Порядок из хаоса: как мы создавали собственную ERP

За первые пять лет компания «Метеор» накопила более 10 разрозненных программных продуктов для решения различных бизнес-задач. Потом за 1200 часов создала уникальную ERP-систему, позволившую не только отказаться от этих инструментов, но и увеличить рентабельность.

Историей смелого эксперимента делится генеральный директор IT-компании «Метеор» Александр Чуркин.

Хотя IT-компания “Метеор” была создана в 2011 году, первого сотрудника я нанял только в 2012-м. Мы установили Feng Office и Skype для управления проектами и коммуникациями в нашей микро-команде - и открыли чемоданчик Ньюта Саламандера: с этого момента началось накопление того, что впоследствии мы назовем “зоопарком решений” - коллекции причудливых, разрозненных, иногда дорогостоящих и никогда не закрывающих наши потребности на 100% программ, приложений и инструментов.

• С самого начала мы стремились регламентировать все свои бизнес-процессы: вести проекты строго в определенных системах, не обсуждать рабочие вопросы в рандомных мессенджерах, обязательно писать отчеты, чтобы мы понимали, сколько времени занимают те или иные задачи и так далее.

Но большое количество рабочих инструментов съедало немало времени. Кроме того, одни решения подходили для ведения проектов (постановки задач и контроля за их выполнением), другие - для анализа финансовых показателей, третьи - для коммуникаций. Программа для звонков не все звонки записывала, приходилось где-то хранить и как-то передавать друг другу аудиозаписи. В Google Документах все создавали файлы кто во что горазд. Samba (для удаленного доступа к сетевым дискам) не везде была доступна. Словом, ни одно решение нельзя было назвать идеальным, универсальным.

• В результате к 2016 году мы накопили более десяти приложений и программных продуктов - и уже откровенно путались среди них.

Несмотря на всё наше стремление регламентировать все рабочие процессы, часть задач ставилась в мессенджерах, часть - в “официальных” системах. Переговоры с клиентами велись то через VoxImplant, то по обычным телефонам, из-за чего происходили провалы в коммуникациях, не сохранялась ценная информация по проектам. Кроме того, в “зоопарке решений” жили и “фантастические твари”, которые мы сделали сами - например, SEO-модуль, которого в нужном нам виде не было ни в одном коробочном решении (забегая вперед, скажу, что ему нашлось место в нашей ERP).

Итак, в 2016 году мы решили попробовать создать “порядок из хаоса” - создать собственную ERP-систему (систему планирования ресурсов предприятия), которая объединила бы все необходимые нам функции в удобном формате. Техзадание формулировала наша команда: мы прописали регламенты, поняли, чего хотим от SEO-модуля, как хотим автоматизировать обработку заказов, какие нужны составляющие ERP, касающиеся задач по разработке. Код тоже писали сами.

Собственную ERP-систему мы внедряли поступательно: написали, попробовали в работе, нашли недостатки, доработали. Не ждали, когда система будет готова целиком, и постоянно собирали обратную связь от команды - разработчиков, SEO-специалистов, менеджеров. Поэтому переход от “зоопарка решений” к собственной ERP был комфортным. Но пользы оказалось намного больше, чем просто удобство и автоматизация бизнес-процессов.

• Наша ERP-система наконец-то позволила нам объективно считать рентабельность. Появился прозрачный и достаточно объективный коэффициент эффективности каждого разработчика - соответствует ли скорость и качество работы предварительной оценке задачи (а если не соответствует - то в чем загвоздка, в разработчике или в неправильной оценке задачи?).

В разработке это важно: у исполнителя есть фиксированная почасовая оплата, и у заказчика ты берешь фиксированную стоимость; при этом разные разработчики работают по-разному. Ты можешь оценить задачу в 8 часов, а разработчик выполнит ее за 20 часов - и наоборот. А ERP-система позволяет оценивать эффективность каждого исполнителя достаточно объективно, увидеть, кто перерабатывает, а кто - недорабатывает. Благодаря этому руководитель может вовремя отследить, что кто-то из исполнителей “буксует”, что ему нужна дополнительная мотивация. И, наоборот, заметить самых высокопроизводительных - и повысить зарплату.

Разработчики часто бывают достаточно скромными в этом отношении, даже самому классному специалисту проще отправить резюме в другую компанию и поменять работу, чем попросить у руководителя повышения зарплаты. А ERP помогает вовремя увидеть, кто молодец, кого надо поощрить. И не только поднять зарплату, но и дать обратную связь по текущей работе исполнителя.

Кроме того, руководитель может приоритизировать задачи - что сделать в первую очередь, а что менее срочно; а разработчик может влиять на то, сколько часов выделено на выполнение той или иной задачи: если он считает, что невозможно сделать это за 8 часов - либо он неправильно понял задачу, либо, действительно, руководитель неправильно ее оценил.

В любом случае это страховка от недопонимания, недовольства, срывов поставленных сроков.

Очень ценна и возможность видеть в ERP рентабельность проектов, проанализировать, какие заказы съедают массу времени, почти не принося прибыли, а какие мы незаслуженно недооценили. И сосредоточиться на более выгодных проектах. Мы, например, в какой-то момент полностью отказались от SEO-продвижения. Мы сделали очень крутой SEO-модуль в нашей ERP-системе, который содержал множество полезных функций - и анализаторы текста, и анализаторы позиций в поисковых системах, и автоматическое отслеживание целей, заказов, и сквозную аналитику. И, проанализировав сто наших SEO-проектов, обнаружили абсолютную бессмысленность и экономическую нецелесообразность SEO-продвижения региональных бизнесов и продуктов - в первую очередь, для самих заказчиков, но и для нас тоже. Было принято решение это направление закрыть.

Сейчас наша ERP-система сама автоматически считает все доходы, расходы, налоги, зарплаты, отпускные, сама начисляет разработчикам зарплату пропорционально отработанным часам. В любой момент можно почти автоматически посчитать рентабельность проекта, не закапываясь в экселевские таблицы.

В общей сложности на разработку собственной ERP-системы мы “потратили” 1200 часов. Производственный модуль объединил функционал Jira, Trello, “Битрикс”, модуль коммуникаций заменил нам телефонию Mango, собственный функционал документооборота пришел на смену “Битриксу”, а модуль статистики мы фактически полностью написали под себя - заложили в него те функции, которых не было в готовых программах, и персонализировали ведение статистики под свои бизнес-процессы.

В пересчете на стоимость рабочего времени нашего топового разработчика это порядка миллиона рублей. Но надо понимать, что это были не единовременные затраты: в 2016 году мы написали и внедрили часть функционала, а блок, касающийся рентабельности проектов, появился только в 2018 году. Если бы сейчас нам нужно было сделать аналогичную ERP для внешнего заказчика, она бы обошлась в 3-4 миллиона рублей.

На нашем опыте можно подтвердить, что такие вложения точно окупаются. Если бы мы продолжали пользоваться хотя бы минимальным набором необходимых для работы программ (Trello для координации работы над проектами, AmoCRM для управления продажами, Jira для взаимодействия с пользователями и управления проектами, корпоративный мессенджер Slack и Битрикс24 для документооборота), то для компании из 25 человек этот набор обходился бы примерно в 570 тысяч рублей в год при базовом тарифе и до 1,183 млн рублей при расширенном тарифе. И это только основные программы, многие компании используют более сложные и дорогостоящие программы, функции которых также можно добавить в свою разработку.

При необходимости собственную ERP-систему можно дорабатывать (причем, в отличие от обновлений сторонних программ, вносить или убирать функции именно в соответствии с потребностями бизнеса). Если же доработки не требуются, ERP не создает никаких расходов - вне зависимости от количества сотрудников. И самое важное - эта ERP-система будет с нами всегда, что бы ни происходило в мире.