-нибудь outline?
2. Что значит договоренности, это просто список задач на 3 месяца для всех сотрудников? Ежемесячный отчет в notion они пишут сами или кто-то другой на основе информации от них?
1) Аутлайнеры использовал
2) Про холст договоренностей будет отдельная статья.
Долгое время юзал checkvist для себя. Сейчас все в ноушене
Спасибо за статью. Всегда интересно узнать о новых инструментах)
Пока мне кажется, что асинхронная работа работает только с сеньорами.
Как устроено взаимодействие с джунами, которым нужен ментор/наставник?
И похожий вопрос: как происходит и сколько длится онбоардинг?
1) апдейты к задачам идут в описании задачи, сейчас правда часто в общий чат, но с ростом команды все больше в ноушен.
2) каждый знает что делать, если не знает спрашивает, это его ответственность, не моя, я не папа.
3) Джунов нет, у меня в опыте все взаимодействие было по модели ментор-наставник, личное, стендапы тут не помогут.
4) ситуация такая что у меня больше желающих чем возможности нанять, и все они как родные, что будет в будущем, напишу
Сколько человек в команде?
Вчера стало 7
Преимущество отдается отдельным инструментам (долой экосистемы), но если есть универсальный инструмент, то используем его. Убираем автоматизацию, так как она бесчеловечна, и тут же сокращаем администрирование. Хотя автоматизация помогает меньше администрировать. В общем, это какая-то изощренная небинарная логика.
Экосистема объединяет несколько инструментов с общим логином. Универсальный инструмент закрывает несколько потребностей. Пример универсального инструмента это spreadsheets в них можно делать 100500 workflows. Пример экосистемы (если не брать google drive) это dropbox — он объединяет несколько разных инструментов под одним логином.
"и тут же сокращаем администрирование. Хотя автоматизация помогает меньше администрировать." — администрирование saas-сервисов нельзя автоматизировать либо это сложно и ограничивает в выборе инструментов.
Со стороны ситуация выглядит так как будто вы как руководитель погрязли в операционке и микроменеджменте и решили вместо того чтоб делегировать ответственность просто радикально отказаться от всего.
Но это конечно дело каждого
И что значит agile + scrum ? Есть ещё какой-нибудь scrum но не agile?)
Никогда не погрязал. В новом проекте я решил сразу строить бирюзовую структуру, не проходить промежуточные этапы
Хороший стек в духе времени, вопрос только про Hey. Чем он так лучше gmail? В последнем можно создать несколько дефолтных папок, например для оповещений или промо писем? Смотрел на хей в свое время, но он не смог продать себя мне благодаря гуглу
тем что получатель по умолчанию не кладется в корзину, ты должен его разметить руками (а не автоматом как у гугла) и после этого он будет попадать в одну из трех папок + Feed я подписан на несколько интересных рассылок и читать их там удобнее чем в инбоксе.
Полгода назад перешли на ClickUp. Оооочень гибкий инструмент сочетающий в себе Jira и Notion. Модульный, можно включить только нужные функции и не захламлять интерфейс. Не тормозит. Записи в блочном редакторе аттачатся к таскам, доски можно представлять в множестве разных представлений и способах выборки. В итоге процессы и коммуникация свелись к ClickUp + Telegram. Пристегнули готовую интеграцию с гитлаб и прямо в таску летят комментарии кто когда и куда сделал коммит, МР и тд. Из Qase приходят отчеты о регрессии. Добавили немного автоматизации через встроенный редактор событий. Просто песня. Команда довольна. Кстати первый инструмент, где адекватная система работы со спринтами, которая не ломается если что-то пошло не так. Цена в 5 баксов за место вообще победа.
Все таки YouTrack даёт практически тот же функционал: доски, списки, форматирование текста, интеграция с VCS. Интеграция с email, спринты.
Разве что у YouTrack нет "папок" как в Clickup.
По функционалу Clickup круче своих собратьев: Asana, Jira, Wrike, Nozbe.
Хотя самый приятный интерфейс, имхо у Wrike (а самый крутой функционал для разбивки списков у Clickup).
В YouTrack можно писать свое API на JavaScript - к примеру вот недавно на коленке накатал связь YouTrack и Clockify (через API, а не через браузерный плагин).
JetBrains как то меньше за яйца подвешивает тебя, чем вот эти вот убийцы Jira - Clickup.
Отличная статья, интересно почему для коммуникации выбрали дискорд?
Выбрал бы. У нас телега сейчас. Но если выбирать слак, то зачем он, когда есть дискорд? Дискорд даёт все то же самое, почти бесплатно, и самое главное это открытая среда, у него больше пользователей и с ними можно общаться за пределами компании. А вообще дискорд в странах первого мира это такая телега.
Ну и голосовые комнаты коленая штука
А чего конкретно не хватило в FigmaJam чтобы перебраться из Miro?
1) Гораздо меньше темплейтов
2) Отсутствие моей любимой фичи заимпортить веб-страницу целиком как скриншот
3) Отсутствие возможности вставлять ссылки на веб-страницы с превьюшкой
4) Меньше опций для импорта контента
Ну и самое главное — она стоит теперь не сильно меньше миро, то есть подписки на фигму недостаточно чтобы юзать figjam, надо доплачивать. При этом в Miro я юзаю консультантский план и шарю коллегам доски по паролю, мне не так важно иметь там всю команду а в figjam так не получится.
Я юзаю Миро в основном для брейнсторма контента для иннерсенса или для консалтинга — в обоих случаях я добавляю кучу контента (доки, веб-страницы, картинки) на страницу и пытаюсь построить из него структуру.
Notion поддерживает систему бекапа с возможностью восстановления? Или есть сервисы бекапа, что вы используете?
Нет, это чисто облачный сервис. Не использую. Все данные в облаках, ничего кроме фотографий у меня не имеет локального бэкапа. Что сгорит, то сгорит...
Данные самого приложения и клиентов бэкапятся в амазоне.
Лет 6 назад подсмотрел, как крутые ребята в OneNote все ведут, с тех пор только в нем все и веду.
Пробовал Notion по одному проекту - слишком перегружен, мне с большим опытом в ИТ было сложно разобраться, в итоге чем потратил и забил.
Сейчас по работе есть и Jira, Conflnuence, Gitlab, но OneNote заменить очень сложно.
Что касается мессенджеры, то до этого работал в Teams, сейчас Слак + zoom. В целом +- одинаково, тут уже кому что удобней с точки зрения настройки инфры и интеграции с внутренним сервисами) главное чтоб не скайп
Когда год назад отказался от домашнего ПК, то перешёл на Google (Drive+Photo), но в ближайших планах покупка домашнего Nas с настройкой бэкапов, доступов и домашнего облака для всего и вся))
Я очень долго подходил к ноушену как корп инструменту, потому что да, он требует настройки все же, но посмотрел как делают другие, скопировал щаблоны и постепенно взлетело.
В onenote задачи для команды ведёте? Интересно, я не встречал такого его применения, хотя сам для себя года два пользовался. Расскажете?
ИМХО возврат к Slack вопрос времени)) КОгда понадобятся интеграции с внутренними сервисами, ботами и тп
Слак и ТГ стоят, что на компе, что на телефоне - ТГ воспринимается как-то более неформально, а в слак все-таки понимаешь, что обсуждаешь рабочие моменты. Немного более строгое общение :) Хотя если у вас пока 7 человек, то вам и формализация не актуальна
1) Почти все интеграции есть в дискорде.
2) Но еще проще — почти все сервисы все равно шлют все в почту и можно не смешивать чаты и нотификации оставив несрочное в почте.
Тема норм
порядочно
Пользовался почтой hey полгода и в итоге отказался: не вынесла душа бесконечных тормозов и подвисаний веб-интерфейса. Перешел на superhumarn - тоже говно, но хотя бы работает супер-быстро
Пока не заметил тормозов. Но не самый реактивный интерфейс, да