Как мы избавили клиента от затягивания сроков подписания договоров

Согласитесь, договоры, приказы, официальные письма, служебные записки — не просто куча бумажек, а неотъемлемая часть ведения бизнеса.

Наверное, вы хотя бы раз сталкивались с ситуацией, когда документ терялся, либо затягивались сроки согласования или выполнения договора, а сотрудники перекладывали ответственность на друг друга. И в какой-то момент приходила мысль: «Так дело не пойдет. С этим необходимо что-то делать!». Но все меры действовали либо временно, либо ничего так и не менялось.

Именно с этой проблемой столкнулся наш клиент — один из ведущих поставщиков на региональном рынке абразивных материалов.

Все согласование происходило вручную: сотрудник напечатал документ, принес в кабинет на роспись и пошел обратно с листочком. Руководителя, конечно, не устраивал процесс передачи важных бумаг из рук в руки. Согласование договоров затягивалось, ответственные не контролировали сроки, исполнение происходило не на должном уровне.

Все согласование происходило вручную: сотрудник напечатал документ, принес в кабинет на роспись и пошел обратно с листочком. Руководителя, конечно, не устраивал процесс передачи важных бумаг из рук в руки. Согласование договоров затягивалось, ответственные не контролировали сроки, исполнение происходило не на должном уровне.

Компания обратилась к нам с задачей систематизировать процесс документооборота.
В начале мы проанализировали, как происходит внутренняя работа с документами на данном этапе, создали общую схему всех бизнес-процессов и перешли к их внедрению.

1. Мы настроили бизнес-процесс согласования документов, создали шаблоны официального письма, приказа, служебной записки и договоров, обеспечили удобство поиска и сохранность важных материалов в системе Битрикс24.

2. Сотрудники компании стали способны согласовывать документы в Битрикс24, а руководители их утверждать, отклонять или делегировать. И все это за своим же рабочим местом!

3. Снизились сроки согласования и исполнения.

4. Упростился поиск, повысилась безопасность хранения документов.

Таким образом, нашему клиенту больше не нужно бегать из одного кабинета в другой, чтобы подписать договор. Все происходит на рабочем месте за компьютером в несколько кликов мышкой. Также это стало отличным выходом, чтобы отладить внутреннюю систему документооборота, и позволило бизнес-процессу работать самостоятельно.

А теперь для наглядности мы продемонстрируем, как это выглядит на Битрикс24!

Остались вопросы по кейсу? Пишите в комментариях, мы на них ответим!